Descriptions de l’écran

La barre Titre
La barre titre de l’application permet de gérer l’affichage du programme Access.
La barre de Menus
Access met à votre disposition toute une série de commandes vous permettant de travailler. Nous détaillerons progressivement tout au long de ce cours les différents menus contenus dans cette barre.
La barre d’outils
La barre d’outils contient des icônes permettant d’activer rapidement des commandes se trouvant dans l’arborescence des menus. Nous les détaillerons également tout au long du cours.
La fenêtre de la base de données
La barre titre de la base de données permet de gérer l’affichage de la fenêtre.
Les onglets
Active la gestion des tables, des requêtes, des formulaires, des états, des macros et modules

LES BASES DE DONNEES

Access permet de gérer toutes informations à l’aide d’un fichier unique appelé base de données.
Règles
L’élaboration d’une base de données est un travail d’analyse méthodique qui prend du temps mais qui, à long terme, en économise beaucoup plus.
Pour bien comprendre le processus de création d’une base de données, il faut différencier la manière dont vous utilisez les données, de la manière dont un système de gestion de base de données relationnelle, tel que Microsoft Access, les stocke.
Créer une base de données consiste donc à établir la liste des données que devra contenir la base, puis à les regrouper par thèmes.
Les principales phases de la création d’une base sont :
Définition de l’objectif
Définition des tables
Définition des relations
Définition des masques de saisie (les formulaires)
Définition des listes de sortie (les états)
Définition des liens entre les différents éléments de sa base (les macros)

LES TABLES

Une table est une structure que l’on définit afin de recevoir des informations traitant d’un même sujet. Composée de champs elle définit les règles de validation de ceux-ci. A l’utilisation elle contiendra les données rentrées relatives à la table.
Règles
Lors de la création d’une structure de table, vous avez à préciser :
nom du champ : détermine l’identifiant du champ dans votre table
type de données : détermine le genre d’information qu’il contiendra propriétés du champ : détermine le format et options du champ description : information affichée dans la barre d’état lors de la saisie
Remarque
• Le changement de nom d’une table ou d’un champ dans une table, ne se fait pas dynamiquement. Vous devez le modifier manuellement dans tous les éléments de votre base de données.

Description des tables

Pour une utilisation optimisée et une maintenance simplifiée, les informations rentrées dans les tables devront suivre des règles précises.
Nom du champ
Nom physique du champ dans la table repris pour toute inclusion ou test de celui-ci au niveau d’Access.
Le nom ainsi associé doit être le fruit d’une réflexion afin qu’il soit court et bien représentatif de son contenu et de son contexte dans la base de données.
Type de données
Détermine le type de valeurs autorisées dans le champ ainsi que l’espace alloué aux valeurs du champ.
Texte : type alphanumérique pouvant aller jusqu’à 255 caractères.
Mémo : 32.000 caractères.
Numérique : de 1 à 8 octets (byte).
Date/Heure : 8 bytes.
Monétaire : 8 bytes. N’utilisez pas le type de données numérique pour les valeurs monétaires car la partie décimale risque d’être arrondie.
Compteur : nombre séquentiel de 4 bytes.
Oui/Non : valeurs booléennes 1 bit valeur choisie entre deux.
(vrai/faux).
Liaison OLE : objets (graphisme/dessin ou table pouvant être lié ou incorporé) créés dans un autre programme jusqu’à 128 méga-bytes.
Descriptif
Commentaire apporté au champ et affiché dans la ligne d’état lors de la saisie des informations en mode table et formulaire.

Propriétés du champ

Les propriétés du champ définissent les règles de validation destinées à accueillir les données saisies dans les champs.
Taille du champ
Définit le nombre de caractère pour les données de type Texte (1 à 255) et pour les données de type Numérique (1 à 8 bytes)
Format
Nbre général : affiche le nombre tel qu’il a été rentré.
Monétaire : ajoute le signe monétaire devant le nombre et un séparateur entre les milliers et les centaines.
Fixe : détermine le nombre de décimales.
Standard : ajoute un séparateur entre les milliers et les centaines.
Pourcentage : ajoute le signe % et multiplie le chiffre par cent.
Scientifique : stocke le nombre en base 10.
Autres propriétés
Décimale : détermine le nombre de décimales souhaité de 0 à 15.
Masque de saisie : définit un masque de saisie pour les champs de type texte uniquement.
Légende: : information reprise pour les En-têtes de colonnes des tables et des requêtes ainsi que pour les étiquettes des formulaires et états.
Valeur par défaut : valeur automatiquement reprise pour un nouvel enregistrement.
Valide si : définit les valeurs acceptées.
Message si erreur : permet d’envoyer un message lors de saisie d’informations erronées si la propriété Valide si est renseignée.
Null interdit : permet de rendre la saisie du champ obligatoire.
Chaîne vide autorisée : permet de rentrer une chaîne vide pour les champs de type caractère.
Indexé : permet de définir un indexe de recherche.

Gestion des tables

On pourrait exploiter sa base de données sous Access qu’en travaillant en mode feuille de données qui est le mode d’affichage pour les tables. En effet, ce mode est très convivial et simple d’utilisation. Beaucoup de gens font l’erreur de créer pour n’importe quelle saisie un formulaire qui n’offre pas forcément d’avantage réel si ce n’est d’alourdir l’application.
Les outils
Le mode d’affichage table permet de Saisir, Modifier, Supprimer, Trier, Filtrer, Rechercher et Imprimer les informations contenues dans votre table.
Saisir : se positionner sur une nouvelle ligne et remplir les champs.
Modifier : se positionner sur le champ à modifier.
Supprimer : sélectionner la ou les lignes contenant les enregistrements à  supprimer et appuyer sur [Del].
Trier : se positionner sur la colonne à trier et cliquer sur l’icône.
Filtrer : cliquer sur l’icône et insérer le critère de filtre .
Rechercher
: cliquer sur l’icône .
Imprimer : cliquer sur l’icône.

AVANT PROPOS
SCENARIO DU GUIDE DE FORMATION
CONVENTIONS TYPOGRAPHIQUES
INTRODUCTION
STANDARDS APPLIQUES
DEFINITION DES TERMES UTILISES
DESCRIPTIONS DE L’ECRAN
La barre Titre
La barre de Menus
La barre d’outils
La fenêtre de la base de données
Les onglets
LES BASES DE DONNEES
REGLES
LES TABLES
REGLES
DESCRIPTION DES TABLES
Nom du champ
Type de données
Descriptif
PROPRIETES DU CHAMP
Taille du champ
Format
Autres propriétés
GESTION DES TABLES
Les outils
LIAISONS DES TABLES
ASTUCES
LES RELATIONS
REGLES
GESTION DES RELATIONS
Règles des relations
LES FORMULAIRES
REGLES
DESCRIPTION DES FORMULAIRES
Composition
MODE D’AFFICHAGE
Propriétés
Contrôles
Descriptif des contrôles
GESTION DES FORMULAIRES
Création mode instantané
Création mode assistant
Création mode assistant (suite)
MODIFICATION
Contrôle Zone liste modifiable
Contrôle Zone liste modifiable (suite)
Contrôle Sous Formulaire
IMPRESSION
ASTUCES
LES REQUETES
REGLES
DESCRIPTION DES REQUETES
Composition
Mode d’affichage
Propriétés
Types
GESTION DES REQUETES
Création d’une requête sélection
IMPRESSION
ASTUCES
LES ETATS
REGLES
DESCRIPTION DES ETATS
Composition
Type
Options
GESTION DES ETATS
Création mode instantané
Création mode assistant
ASTUCES