Les théories générales sur la gestion de la trésorerie et le recouvrement des primes d’assurances, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

LE RECOUVREMENT DES PRIMES

Le recouvrement des primes est une action complémentaire et dépendante du traitement comptable. En effet, la comptabilité enregistre les primes que le recouvrement s’efforce d’encaisser en utilisant les donnés de la comptabilité. Le recouvrement gère physiquement la situation comptable des clients.

Généralités

Définition 

Le recouvrement des primes est le pilier de l’activité d’une compagnie d’assurances car une fois le contrat formé, il reste pour l’entreprise d’essayer d’encaisser les primes conclues dans le contrat d’assurance. Afin de pouvoir comprendre cette procédure, une connaissance des éléments essentiels d’une opération d’assurance est primordiale.
Le code d’Assurance, dans son article 5, propose une définition du contrat d’assurance. C’est une convention par laquelle une partie, l’Assuré se fait promettre moyennant une rémunération, la cotisation ou la prime, pour lui ou un tiers, en cas de réalisation d’un risque : une prestation par une autre partie, l’Assureur, qui prenant en charge un ensemble des risques, les compense conformément aux lois de la statistique. De cette définition on peut relever les éléments essentiels d’une opération d’assurance :
– l’assuré est la personne dont les biens ou la personne sont exposés aux risques couverts.
– l’assureur s’assimile à la Compagnie d’assurance qui s’oblige à indemniser l’assuré en cas de réalisation du risque.
– le risque est :
• soit un événement futur, incertain et ne dépendant pas exclusivement de la volonté de l’assuré. (Ex : l’incendie)
• soit un événement futur, certain mais dont la date de survenance est inconnue ou imprévisible. (Ex : le décès)
– Le sinistre est la réalisation du risque.
– La prime est la contribution que l’assuré doit payer à l’assureur en contrepartie de la garantie accordée par l’assureur, c’est le prix de l’assurance.
– L’effet du contrat : en principe le contrat est effectif à sa conclusion. Mais l’article 17 alinéas 1 de la loi du 02/08/99 dit que la garantie de l’Assureur, sauf clause contraire, ne prend effet qu’après le paiement de la première prime due par l’Assuré.
– La durée de contrat : conformément au principe de consensualisme, la durée du contrat fait l’objet d’un libre accord entre les parties. Les contrats d’assurance durent généralement une année.
– La date d’expiration est la date à la quelle le contrat prend fin. Ils peuvent être renouvelés à son expiration après accord entre les parties ; mais un renouvellement automatique du contrat est possible par la clause de la « tacite reconduction ». Pour le premier cas, on a un contrat renouvelable après accord ; tandis que pour le second on a un contrat tacite reconduction ou contrat terme.

Principes du recouvrement

Le recouvrement des primes n’intervient que lorsque le paiement de la prime due par le client est tardif. Des principes sur la date, le lieu et le mode de paiement de la prime méritent d’être vus.
– La date de paiement : le paiement de la prime doit se faire au début de la période de garantie, il est donc annuel. Le consentement de l’assureur permet un paiement fractionné en semestre ou trimestre sans que la prime perde son caractère annuel. Pour le cas des primes variables l’assuré verse au début de la période une prime prévisionnelle et la régularisation se fera ultérieurement.
– Le lieu de paiement : l’article 17 alinéa 1 de la loi du 02/08/99, stipule que, sauf clause contraire, les primes sont payables au domicile de l’assureur. Mais pour certains cas, le paiement se fait au domicile de l’assuré ou à tout autre lieu convenu par les parties.
– Le mode de paiement : le paiement peut être effectué par divers
modes : versement en espèce, chèque, traite, virement postal, etc.…
– Les sanctions de non-paiement de la prime : la prime étant la condition même de l’engagement de l’Assureur, le défaut de paiement d’une prime devrait libérer l’assureur de ses obligations. Des prescriptions légales permettant à l’assuré de connaître son sort en cas de non-paiement de la prime, sont énoncées dans l’article 17 alinéa 2 et suivant de la loi du 02/08/99. Cet article concerne la mise en demeure, la suspension de la garantie et la résiliation du contrat.
– La mise en demeure est une lettre recommandée que l’Assureur doit adresser à l’Assuré à l’expiration d’un délai de 10 jours à compter de l’échéance, elle doit rappeler la date d’échéance telle montant de la prime. La suspension de la garantie intervient 30 jours après la mise en demeure si aucun paiement n’est effectué par l’Assuré ; elle a des effets proches de la non-assurance.
L’Assureur n’aura pas à indemniser son client en ca s de sinistre se présentant pendant cette période. L’Assuré reste tenu de l’obligation de payer la prime ainsi que les frais relatifs à cette période.
– La résiliation du contrat est la dernière phase encas de défaut de paiement de la prime après 10 jours de la suspension de la garantie. Elle signifie l’annulation du contrat, mais elle n’empêche pas l’assureur d’intenter une action en justice à l’encontre de l’assuré. Si le règlement intervient après la résiliation, l’Assureur peut décider du sort de l’Assuré sur l’établissement d’un nouveau contrat.

La quittance

Elle est la preuve de la réalisation du contrat d’Assurance, elle constitue un outil essentiel de recouvrement de la prime. Après la production au service technique, les contrats enregistrés feront l’objet d’un établissement automatisé de quittances. Si le contrat revêt une clause de tacite reconduction, la quittance sortira du service informatique avant la date d’échéance sans attendre le renouvellement du contrat.
La quittance est formée de quatre feuillets (Cf. : annexe 1) qui se diffèrent dans leur contenu et leur utilisation :
– L’avis d’échéance qui sera envoyé au client pour lui informer de la date d’échéance du contrat.
– La quittance : délivrée au client au moment du paiement ;
– L’avis de débit à quittance qui constitue une pièce de caisse ;
– L’attestation d’assurance délivrée avec la quittance signifiant la garantie.
Suivant les deux catégories de contrat la quittance peut être une quittance « terme », pour le cas d’un contrat terme ou une quittance « comptant » pour le cas d’un contrat renouvelable après accord. Sa forme diffère également suivant la branche de produit : maritime, automobile ou autres.
La gestion de la quittance constitue la tâche essentielle de l’agent de recouvrement car comme elle est l’outil essentiel de recouvrement des primes, l’unité recouvrement doit donc se baser sur les quittances pour l’exécution des actions de relances.

La procédure de recouvrement des primes

Cette procédure constitue une directive montrant les actions à entreprendre au sein du service recouvrement. Pour mieux l’apprécier, nous allons d’abord voir le processus de formation du contrat d’assurance qu’est la raison même des actions de recouvrement. Puis nous verrons la procédure proprement dite et enfin un bref aperçu de la gestion de la quittance serait nécessaire.

 La formation du contrat d’assurance

A – Première année d’assurance :
Le client est orienté aux inspecteurs commerciaux qui se chargeront de :
– l’identification des besoins du client
– l’explication détaillée de l’assurance demandée
– la tarification
– l’établissement de la proposition d’assurance
– l’attribution du N° police et du N° de compte
– le remplissage de la fiche caisse qui constitue pour le caissier une référence pour l’établissement de reçu.
– l’enregistrement du numéro de reçu sur la proposition.
– l’envoi de la proposition aux producteurs.
Les producteurs transformeront la proposition en contrat d’assurance qui sera établi en six exemplaires dont trois seront envoyés au client pour être approuvés (seul l’original sera conservé par le client mais les autres seront retournés à la compagnie) ; deux exemplaires seront adressés au service technique concerné (Service AIRD ou DVAP) avec la proposition d’assurance ; le dernier exemplaire est destiné à l’unité classement.
L’unité classement effectue l’ouverture du dossier police et du dossier client. L’exemplaire du contrat sera classé dans le dossier police qui à son tour sera classé dans le dossier client lui aussi classé dans le dossier mère.
L’unité comptabilité parallèlement, effectue la passation de l’opération au journal à la réception des pièces de caisse (fiche de renseignement caisse et double du reçu). Elle reçoit aussi la quittance en provenance du service technique, vérifie le paiement et l’envoie à l’unité encaissement et recouvrement.