Définition du contrôle interne
Le mot contrôle a deux sens. Dans son sens le plus courant, le mot contrôle signifie vérification. Dans son deuxième sens, il signifie maîtrise. Dans cette deuxième signification, on peut interpréter le contrôle interne comme permettant aux dirigeants de conduire efficacement leur Entreprise. L’Institut Canadien des Comptables Agréés ou ICCA définit ainsi le CONTRÔLE INTERNE : “ C’est le plan d’organisation et l’ensemble coordonné de toutes les méthodes et mesures adoptées au sein d’une entreprise pour : protéger les valeurs actives de celle-ci, assurer l’exactitude et la fidélité des renseignements comptables, promouvoir l’efficacité de la comptabilité et de l’exploitation, maintenir le respect des lignes de conduite établies par la Direction ” selon l’ouvrage intitulé “ Audit de Contrôle des Comptes ”. Jean RAFFEGEAU, Pierre DUFILS, Ramon GONZALES, Paris, 1979, p.78.
L’Institut of Certified Accoutants of England and Wales définit le contrôle interne comme l’ensemble des systèmes de contrôle financier et autres mise en place par la direction afin de : pouvoir diriger les affaires d’une société de façon ordonnée, sauvegarder les biens, assurer autant que possible la sincérité et fiabilité des informations enregistrées.
L’Ordre des Experts Comptables et des Comptables Agréés (O.E.C.C.A) le définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Ceci a pour but d’assurer d’un côté la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information et de l’autre l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances selon l’ouvrage intitulée “Audit Financier ”. Pascal SIMONS, p.43
Dans cette troisième définition, le contrôle interne est conçu comme un moyen de sauvegarder le patrimoine, de promouvoir la qualité de l’information, d’améliorer les performances et de faire appliquer la politique de direction.
A partir de ces différentes définitions, nous pouvons ressortir les sept principes d’un bon système de contrôle interne.
Principes d’un bon système de contrôle interne
Ils s’agissent de : l’existence d’un plan d’organisation de l’entreprise. Le contrôle interne doit avoir dans l’entreprise une recherche de systématisation qui doit en particulier se traduire : au niveau de la définition des tâches, qui doit être la plus précis possible : chacun doit savoir ce qu’il doit faire, et cela non seulement dans les circonstances normales mais également dans celles qui sont moins habituelles ; au niveau de la définition des pouvoirs et des responsabilités : la sécurité d’une organisation nécessite en effet une hiérarchie dont l’autorité est indiscutée ;
au niveau enfin de la circulation des informations : les circuits de documents doivent être suffisamment précis et élaborés pour exclure la négligence et la fantaisie.
l’existence d’un personnel qualifié : La compétence et l’intégrité du personnel sont essentielles, particulièrement au niveau de la direction. S’agissant, en effet, de responsables, les décisions qu’ils prennent sont plus lourdes de conséquences ; surtout, leurs qualités ou leurs défauts se répercutent sur les services qu’ils dirigent.
l’existence d’une documentation satisfaisante. Cet élément recouvre : la production des informations. Celles-ci doivent être qualitativement et quantitativement suffisantes pour que la direction (ou toute autre personne) y trouve une base d’appréciation satisfaisante. Dans ce domaine, l’existence d’instructions écrites, sous forme, par exemple, d’un manuel de procédures, présentera pour l’auditeur une sérieuse garantie ; la conservation de l’information. La “mémoire” d’une organisation est un élément essentiel de son contrôle interne ; qui d’ailleurs conditionne tous les contrôles a posteriori, en particulier ceux qu’implique la mise en œuvre d’un audit. le contrôle sur l’enregistrement comptable des opérations , La protection adéquate des biens.
Les possibilités qui s’offrent dans ce domaine à la direction sont illimitées : gardiennage des aires de stockage, mise sous clé des chéquiers, création d’un document à chaque mouvement interne de marchandise. Il existe une multitude de mesures physiques propres à prévenir le vol ou le gaspillage. l’existence d’un système d’autorisation et de supervision. Les procédures d’autorisation et de supervision sont les contrôles les plus répandus. l’existence d’un système d’auto-contrôle. L’auto- contrôle désigne « tout système de répartition des responsabilités, de division du travail, et toutes les méthodes de comptabilisation des opérations par lesquelles le travail d’un employé ou d’un groupe d’employés se trouve sans cesse vérifié du fait : qu’il doit concorder avec le travail d’autres employés, qu’il est fonction de ce travail ou encore, qu’il doit correspondre au travail d’autres employés. L’un des traits essentiels du système réside dans le fait qu’aucun employé ou groupe d’employés n’a le contrôle exclusif d’opérations quelconques ni d’un ensemble quelconque d’opérations ».
L’auto-contrôle, tel qu’il est ainsi défini, occupe une place particulière dans le contrôle interne, dont il garantit par son caractère mécanique l’indépendance par rapport à toute hiérarchie.
Importance du système de contrôle interne
Le système du contrôle interne est très important pour la Direction et pour les contrôleurs. Il est un outil de gestion efficace pour l’entreprise.
Pour la Direction : La préoccupation des dirigeants d’une entreprise est de rentabiliser les mises de fonds des actionnaires. Ainsi le gérant est obligé d’assurer que les actifs de la société et les ressources sont protégés dans le processus de production.
Cette protection nécessite la mise en place d’un contrôle pour que d’une part tous les mouvements enregistrés au niveau de l’exercice soient complets, réguliers, autorisés et justifiés. D’autre part, l’existant physique concorde avec l’évaluation comptable.
La direction pourra tirer profit d’un bon système de contrôle interne dans la mesure où celui-ci garantit la précision et la fiabilité des documents comptables.
L’existence d’un bon système de contrôle interne favorise l’amélioration de l’efficacité et de l’efficience d’une entreprise. Il est une garantie pour la direction quant au respect de la ligne de conduite établie par elle-même.
Pour les contrôleurs : Auparavant, seul le Responsable Administratif et financier assurait la fonction de contrôleur. Mais en ce moment, la société a engagé un auditeur externe à cause du développement rapide de la S.I.T.R.A.M.
Un système de contrôle interne facilite le travail d’un contrôleur car ce dernier peut orienter son travail vers les postes susceptibles de contenir des erreurs ou des fraudes. Le contrôle interne réduit les risques d’erreur ou de fraude.
Dans cette partie, nous allons donc essayer de faire une analyse critique de la situation qu’il prévaut au sein de la société S.I.T.R.A.M.
Pour se faire, nous avons opté pour une identification du problème au niveau : des éléments de base du système de contrôle interne existant . de la caisse .
Analyse du système de contrôle interne au niveau de la caisse
Avant de faire l’analyse, nous allons d’abord voir les procédures effectuées au niveau de la caisse. Les caissières enregistrent les encaissements et les décaissements de la société dans le journal de caisse et sur l’ordinateur.
La société S.I.T.R.A.M. utilise le système AS 400. C’est un système de réseau qui permet de faciliter le travail de chaque responsable. En entrant toutes les données nécessaires pour l’établissement des états financiers, ce système peut faire sortir le grand livre, la balance, etc.… Les encaissements soient :
des ventes au comptant ou par chèque, des rendus sur bon d’engagement de dépenses : parfois, le montant des achats effectués par une telle personne est inférieur au montant pris à la caisse donc cette personne doit rembourser à la caisse. Les caissières, dans ce cas, établissent un reçu pour prouver le montant remboursé.
des retours impayés : lorsqu’une traite ou un chèque d’un client est retourné, le responsable de recouvrement doit avertir ce client. Ce client remplace cette traite ou ce chèque retourné en espèces ou par un autre chèque. Donc, les caissières doivent ainsi établir un reçu pour prouver la réception de ce chèque ou de cet argent.
En ce qui concerne les décaissements, les BED doivent être signés par le chef de département et la Direction. Les caissières vérifient ces signatures avant de faire les décaissements.
Dans ces décaissements, la société S.I.T.R.A.M effectue des échanges de chèque. Les membres du personnel peuvent échanger leurs chèques à l’aide d’une demande intitulée : Demande d’échanges de chèque . La procédure effectuée pour cette demande est la même que pour les BED.
Tous les documents internes utilisés par la société sont tous prénumérotés. Pour éviter les risques de falsification, de destruction et de production des faux documents, les documents internes prénumérotés sont conçus par l’une des filiales de la société : l’ECOPRIM. Le prénumérotage des documents internes permet de faciliter le suivi de leur séquence numérique et chronologique. Dans le cas d’une annulation d’un document, elle doit être bien justifiée. Le document annulé doit être conservé pour le besoin d’un contrôle et par mesure de prévention de fraude ou falsification. Ainsi, tous les documents doivent être enregistrés et envoyés au service comptabilité à la fin de la journée. Le classement de ces documents se fait à partir du journal de caisse c’est à dire en suivant la date d’enregistrement.
Renforcement du système de contrôle interne
L’un des éléments de base d’un bon système de contrôle interne est le manuel de procédure. Par conséquent, il faudra le mettre en place ainsi qu’un système de reporting dans la société S.I.T.R.A.M. La procédure écrite devrait mentionner : la modalité de circulation des informations, le traitement et le classement de ces informations, les méthodes utilisées pour l’enregistrement comptable ainsi que pour tous les mouvements comptables, le système d’élaboration des analyses financières ou opérationnelles et des synthèses d’ordre financier ou opérationnel, les contrôles à effectuer. Cette procédure devra être divulguée pour servir une information et pour faciliter le contrôle. Le système de reporting financier devrait permettre de répondre au besoin de l’entreprise sur : la situation financière : niveau des encours clients, des stocks, le résultat des opérations ventes, coût d’achats. Dans ce manuel de procédure, il faudrait aussi envisager le cas d’un agent responsable absent et l’indication d’un remplaçant. Ce remplaçant devrait être en dehors du service, c’est à dire il n’exerce pas de fonction à l’intérieur d’un même département.
Exemple: pour le département financier, le remplaçant ne devrait être ni chef comptable, ni caissière, ni assistante comptable pour éviter le cumul de fonction dans un même département. Le remplaçant ne devrait pas causer des problèmes pour la bonne marche du travail et la procédure. Alors si la procédure est formalisée par un écrit dans un manuel, sa rigoureuse application est facile surtout dans le cas de recrutement d’un nouvel employé.
Mais avant de mettre en place ce manuel de procédure, il faudrait en parler clairement à tout le personnel de la société S.I.T.R.A.M, notamment sur les objectifs et la nécessité du système de contrôle interne et du manuel de procédure. Ainsi, le personnel ne l’interprète pas comme un sabotage.
Table des matières
INTRODUCTION
Première partie : CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES
Chapitre I : PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ
Section 1 – Historique
Section 2 – Structure organisationnelle
Section 3 – Activités
Section 4 – Perspectives
Chapitre II : THÉORIE GÉNÉRALE SUR L’OUTIL DE GESTION “CONTRÔLE INTERNE ”
Section 1 – Définition du contrôle interne
Section 2 – Principes d’un bon système de contrôle interne
Section 3 – Objectifs du contrôle interne
Section 4 – Importance du système de contrôle interne
Deuxième partie : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
Chapitre I : PROBLÈME LIE AUX ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE EXISTANT
Section 1 – Manuel de procédure non satisfaisant
1.1 – Changement fréquent du personnel
1.2 – Insuffisance de collecte et transmission d’information
Section2 – Insuffisance d’un système de supervision
2.1 – Manque de personnel
2.2 – Confusion des tâches
Chapitre II : ANALYSE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE AU NIVEAU DE LA CAISSE
Section 1 – Informations comptables mal gérées
1.1 – Retard des pièces justificatives
1.2 – Retard des imputations comptables
Section 2 – Absence de bonne prévision
2.1 – Insuffisance de données
2.2 – Perturbation au niveau de la trésorerie
Troisième partie : PROPOSITIONS D’AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE
Chapitre I : AMÉLIORATION DES ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE
Section 1 – Amélioration du manuel de procédure
1.1 – Stabiliser le personnel
1.2 – Renforcement du système de contrôle interne
Section 2 – Renforcement d’un système de supervision
2.1 – Recrutement du personnel
2.2 – Bien définir les tâches
Chapitre II : AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE AU NIVEAU DE LA CAISSE
Section 1 – Bien définir les informations comptables
1.1 – Accélérez l’arrivée des pièces justificatives
1.2 – Mise à jour des imputations comptables
Section 2 – Amélioration de la prévision
2.1 – Données satisfaisantes
2.2 – Stabilité de la trésorerie
Chapitre III : SOLUTIONS RETENUES ET RÉSULTATS ATTENDUS
Section 1 – SOLUTIONS RETENUES
1.1 – Établissement d’un modèle du budget de trésorerie
1.2 – Mise en place d’un manuel de procédure
Section 2 – RÉSULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES
2.1 – Résultats attendus
2.1.1 – Résultat économique
2.1.2 – Résultat financier
2.1.3 – Résultat social
2.2 – Recommandations générales
2.2.1 – Expliquer au personnel l’importance du système de contrôle interne
2.2.2 – Vérification des imputations comptables avant la saisie informatique
CONCLUSION GÉNÉRALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
