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Le publipostage dans Microsoft Word permet de créer des lettres, des enveloppes, ou des étiquettes personnalisées en utilisant une base de données ou une liste de destinataires. Ce processus est particulièrement utile pour envoyer des communications massives personnalisées, comme des invitations, des factures, ou des lettres de suivi.
Voici les étapes pour réaliser un publipostage dans Word :
1. Préparer la source de données
La source de données est un fichier contenant les informations que vous souhaitez insérer dans votre document Word. Vous pouvez utiliser :
- Une feuille de calcul Excel
- Une base de données Access
- Une liste de contacts Outlook
- Un fichier CSV ou une table dans Word
Exemple : Si vous avez un fichier Excel avec les colonnes Prénom, Nom, Adresse, Ville, ce sera votre source de données.
2. Créer le document principal
Ouvrez un nouveau document Word et préparez le texte général qui sera utilisé dans tous les documents, en incluant des champs qui seront remplacés par des informations provenant de la source de données.
3. Démarrer le publipostage
- Dans Word, allez dans l’onglet « Publipostage ».
- Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » puis choisissez le type de document que vous souhaitez créer (par exemple, « Lettres », « Enveloppes », « Étiquettes »).
- Sélectionnez « Sélectionner les destinataires » et choisissez « Utiliser une liste existante ». Ensuite, ouvrez votre fichier Excel ou une autre source de données.
4. Insérer les champs de fusion
- Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer des données (par exemple, le prénom ou l’adresse).
- Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » et sélectionnez le champ approprié (par exemple, Prénom ou Nom). Vous verrez un champ de fusion apparaître, comme
<<Prénom>>. - Continuez à insérer tous les champs nécessaires à l’endroit voulu dans le document.
5. Aperçu du résultat
Cliquez sur « Aperçu des résultats » dans l’onglet Publipostage pour voir à quoi ressemblera le document final avec les informations fusionnées.
6. Finaliser le publipostage
- Cliquez sur « Terminer et fusionner ».
- Vous pouvez choisir « Imprimer les documents » pour imprimer directement, ou « Modifier les documents individuels » pour créer un nouveau fichier Word avec toutes les lettres ou documents fusionnés.
7. Sauvegarder et imprimer
Si vous avez choisi « Modifier les documents individuels », vous pouvez sauvegarder votre nouveau fichier avec les documents personnalisés ou l’imprimer directement.