THEORIES GENERALES SUR LES ORGANISATIONS ADMINISTRATIVES ET LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE

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Structure Organisationnelle

Nous allons dresser l’organisation fonctionnelle du CNRIT sous forme d’organigramme, une simple présentation schématique des différents acteurs dans le Centre. (Annexe n°1).

Descriptions des tâches

Le Conseil d’Administration (C.A.)

Les administrateurs sont des représentants de différents Ministères techniques en relation avec les activités du Centre, de la direction générale du plan, et de deux représentants des opérateurs économiques membres du GEM et de FIVMPAMA.
Le conseil se réunit en session ordinaire deux fois par an. La première est la délibération portant l’approbation du budget, et la deuxième celle relative à l’approbation des états financiers du CNRIT.

Le Conseil scientifique d’orientation

Ce Conseil a pour but de définir les orientations générales soulignant les activités du Centre. Il est composé de :
– directeurs techniques du ministère chargé de la recherche scientifique ;
– directeur du CNRIT ;
– directeurs des Centres nationaux de recherche relevant du ministère chargé de la recherche scientifique ;
– directeur chargé des mines ;
– un représentant du ministère chargé du plan.

La direction

Le directeur est chargé de :
– soumettre au Conseil d’administration pour examen et adopter le
programme d’activités et le budget annuel, ainsi que les rapports d’exécution technique et financière, les procédures de contrôle interne ainsi que les procédures de gestion et d’exploitation du Centre ;
– exécuter la politique nationale en matière de recherches industrielles et technologiques, les programmes de recherche proposés par le Conseil scientifique et d’orientation et approuvés par le Conseil d’Administration ;
– contrôler et coordonner les travaux de recherche effectués par les différents départements de recherches relevant de son autorité, quelles qu’en soient les sources de financement ;
– ouvrir et mouvementer des comptes courants ou des comptes de dépôts de fonds du CNRIT. A cet effet, le CNRIT peut disposer des comptes bancaires dans la limite des besoins courants.

Le département administratif et financier

Ce département est responsable de l’administration, des finances, du personnel, et de la logistique et comprend les différentes divisions suivantes :
– division du personnel : chargée de la gestion du personnel ;
– division comptabilité : chargée des écritures comptables dans les différents livres, chargée de la vérification et de la conservation des pièces justificatives.

Le Département chimie

Il a pour tâches :
– la connaissance et la valorisation des matières premières locales (résines, matériaux, minéraux, etc.) ;
– la production des intrants pour l’industrie ou l’artisanat ;
– la valorisation des résidus agricoles et industriels.

Le Département énergétique

Il a pour rôles :
– la maîtrise des Energies Nouvelles et Renouvelables sous l’acronyme E.N.R. (solaires, éoliennes, biogaz, etc.) et tous les usages de l’énergie ;
– la formation et l’encadrement en E.N.R. ;
– l’assistance et la maintenance en matière d’E.N.R.

Le Département métallurgie et géologie

Il s’occupe de :
– la maîtrise des techniques de fonderie ;
– l’élaboration et la production des produits et matériaux réfractaires, les fours, etc. ;
– la recherche des méthodologies de prospection à distance de différents types de minerais ;
– la mise au point de pâtes, d ’ émaux, et de pigments pour céramique ;
– l’appui technique divers ;
– la géophysique.

Le Département informatique

Il est capable de :
– concevoir des systèmes d’informations ;
– réaliser des outils et des méthodes de développement en informatique ;
– réaliser des appareils divers, entre autres, interface, capteur et onduleur ;
– élaborer des logiciels de gestion scientifique et technique ;
– faire de la maintenance et de dépannage des appareils.

Le Département matériaux et génie civil

Il effectue :
– des études et réalisations dans le domaine de bâtiment et génie civil ;
– la formation et l’assistance technique pour la promotion de qualité des matériaux de construction.

L’effectif

L’effectif s’élève à cent huit (108) dont quarante six (46) sont des chercheurs et le reste représente le personnel du service administratif et des services généraux.

Activités

Le CNRIT a comme activités permanentes la recherche – développement dans les disciplines de base relative aux différents départements allant jusqu’à la l’innovation, à savoir :
– les services techniques d’appui aux entreprises ;
– la documentation technique, traductions techniques et maintenance ;
– les consultations diverses (conseil, études, analyses, réalisations) ;
– l’appui à la création de PMI/PME ;
– le CNRIT possède des résultats vulgarisables ;
– les résultats peuvent faire l’objet du contrat d’exploitation avec des partenaires industriels ; le CNRIT possède aussi des spécialistes qui peuvent fournir des informations, des formations techniques divers sous forme de consultations et d’appui technique dans les domaines couverts par ses départements.

THEORIES GENERALES SUR LES ORGANISATIONS ADMINISTRATIVES ET SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE

Nous allons parler généralement ici de la théorie de l’organisation administratives : organisation fonctionnelle, de la gestion prévisionnelle du personnel, et enfin le système d’organisation comptable : les principes de traitement des données, les procédures comptables et les principes de suivi sur le tableau de bord.

Théorie d’organisation administrative

Organisation fonctionnelle

On ne pourrait organiser une fonction ou un service sans tenir compte des relations qui existent avec les autres fonctions ou services.
Organiser est à la fois un des aspects essentiels du commandement et une des responsabilités majeures des chefs dans l’administration.
C’est une tâche fondamentale, et aussi une tâche permanente : le souci d’un directeur ou chef doit être veillé à adapter l’organisation des ensembles administratifs qui dépendent d’eux à l’évolution des tâches et des moyens techniques.
Au sens précis du terme, nous pouvons distinguer trois catégories de problèmes d’organisation :
– les problèmes de structure ou d’organisation générale : ce sont ceux qui ont trait à la répartition des compétences entre les services. Mais ces problèmes doivent être résolus au niveau de la direction ou de service départemental ;
– les problèmes d’organisation des procédures ne sont pas sans lien avec les précédents : ils ont pour objet de définir la manière optimale selon laquelle doivent être préparées et prises les décisions de l’administration ;
– Les problèmes d’organisation de travail administratif couvrent un ensemble très vaste de questions qui vont de l’aménagement de locaux, de l’équipement mécanique des bureaux à l’amélioration des modes opératoires : elles ont toutes pour fin l’accroissement de la productivité des travaux administratifs quotidiens.

Gestion prévisionnelle du personnel

La gestion prévisionnelle du personnel est un ensemble d’activités des ressources humaines menée par la direction de l’entreprise pour disposer des bonnes personnes au bon endroit et au bon moment afin de contribuer à la satisfaction des objets organisationnels et individuels et de soutenir l’effort de production des biens et services au cours d’une période donnée.
Les objectifs de la gestion prévisionnelle du personnel sont les suivants :
– procurer à l’entreprise les ressources humaines nécessaires pour produire des biens et services au cours d’une période donnée ;
– prévoir les déséquilibres possibles entre les besoins de l’entreprise en ressources humaines de toute catégorie et les ressources humaines éventuellement disponibles à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation ;
– indiquer les différentes façons ou moyens de réduire ces déséquilibres ou écarts en mettant au point des programmes de recrutement, de promotion, ou de mutation de personnel existant, c’est-à-dire la gestion de carrières.

Système d’organisation comptable

Principes de traitement de données

Afin que le Centre puisse tenir une comptabilité normalisée, il doit retenir seulement les informations génératrices de flux. A l’aide de ces informations, nous avons une tendance à attendre quelque chose venant d’elles, et aussi de savoir ce que nous pouvons faire avec elles. Alors, les informations nous permettent de fournir :
– une image de l’événement avec exactitude et précision ;
– un appui sur un support qui atteste l’authenticité de l’opération doit être justifiée par un document qu’il soit interne ou externe.
Avec l’information, nous pouvons lire, trier, classer, regrouper, modifier, comparer, faire circuler, et l’archiver enfin.
En bref, tenir une comptabilité c’est procéder au traitement des informations, c’est-à-dire de données.
Les procédures comptables sont des méthodes et des moyens techniques mis en œuvre par l’entreprise pour obtenir et gérer les livres, les comptes, et les états récapitulatifs.

Procédures comptables

Parler des procédures comptables nous permet de savoir l’organisation de la comptabilité suivant les procédures de traitement comptable, les principes comptables ainsi que le processus comptable.
La comptabilité doit être organisée de telle sorte que :
– Une saisie complète, un enregistrement chronologique, et une conservation de toutes les données de base ;
– une disponibilité des informations élémentaires ; et
– un contrôle exact des données et des procédures de traitement.
Pour l’entreprise, l’organisation se concrétise par l’adoption de comptes, le choix de supports et des procédures de traitements dans l’organisation de la comptabilité ;
alors que par définition, ce sont des méthodes et des moyens mis en œuvre par l’entreprise pour obtenir des livres, des comptes et des états récapitulatifs.
Le plan comptable énonce des principes généraux qui s’imposent dans la tenue d’une comptabilité notamment donner une image fidèle.
Le processus comptable
La tenue d’un livre journal, d’un grand livre, et d’un livre d’inventaire doivent permettre l’établissement des comptes de synthèse.
Les supports comptables
Un support est tout élément matériel qui de nature à recevoir d’informations. Les supports sont mis en œuvre par toutes les entreprises en fonction de leurs besoins, leurs méthodes et leurs objectifs à atteindre. Lorsque les entreprises effectuent des opérations, celles-ci doivent avoir toujours un support original.
L’entreprise utilise les quatre supports suivants :
– le plan comptable général ;
– le plan comptable professionnel ;
– les pièces justificatives ; et
– les documents comptables.
Les pièces justificatives
Tout mouvement comptable doit être justifié, c’est-à-dire prendre appui sur une pièce justificative écrite, dotée susceptible d’être présentée à toute demande. La pièce justificative d’un enregistrement peut être :
– d’origine externe à l’entreprise : exemples facture de vente, avis de débit reçu de la banque
– d’origine interne à l’entreprise : exemples double de factures adressées aux clients ; souche des chèques émis par l’entreprise.
Toute opération effectuée est basée sur les pièces comptables à l’exception de certaines opérations particulières que l’on appellera « des charges et produits calculés » ; par exemple : amortissement, provisions.
La pièce comptable doit être un document original, c’est-à-dire toutes photocopies et copies ne sont jamais utilisées de façon strictement générale. Elle doit être un support en papier.
La conservation de cette pièce est pendant dix (10) ans et trois (3) en matière fiscale ; et aucun n’est possible sans pièce comptable.
La pièce justificative a pour rôle de permettre :
– la corroboration de l’écriture comptable et la vérification d’un enregistrement comptable ; exemple d’une pièce comptable justificative.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : GENERALITES
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU CNRIT
CHAPITRE 2 : THEORIES GENERALES SUR LES ORGANISATIONS ADMINISTRATIVES ET LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAPITRE1 : PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE LA COMMUNICATION DE L’INFORMATION
CHA¨PITRE 2 : PROBLEMES LIES AUX PROCEDURES ADMINISTRATIVES
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DE NOUVELLES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES
CHAPITRE 1 : LES PROCEDURES INFORMATIONNELLES
CHAPITRE 2 : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES COMPTABLES
CHAPITRE 4 : RECOMMANDATIONS GENERALES ET RESULTATS
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES