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L’AGENDA

Très souvent les responsables préfèrent tenir leur agenda et prendre leur rendez-vous eux même. Si tel est le cas, la secrétaire doit savoir exiger que son supérieur la tienne au courant de ses déplacements, car rien ne fait plus mauvais effet qu’une secrétaire qui ne sait jamais où est son patron, et ne peut indiquer ses heures approximatives de retour.
L’idéal est de bien entendu que la secrétaire soit chargée de prendre
rendez-vous elle-même, ce qui lui permet de connaître exactement l’emploi du temps de son supérieur. Mais cela n’est pas toujours possible et dans ce cas, elle doit tenir un agenda en double qu’il soit électronique si vous êtes en réseau ou traditionnel.

L’agenda papier ou traditionnel

1/ A quoi sert-il ?

Il sert à noter toutes les actions qui ont lieu à l’heure ou la date fixe :rendez-vous, réunion, déplacement, évènement,…. Ces actions sont à noter au crayon et vous devez avoir la gomme en permanence sous la main.

2/ Comment être précis (e) ?

Quand vous fixez un rendez-vous pour votre patron, notez très précisément l’adresse exacte et le numéro de téléphone s’il doit se déplacer et convenez avec lui d’un signe distinctif si le rendez-vous à lieu dans son bureau : cela évitera d’inévitables chassé-croisés dus à des agendas imprécis.

3/ Comment poussez votre patron à être à l’heure ?

Sachez tricher, si votre patron à tendance à être toujours en retard, trichez un peu sur l’heure exacte du rendez-vous pour le forcer à être à l’heure (15 min d’écart) attention au temps de déplacement : ne prenez pas deux rendez-vous sans tenir compte des distances ou tout simplement d’envie de votre  patron de souffler un peu ou de remettre ses notes à jour avant d’entamer un nouveau rendez-vous.

4/ Ménagez votre patron

Sachez préserver des plages horaires en accord avec lui pour qu’il puisse se consacrer à l’étude ou à le réflexion. Eviter de charger l’emploi du temps d’une journée qui précède ou suit un déplacement (attention à la fatigue du au décalage horaire ).

5/ Anticipez

Ayez toujours un coup d’œil sur les semaines à venir pour anticiper , prévoir ou organiser une action à plus long terme : rappelez votre patron les priorités de l’agenda pour éviter de tout mettre en œuvre à la dernière minute.

6/ Faites le point très régulièrement

Si possible tous les jours avec votre patron ; quant il est à l’extérieur, il prend lui-même des engagements : notez-les systématiquement sur votre agenda dès son retour.

7/ Prenez rendez-vous avec votre patron

Le moyen de rencontrer régulièrement votre patron, c’est de bloquer une plage horaire sur l’agenda, ainsi il vous consacrera du temps autrement qu’entre deux rendez-vous !
Ne faisons pas jouer à l’agenda un rôle qui n’est pas le sein : en aucun cas il ne sert à noter toutes les choses que vous avez à faire pas un aide mémoire ; il n’est pas conçu pour cela , sauf si c’est un « organiseur » avec des rubriques supplémentaires comme il en fleurit à la vitrine des papetiers mais dont l’efficacité pour une secrétaire reste approuver (sauf si elle suit une formation spécifique pour lui  apprendre à travailler autrement avec ce type d’outil).

L’AGENDA ELECTRONIQUE

Lié au messageries d’entreprise. L’agenda électronique S’impose progressivement mais timidement en France .

De quoi S’agit L’agenda électronique ?
Il S’agit d’un outil destiné à mieux gérer le travail en groupe

Si votre patron travaille seul, Si ses Interlocuteurs sont principalement externes à L’entreprise ; L’agenda électronique ne S’Impose pas pour les Cadres habitués à travailler en équipe .
L’agenda électronique permet D’organises leur emploi du temps à distance .
Réserver une salle
Fixer une date de réunion
Trouver une plage horaire commune
Eviter les doubles rendez-vous
Assurer une bien meilleure Cohérence entre le cadre et sa secrétaire

C’est également un outil qui permet de mieux S’organiser

Le rappel des taches programmées s’effectuent par alarme visuelle. ma mention des travaux non effectués au jour dit peut être reportée automatiquement de jour en jour .
Certains agenda offrent également une fonction base de données avec des Fiches paramétrables pour la gestion des contrats .
La gestion de l’agenda électronique par la secrétaire requiert les même contraintes qu’avec L’agenda papier .
Il vous faut L’accès Direct à L’agenda de votre patron pour le consulter ou le mettre à jour .Il faut faire le point très régulièrement pour notifier les changements.

I. Classement des activités et planification de leur exécution
I.1.Classification des activités
I.2. Planification de l’exécution des activités
II. La démarche de la gestion du temps
III. La démarche de la gestion du temps au milieu professionnel
IV. Les outils de la gestion du temps
V. L’agenda
VI. L’agenda électronique
VII. Les outils planificateurs de temps
VIII. Les avantages d’une mauvaise gestion du temps
IIX. Les obstacles de la gestion du temps
IX. Les croque-temps
X. Les douze symptômes d’une mauvaise gestion du temps
Guide de travaux pratique
I. TP1
II. TP2
III. TP3

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Cours secrétariat de direction la gestion du temps avec TP (180 KO) (Cours PDF)