Tierce Maintenance Applicative relative à l’application ARIANE

Description fonctionnelle

ARIANE est un outil collaboratif mis à la disposition des personnes et structures de l’Inserm et permettant le recueil d’informations selon des processus ou workflows paramétrables. ARIANE permet à un groupe d’utilisateur de créer un formulaire en ligne, de remplir une partie de ce formulaire puis de soumettre ce formulaire. Une fois soumis, ce formulaire est routé automatiquement vers un autre groupe d’utilisateur qui peut en consulter une partie, en modifier une autre puis le soumettre à son tour vers un autre groupe d’utilisateurs etc.… Cette succession d’étapes (ou séquences) constitue le workflow des formulaires, il peut être différent selon les formulaires et il est totalement paramétrable. A tout moment, un utilisateur a accès à une liste de formulaires qu’il peut trier, filtrer et extraire vers des fichiers de type bureautique. L’utilisateur peut visualiser et modifier, parmi cette liste, les formulaires dont il est propriétaire. Un certain nombre de ces opérations sont tracées par le système. Une interface d’administration permet de configurer les droits des groupes et les utilisateurs. Parmi les champs pouvant constituer un formulaire, certains sont basés sur des dictionnaires. La gestion des dictionnaires est traitée de manière normalisée et centralisée pour l’ensemble des formulaires. Certain dictionnaires sont issus de l’interrogation de référentiel externe à l’application Ariane.

Liste des modèles de formulaires « métier »

Les modèles de formulaires « métier » mis en œuvre à fin Juin sont :
• Demande de poste(s) ITA (Ingénieur/Technicien/Administratif);
• Demande de crédits de vacation ;
• Demande de dotation récurrente ;
• Demande de crédits exceptionnels ;
• Demande de crédits pour opérations immobilières ;
• Demande d’équipements mi-lourds ;
• Déclaration de financements extérieurs ;
• Déclaration de projets internationaux ;
• Déclaration du « devenir des docteurs » ;
• Formulaire récapitulatif des demandes.

Les fonctions génériques et le moteur d’exécution (moteur de workflow)

Les fonctionnalités suivantes sont fournies par les fonctions génériques et le moteur d’exécution :
• Un groupe d’utilisateur possède au minimum un utilisateur principal. Cet utilisateur principal peut créer autant d’utilisateurs secondaires qu’il le souhaite.
• Les membres d’un groupe d’utilisateur accèdent à une liste de formulaires de demande et de déclaration, en fonction du profil de groupe (profil de type laboratoire, Administration Déléguée Régionale ou Département du Siège).
• L’utilisateur (principal ou secondaire) peut créer un formulaire et le sauvegarder, même si l’ensemble des champs obligatoires ne sont pas renseignés. Cette étape est nommée étape de « saisie ». A ce stade, le formulaire n’est pas encore entré dans le workflow métier.
• Un utilisateur peut transférer pour saisie un formulaire à un autre utilisateur d’un même groupe. Une notification par email peut-être demandée à l’occasion du transfert.
• Un formulaire peut être « soumis » à l’étape supérieure du workflow par l’utilisateur principal uniquement et à la condition que l’ensemble des champs obligatoires aient été renseignés.
o Exemple : Pour une demande de poste ITA Le directeur de laboratoire « saisie » une demande de poste et « soumet » le formulaire. Le formulaire passe en étape « évaluation » ; Le responsable RH de l’administration déléguée régionale « évalue » la demande et « soumet » le formulaire ; Le département RH du siège effectue l’ «arbitrage » et passe le formulaire en « archivage ». A tout moment du processus, le directeur du laboratoire peut suivre l’évolution de son formulaire.
• Une fonction de « renvoi » permet de renvoyer un formulaire à n’importe quelle étape inférieure du workflow.
• Chaque formulaire possède ses propres règles de workflow et sa population d’acteurs.
• Les processus pris en charge par le moteur sont tous relativement simples (actuellement de 1 à 4 étapes) et ne comportent pas d’étapes en parallèle.
• Pour chaque famille de formulaire, l’utilisateur en cours accède à une liste des formulaires du même type pour le groupe courant :
o Ces écrans permettent de filtrer le contenu par utilisateurs ou séquence du workflow. o Ces écrans permettent de filtrer le contenu avec des critères complexes ( date, nom, champ paramétrable, …) o Ces écrans permettent de trier le contenu.
• Un export au format natif MS Excel est réalisable à partir de tout écran de liste de formulaires.
• Un mode « impression » permet d’exporter le détail d’un ensemble de formulaires d’une liste vers une seule page au format html.
• Tout utilisateur déclaré à la possibilité de changer son mot de passe
• Tout utilisateur déclaré peut demander la régénération de son mot de passe, qui lui sera transmis par mail par le système.