Structure organisationnelle de l’agence STAR de Taolagnaro

Ressources matérielles insuffisantes

Les ressources matérielles, avec lesquelles le personnel exécute ses tâches pour servir le client sont parmi les problèmes.

a). Nombre insuffisant de diables et de transpalettes L’Agence utilise comme matériels des transpalettes et des diables2. Dans la matinée, le magasin reçoit les bordereaux et les factures des ventes livrées du jour pour que les manoeuvres puissent effectuer la préparation à partir de ces documents. Cette préparation de la livraison se fait comme suit : après avoir distribué entre les manoeuvres les documents reçus, ils prennent des palettes selon le nombre dont ils ont besoin en se référant toujours aux documents, les alignent dans la cour ou à l’intérieur même du magasin, ils rassemblent enfin les produits sur ces palettes. La préparation est faite une fois les produits indiqués sur les documents réunis. A titre d’indication, ils accrochent des plaques sur l’un des cageots se trouvant sur les palettes pour les distinguer les un des autres, celle-ci indique les références inscrites sur les documents. Celles-ci peuvent être les numéros des camions livreurs, ou le code du chauffeur livreur,… Les autres manoeuvres n’attendent pas que les diables soient libérés pour effectuer à leur tour la préparation d’autres documents mais ils effectuent la préparation manuellement. L’Agence envoie des manoeuvres dans les grandes surfaces pour servir les acheteurs des produits STAR, c’est une technique de vente où les manoeuvres rangent les produits STAR dans le magasin de stockage des grandes surfaces et sur les rayons ; ils donnent également un coup de mains aux aides livreurs qui y effectuent des livraisons ; ces manoeuvres utilisent aussi les diables de l’agence. Ces matériels (diables et les transpalettes) ne sont pas suffisants. Il doit être en rapport avec l’augmentation des clients qui entraîne automatiquement l’augmentation des emballages. Cette insuffisance de matériels touche également le matériel informatique.

b). L’utilisation de matériels informatiques désorganisée Pour le service commercial, cinq (5) ordinateurs seulement sont à leur disposition. Ceux-ci pour le C.A, les deux (2) C.S, les trois (3) agents de maîtrise et les autres employés. Elles ressentent vivement l’insuffisance de l’ordinateurs surtout dans la matinée de sept heures et demie à huit heures et demie ; à cette heure en effet, elle sont toutes présentes au bureau pour l’exécution des diverses tâches alors que c’est l’unique heure pendant laquelle les chefs de secteurs ont le droit de travailler à l’agence pour le suivi, sur machine, des clients qui ont été visités la veille et ceux à visiter dans la journée : création ou paramétrage de clients dans leurs secteurs, édition des extraits de compte clients, vérification de factures, mise à jour des feuilles de route et plan de leurs secteurs ; Ces personnes se bousculent sur les machines tous les matins. L’opérateur de saisie des commandes de ventes livrées est ainsi dérangé par les C.S pressés de partir pour les « visites clients », ils demandent parfois à cet opérateur de faire une ou quelques éditions sur son poste, amenant à faire des erreurs dans certaines de ses opérations, cela a des effets négatifs dans les valeurs (en quantité surtout) des stocks théoriques. Outre ce problème d’insuffisance de moyens matériels, la perfection du matériel informatique en est un autre.

Renforcement du parc matériel

C’est sûr, que sans le matériel, le personnel ne peut rien faire, le matériel est parmi les moyens les plus importants pour que l’entreprise puisse bien fonctionner et atteigne sans difficulté ses objectifs. Ces matériels sont les diables, les transpalettes et les matériels informatiques.

a). Augmenter le nombre de matériels Pour le personnel en magasin (les dockers, les manoeuvres et les aides livreurs), il leur faut au moins un (01) diable pour deux (02) pour que l’attente de ces matériels ne soit plus une excuse dans le retard de l’accomplissement du travail et des livraisons ; en effet, plus les produits à livrer sont préparés et chargés à l’avance, plus les livraisons seront accomplies dans les temps et à l’heure (au jour le jour). Il faut doter au moins une (01) transpalette chacun des magasins, qui évitera peut être le conflit du personnel en magasin qui se dispute ces chariots ; cela évitera aussi l’arrêt de travail (chargement, déchargement ou rangement des produits) au magasin sous prétexte que les autres magasins sont encore en train d’utiliser les transpalettes. Si la société choisit cette option (augmentation de leur nombre), elle va effectuer ce qu’on appelle « un investissement de capacité », car elle va acquérir de nouveaux diables et de nouveaux transpalettes pour activer les travaux en magasins. Mais elle pourra aussi adopter une autre option, en faisant « un investissement de productivité », c’est un investissement destiné à remplacer les diables et les chariots élévateurs par d’autres matériels encore plus performants grâce aux progrès techniques.

b). Programmer l’utilisation des matériels informatiques Pour réduire les nombreuses erreurs qui falsifient les stocks théoriques des produits, l’opérateur de saisie des commandes des ventes livrées doit avoir à sa disposition une machine à lui tout seul sans qu’il soit dérangé jusqu’à l’achèvement des différentes opérations. Il en est de même pour l’employé commercial qui a aussi des opérations à faire comme la programmation des camions livreurs, le suivi de la consommation des carburants de ces camions, d’autres services demandés par les cadres et le directeur,… Au niveau des chefs secteurs se pose le problème d’horaire ; ils ont le droit d’être à l’agence dans la matinée, de sept heurs et demie à huit heure et demie, cet horaire n’est pas suffisante pour ces chefs secteurs vu qu’il sont plusieurs à utiliser le restant d’ordinateurs disponibles, deux (2) au plus, alors que l’état d’opérations doit être fait sur machine avant qu’ils partent pour les visites de leurs clients. Il faut programmer l’utilisation de ces ordinateurs comme suit :

Bien étudier les contraintes

Les systèmes d’approvisionnement utilisés diffèrent d’un programme à un autre. Certains systèmes déterminent les quantités à commander en servant uniquement de données antérieures. Dans d’autres systèmes, les responsables commandent les produits en se basant sur l’estimation des besoins du programme. Les programmes diffèrent également dans la fréquence des commandes et dans la façon de déterminer les quantités à commander. Malgré ces différences, les principes de gestion de l’approvisionnement constituent le fondement de ces systèmes et de leurs variantes et sont extrêmement efficaces pour améliorer la gestion de l’approvisionnement. Il peut y avoir des périodes de vente plus importantes que d’autres, le stockage durant la période assez mouvementée n’est pas une solution surtout dans le cas de besoins : en effet, les produits ont une date limite de consommation et le nombre de produits que peut contenir le magasin est limité. L’un des problèmes d’approvisionnement demande des contacts directs avec la production ou l’usine ; une fois le programme de production à l’usine est arrêté et budgétisé pour l’exercice, en fonction de prévisions énoncées par les agences qui sont souvent optimistes, on laisse la direction industrielle réaliser le programme et la livraison.

Tout cela se fait sans réaction immédiate même si les ventes en cours sont inférieures aux prévisions ; les stocks gonflent, la direction de la production maintient l’activité prévue par esprit de facilité car elle évite les licenciements, et la direction des ventes en espérant une reprise ; il est donc souhaitable que la direction des ventes ait bien la responsabilité directe des stocks de produits. Cela l’amènera à modifier le programme qu’elle a établi pour la direction de production en se limitant à m<x<M avec : m: la quantité minimum que l’usine doit produire. M : la quantité maximum que l’usine peut produire, c’est-à-dire sa capacité. On doit donc réunir le maximum d’informations techniques et économiques avant de passer les commandes. Une simple erreur lors de la détermination des quantités à commander entraîne : soit,

Création d’un nouveau magasin

Vu l’évolution de la distribution, le volume des boissons à stocker a augmenté, l’espace du magasin n’est plus suffisant. Pourquoi ne pas créer un nouveau magasin pour qu’on puisse ensuite stocker séparément aussi les boissons gazeuses internationales des eaux et boissons STAR ? Ce qui facilitera l’accès des camions livreurs, la circulation des moyens de levage, les inventaires seront biens préparés et biens effectués, et la subdivision des aires de stockage en unité sera plus cadrée. La seule question : est-ce qu’il y a encore suffisamment de terrain pour ce nouveau magasin ? La réponse à cette question est affirmative ; le grand terrain devant les autres magasins appartenant à la société sera un avantage, le personnel de l’agence s’en sert comme terrain de foot, mais il y restera encore suffisamment de terrain pour ne pas leur priver de sport qui fait partie de leur activité (de leur passe temps) ; ce magasin aura la même surface que celui du magasin des boissons gazeuses et non gazeuses actuel. Ce dernier servira à stocker les boissons gazeuses internationales en bouteille, en canette et en P.E.T avec leurs propres impropres et le magasin actuel servira à stocker seulement les boissons gazeuses et non gazeuses de la STAR, les eaux avec les produits impropres de leur gamme.

Afin de garantir la qualité des produits et la qualité de l’emballage, le nouveau, ainsi que les anciens magasins doivent être soumis à des contrôles permettant d’évaluer une aire de stockage. Ces contrôles sont relatifs à l’aire de travail, la température, l’éclairage, l’humidité, l’entassement des produits, la propreté, l’absence d’insectes ou d’animaux nuisibles, le système de sécurité et de sûreté, et l’accès. Si une des conditions nécessaires n’est pas respectée, on doit envisager de faire des changements, pour permettre par exemple le nettoyage correct et le mouvement efficace de stocks et éviter les pertes. Par exemple, les boissons ne doivent pas être exposées à une chaleur excessive (supérieure à 40° centigrades), aux insectes. La pièce ou l’aire de stockage doit être bien ventilée. Elle doit avoir des fenêtres qui favorisent la circulation de l’air ou disposer d’un ventilateur pour bien faire circuler l’air. Toute aire d’entreposage doit être fermée à clé pour en empêcher tout accès non autorisé. Les directives concernant la durée de conservation doit, enfin, s’appliquer à tous les produits à la STAR, et cette durée de conservation de chaque type de boissons est différente selon leur date limite d’utilisation optimale ou DLUO.