TP d’Informatique

Exemple avec Word 

Nous allons faire une lettre qui sera envoyé à plusieurs sociétés… Seules les adresses des destinataires vont donc changer ainsi que le nom de la société dans le corps de la lettre. Ici, je vous conseil de faire en même temps et par vous même les opérations en Word pour comprendre. Source des données. Pour faire un publipostage avec Word il vous faut d’abord un fichier qui sera la source des données (la base de donnée). Pour cela créer un fichier Word qui contient qu’un tableau. La première ligne du tableau contient les nom de colonne. Par exemple :Créer un nouveau document Word puis créer ce tableau et recopiez les noms, prénoms etc. Sauvegardez le sous le nom « sources.doc » dans votre dossier de travail.

Ecriture de la lettre
Voici le modèle de lettre. Créer un document Word et recopier (par copier/coller) le texte de la lettre :
Frédéric Gava
MCF,
Université de Paris 12
Ici
adresse destinataire
Madame, Monsieur,
Je trouve votre Société trop top de la mort et comme je kiffe trop la ville de j’aimerai que vous me payer à ne rien faire.
A bientôt !
Sauvegarder sous le nom de « lettre.doc » dans votre dossier de travail.
Nous allons maintenant procéder au publipostage. Vous pouvez soit garder la lettre ouverte (là la sauvegarde n’était pas importante) et faire directement le publipostage soit fermer le document puis créer un nouveau document vierge et exécuter le publipostage. Pour exécuter un publipostage, cliquer dans le menu « outils » puis « lettre le publipostage » puis « fusion et publipostage ». Voici les étapes…
Type de document
On choisit le document de base
Pour nous une lettre
Puis on clique sur suivant

Document principal

On peut alors choisir soit le présent document (si vous êtes rester sur « lettre.doc »
soit un modèle soit une document existant (votre fichier « lettre.doc » si vous fait le choix de créer un document vierge) Le plus simple et de choisir le document actuel
Puis on clic que suivant

Sources des données

Il nous maintenant choisir les données pour compléter notre document de base, c’est-à-dire les données qui permettrons de différencier les lettres
On peut choisir soit
une nouvelle liste
prendre une liste des contact Outlook
une liste existant
Nous prenons une liste existante qui est dans notre cas un tableau WORD
Nous cliquons sur « parcourir » pour sélectionner le fichier « sources.doc » et nous obtenons…
puis on clique sur « ok » et « suivant »

Ajout des références

On peut alors compléter notre lettre en y ajoutant des références aux données (références aux champs de données, c’est-à-dire les noms des colonnes du tableau de « source.doc »)
« Bloc d’adresse » et « Ligne de salutation » sont des références toutes faîtes à des champs particuliers (comme « Non », « adresse » etc.)
On préférera mettre à la main nos références en les sélectionnant dans « Autres éléments
en plaçant mon curseur de texte juste après Société, j’ai donc cliquer sur « autre élément » puis sur « Société ». Ce la insère ce « Société » grisé.
Ainsi les noms de société de mon tableau remplaceront cette référence au moment du publipostage… J’ai fait de même pour « Prénom », « Villes » etc.
ATTENTION : remarquer que « Société » « Prénom » etc. sont en grisé ! C’est normal ce sont des références qu’il faut ajouter en cliquant sur « autre élément » (cela insère à l’endroit de votre curseur de texte). Donc, N’ECRIVEZ PAS VOUS MEME « Société » et « Prénom » etc. !!!! Insérer les avec « autre élément ». Sinon votre publipostage ne fonctionnera pas.
On n’oublie pas de cliquez à la fin sur « suivant »

Aperçue

On peut ensuite visualiser les lettres pour vérifier que tout va bien et cliquant sur les «<< » ou sur « >> »
On peut aussi exclure certains destinataires…
Dans notre cas…
Ainsi que
Et tout les autres…
On clique encore sur « suivant »…
Final
On peut alors maintenant
imprimer les lettres
les modifier (en cliquant sur « modifier les lettres individuellement »