Traitement des flux d’informations dans un systéme comptable

Définition d’un système d’information

La mise en place d’un système d’information dans l’entreprise répond à la nécessité de gérer l’information d’une manière efficace (si l’on se réfère à l’éthymologie, le mot « information » vient du verbe latin «informare» qui signifie « mettre en forme »). Autant que la collecte d’information, sa gestion dans l’entreprise est essentielle. Une entreprise se gèrera mieux si elle dispose d’un ensemble d’informations suffisantes (information disponible, pertinente, fiable, précise et récente) pour pouvoir agir avec efficacité c’est-à-dire prendre les bonnes décisions au bon moment. La mise en place d’un système d’information est donc essentielle.
On peut définir l’information comme étant un « élément de connaissance susceptible d’être codé pour être conservé, traité ou communiqué ». Pour l’entreprise, le terme d’information fait référence à un ensemble de connaissance de nature différente dont le rôle est essentiel à différentes phases de la prise de décision.

La nature de l’information collectée par une entreprise

Les informations d’ordre comptable : Elles permettent tout à la fois d’avoir une idée sur la situation patrimoniale d’une entreprise (au niveau surtout des dettes), sur la capacité à dégager un profit (compte de résultat) mais permet aussi de calculer ses coûts de production et aidant par la suite à fournir une idée de ses marges de manœuvre futur (plan d’actions).
Les informations d’ordre commercial : Elles aident à mesurer la production de l’entreprise et la demande qui lui est adressée. Ces informations permettent d’évaluer l’impact d’une politique de prix quant aux évolutions des modes de consommation (évolution de la demande).
Les informations d’ordre technique : Permettent à l’entreprise de définir son mode de production en tenant compte entre autres les associées (planification des tâches …). La maîtrise de ces informations techniques est indispensable pour définir un processus possible. De plus, le suivi des innovations techniques permet de modifier le plus rapidement possible l’organisation du système pour pouvoir conserver un avantage compétitif.
L’information d’ordre social : Une information qui est essentielle lors, par exemple, de la création de l’entreprise (aspect juridique de l’entreprise). Généralement elle permet de déterminer le cadre dans lequel l’entreprise va exercer son activité (activité licite/ illicite, pratiques à l’environnement…). Les sources d’information sont donc multiples et ces larges champs d’application s’expliquent aussi par le rôle que cette information joue au niveau d’une entreprise.

Le rôle de l’information pour l’entreprise

La prise de décision (en amont) : La collecte d’information doit être la plus complète possible dès qu’une entreprise souhaite que ce soit opérationnelle ou stratégique. D’une part, une décision ne serait pertinente que si elle repose sur une information pertinente, fiable, précise et récente. D’autre part, parce que cette collecte d’information permet de définir le plus précis fait qui se présente à l’entreprise lors de sa prise de décision. Que l’information soit incomplète ou de mauvaise qualité, elle peut amener à prendre une décision contraire à ses intérêts à court, moyen ou long terme. Transmission de la prise de décision : Il ne faut pas oublier que l’entreprise doit être capable, après avoir pris une décision de la transmettre aux membres de l’organisation de manière à ce qu’elle soit comprise, accepté et appliquée par tous en conformité avec l’objectif. La compréhension de l’information transmise en interne voire une transmission incomplète de l’information peut amener les membres dans le sens contraire au but poursuivi par l’entreprise ce qui est la source de nombreux dysfonctionnements internes.
Le suivi des conséquences de la prise de décision : Enfin, la collecte d’information va permettre à l’entreprise de mesurer les décisions prises dans le passé ce qui nécessite de déterminer des critères d’évaluation de la pertinence d’une décision financière de l’entreprise (amélioration des bénéfices), sur l’amélioration de sa compétitivité (variation du chiffre d’affaire) ou encore sur l’adaptation de son processus productif (augmentation des pannes, des stocks, réactivité de l’appareil productif).

Missions principales de la direction comptable du siège

La comptabilité tient une place importante dans une entreprise et son rôle ne devrait pas être minimisé. Comme objectif principale, la comptabilité au sein du siège est surtout de fournir des informations financières et comptables.
Le plan comptable général 2005 définit justement dans son chapitre 2 à la page 13 les caractéristiques qualitatives de l’information financière :
L’intelligibilité : l’information doit être intelligible pour les personnes qui l’utilisent et aussi facilement compréhensible.
La pertinence : l’information devrait influencer les décideurs de l’action préventive grâce à l’information déjà passée ou l’information présente.
La fiabilité : une information est fiable lorsqu’elle est exempte d’erreurs, d’omissions et de préjugés significatifs, et lorsque son élaboration a été effectuée sur la base des critères suivants : recherche d’une image fidèle, prééminence de la réalité sur l’apparence, neutralité, prudence, exhaustivité. La recherche de l’image fidèle : implique le respect des règles comptables et les principes. Au cas où cela n’est pas fructueuse, nécessité de le mentionner dans l’annexe.
La comparabilité : l’information devrait être comparable suivant les normes et aidant le responsable à pouvoir confronter dans le temps et dans l’espace ainsi que dans la norme nationale et internationale.
Ces informations financières et comptables doivent respecter deux facteurs indispensables : fournir dans les délais suivant une échéance et en garantir les caractéristiques qualitatives définies par le plan comptable général 2005.

La normalisation des lois comptables

Définition de la normalisation : D’une manière générale, normaliser c’est soumettre des normes. Une norme c’est une règle c’est- à – dire une formule qui indique ce qui doit être fait dans un cas déterminé. L’établissement des règles servira par la suite à modeler une activité. Pour ce qui concerne la comptabilité, la norme IAS (International Accounting Standard) est la norme internationale applicable selon le PCG 2005 par toutes les entreprises à Madagascar. En effet aujourd’hui, l’entreprise doit répondre à un certain formalisme. Ceci s’explique par le fait qu’elle sert de moyen de preuve à l’égard des tiers (les autorités fiscales par exemple, les pièces comptables servent notamment de base aux contrôles fiscaux).
Objectifs de la normalisation comptable pour l’entreprise : Pour que la normalisation comptable soit complète, il faut que : La gestion dans l’entreprise soit rigoureuse et efficace. Les informations, les analyses, les contrôles internes et externes soient offertes par des méthodes modernes de gestion comptable pour une prise de décision éclairée.
La satisfaction de besoin d’information économique soit pleine par le biais des normes international IAS/ IFRS. L’entreprise dispose des outils comptables efficients.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE -I : PRESENTATION DE LA RECHERCHE
CHAPITRE -I : L’ENTREPRISE D’ACCEUIL : PROMODIM
SECTION I : DEVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL
I.1- Historique, Identification, Localisation
I.1.1. Historiques
I.1.2. Identification
I.1.3. Localisation
I.2- Structure d’Organisation
I.3- Organisation Générale
I.4- Organisation fonctionnelle
SECTION II : MISSIONS – BUTS – OBJECTIFS DE LA SOCIETE PROMODIM
II.1- Mission
II.2-Buts
II.3-Objectifs
SECTION III : PROCESSUS ET INTERACTIONS
III.1. Ressources financières
III.2. Ressources matérielles
CHAPITRE II : COMPOSANTES DE L’ENVIRONNEMENT DE LA PROMODIM
SECTION I : SON ENVIRONNEMENT GENERAL
I.1. Facteurs Géographiques et Démographiques
I.1.1- Facteurs Géographiques
I.1.2- Facteurs Démographiques
I.2. Facteurs Sociaux
I.3. Facteurs économiques
I.4. Facteurs technologiques
I.5. Facteurs concurrentiels
SECTION II : ENVIRONNEMENT DE PROXIMITE
II.1. Les clients
II.2. Les banques
II.3. Les fournisseurs
CHAPITRE III : THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME D’INFORMATION
SECTION I : NATURE ET ROLE DE L’INFORMATION
I.1. Définition d’un système d’information
I.2. La nature de l’information collectée par une entreprise
I.2.1. Les informations d’ordre comptable
I.2.2. Les informations d’ordre commercial
I.2.3. Les informations d’ordre technique
I.2.4. L’information d’ordre social
SECTION II : LE ROLE DE L’INFORMATION POUR L’ENTREPRISE
II.1. La prise de décision (en amont)
II.2. Transmission de la prise de décision
II.3. Le suivi des conséquences de la prise de décision
SECTION III : LE SYSTEME D’IFORMATION PROPREMENT DITE
3.1. La collecte de l’information
3.2. La saisie de l’information
3.3. Le traitement de l’information
3.4. La diffusion de l’information
PARTIE -II : ANALYSE DE LA SITUATION
CHAPITRE -1 : LES PRINCIPES COMPTABLES DE LA PROMODIM
SECTION I : LE CADRE COMPTABLE
I.1. Définitions de la comptabilité
I.2. Les fonctions de la comptabilité
I.3. La normalisation des lois comptables
I.3.1. Définition de la normalisation
I.3.2. Objectifs de la normalisation comptable pour l’entreprise
SECTION II : MISSIONS ET OBJECTIFS PRINCIPALES DU SIEGE DE LA COMPTABILITE
II.1. Missions principales de la direction comptable du siège
II.1.1. Fournir les informations financières dans les délais
II.1.2. Fournir des informations financières fiables
II.2. Objectifs de la comptabilité du siège
II.2.1. Le pilotage de l’entreprise
II.2.2. Etablissement d’états financiers annuels
II.2.3. Obligations fiscales
SECTION III : LES STRUCTURES RENCONTREES PAR LA PROMODIM
III.1. Structure décentralisée
III.2. Structure centralisée
CHAPITRE –II : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FLUX D’INFORMATIONS COMPTABLES DE LA PROMODIM
SECTION I : LES PROCEDURES COMPTABLES DE LA SOCIETE
I.1. Les procédures d’investissements/immobilisations
I.1.1. Les objectifs de la procédure
I.1.2. Descriptif de la procédure
I.2. Les procédures de vente
I.2.1. Procédure de vente de la SACIMEM
I.2.2. Procédure de vente de la PROMODIM
I.3. Les procédures de gestion de stocks
I.4. Les procédures de gestion de paie
I.5. Les procédures de gestion de la trésorerie
I.5.1. Phases de la procédure
I.5.2. Les étapes de la procédure
SECTION II : LES OUTILS DE REALISATION DU TRAITEMENT
II.1. Caractéristiques des outils comptables
II.1.1. Définition
II.1.2. Caractère d’un outil efficient
II.2. Les outils utilisés pour le traitement dans le siége de la comptabilité de la PROMODIM
II.2.1. GESCOM
II.2.2 MFGPRO
II.2.3. SAGE
SECTION III : IMPORTANCE DE L’UTILISATION DES SUPPORTS DANS LE TRAITEMENT COMPTABLE DU SIEGE
III.1. Enchaînement des traitements
III.2. Intégration vers un logiciel de base : Sage Compta 500
CHAPITRE III .DIAGNOSTIC GENERAL
SECTION I : FORCES ET FAIBLESSES
I.1. Forces
I.1.1. Au niveau de la circulation des informations
I.1.2. Au niveau de la procédure
I.1.3. Au niveau des logiciels de traitement
I.1.4. Au niveau de l’influence des outils dans la réalisation
I.2. Faiblesses
I.2.1. Au niveau de la circulation des informations
I.2.2. Au niveau des procédures
I.2.3. Au niveau des outils de traitement
SECTION II : Opportunités et menaces
II.1. Les opportunités
II.1.1. Au niveau de la PROMODIM
II.1.2. Au niveau de la comptabilité siège
II.2. Les menaces
II.2.1. Au niveau de la PROMODIM
II.2.2. Au niveau de la comptabilité du siège
II.3. Les impacts
II.3.1. Au niveau de la PROMODIM
II.3.2. Au niveau de la comptabilité siège
PARTIE -III : RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS D’ACTIONS
CHAPITRE -I : OPTIMISATION DES FLUX D’INFORMATIONS
SECTION I : AMELIORATION DES INFORMATIONS CONVERGEANT VERS LE SIEGE DE LA COMPTABILITE
I.1. Information des agences vers le siège
I.2. Information de SACIMEM vers PROMODIM
SECTION II : RENOUVELLEMENT DE LA PROCEDURE COMPTABLE
II.1. Renouvellement dans le fond
II.2. Renouvellement dans la forme
SECTION III : REVISER LA STRUCTURE INSTAUREE
III.1. La situation de changement
III.2. Le niveau de contrôle
SECTION IV : RENFORCER LE NIVEAU DE CONTROLE
CHAPITRE –II : PERFORMANCE DE LA SOCIETE
SECTION I : AU NIVEAU DU MARCHE
SECTION II : AU NIVEAU DE LA CENTRALISATION
SECTION III : AU NIVEAU DE L’ATTEINTE DES MISSIONS ET OBJECTIFS
SECTION IV : AU NIVEAU DE LA PERFORMANCE DES OUTILS ET DE SES TRAITEMENTS
CHAPITRE –III : OPTIMISATION DES OUTILS DE REALISATION COMPTABLE
SECTION I : FORMATION DU PERSONNEL
I.1. Maîtrise du logiciel
I.2. Formation des acteurs de la comptabilité
SECTION II : OPTIMISATION DES OUTILS DU SIEGE DE LA COMPTABILITE
II.1. GESCOM
II.2. MFG/PRO
CONCLUSION