Place du cahier des charges dans le projet

Tout d’abord, il convient de rappeler que la réussite d’un projet passera impérativement par la définition écrite, détaillée, précise, exhaustive et évaluable:
• des objectifs (mesurables) à atteindre;
• des ressources requises;
• de la planification de la mise en œuvre;
• des outils d’évaluation;
• des méthodes de contrôle.
Dans le cadre de la réalisation d’un projet, le cahier des charges n’est qu’une étape dans le processus suivant:
• nomination d’un responsable du projet;
• exploration des possibilités techniques et de l’état de l’art en la matière;
• obtention d’un consensus sur le projet au sein de l’entreprise;
• rédaction du cahier de charges et de la méthodologie d’évaluation des offres;
• émission du cahier des charges et la présentation formelle de celui-ci aux soumissionnaires potentiels;
• analyse des offres;
• négociation et signature du contrat de mise en œuvre;
• mise en œuvre, suivi et évaluation des résultats du projet.
Choisir entre 2 approches
2 points de vue différents peuvent être envisagés:
• imposer une solution, des spécifications détaillées, un outil ou un produit;
• décrire uniquement les fonctionnalités souhaitées en laissant le choix de la solution à adopter. Dans la pratique, le cahier de charges sera souvent un mélange de ces deux approches, le choix s’effectuant selon les besoins, l’état de connaissance des solutions potentielles, le niveau et la quantité de compétences disponibles dans l’entreprise pour le rédiger et analyser les offres. Quelques règles à respecter:
• une question doit être précise et se terminer par un point d’interrogation;
• une question ne doit être posée que si on peut en utiliser la réponse dans le processus d’évaluation;
• les questions doivent être formulées de façon à obtenir le maximum de réponses quantifiées, ce qui simplifie l’évaluation;
• la quantité de questions et de réponses doit être facilement manipulable et gérable (l’utilisation de formulaires informatiques préétablis par le demandeur est un must);
• le processus d’évaluation doit si possible être informatisé.

Le cas de l’appel d’offres

Dans le cadre d’un appel d’offre, le cahier de charges comprend deux sections:
• une section distribuée aux soumissionnaires contenant: o la description et le contexte du projet,
o les spécifications applicatives, techniques, de réalisation et de suivi du projet,
o les spécifications administratives et contractuelles,
o les formulaires de réponses;
• une section non distribuée comprenant:
o la méthodologie d’analyse des offres,
o le détail des critères de sélection.
3 – Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet
Dans quel contexte le cahier des charges est-il établi et quels sont ces objectifs. La réponse à ces questions essentielles passera par la définition des éléments suivants:

Description générale du projet

• objectifs poursuivis par l’entreprise;
• positionnement du projet dans l’entreprise par rapport à son fonctionnement actuel;
• importance stratégique et économique.

Objet du marché

• la description non équivoque et la quantification du marché (fourniture matériel informatique et/ou de logiciels, services de développement, gestion de réseau, info-gestion,…);
• les éléments auxquels une réponse obligatoire est requise sous peine que l’offre ne soit pas prise en considération;
• la possibilité pour le soumissionnaire de proposer toutes les options qu’il estimera susceptible d’améliorer son offre (évaluées en utilisant les mêmes critères que pour la partie obligatoire).
Description des processus informatiques et non informatiques
Les processus informatiques et non informatiques existants, ainsi que les processus à interfacer seront décrits:
• organisation de l’entreprise;
• applications et départements de l’entreprise impliqués (par exemple par un changement du mode de travail dans les services);
• systèmes informatiques existants en relation avec ou impactés par le projet.
4 – Contenu, 2 : spécifications applicatives
Ces spécifications décriront notamment:
• le contenu des écrans de l’utilisateur final ( informations affichées ou à introduire);
• le contenu des bases de données à créer ou existantes et à utiliser;
• les différentes transactions informatiques et leur cheminement entre les utilisateurs et les bases de données;
• les traitements à effectuer pour chaque transaction;
• les liaisons avec les applications existantes (stock, facturation,…);
• l’interface utilisateur (par exemple, le choix du navigateur Internet, l’emploi des langues, l’ergonomie,…).
5 – Contenu, 3 : spécifications techniques
Ces spécifications définiront ou préciseront les choix suivants:
• localisation des terminaux utilisateurs et des serveurs informatiques;
• localisation des applications et des bases de données (lieux d’hébergement, répartition des processus applicatifs entre serveurs et utilisateurs);
• volumes (nombre et fréquence des transactions entre les utilisateurs et les applications résidant dans les serveurs);
• réseau reliant les utilisateurs et les serveurs (type, vitesse et performance des liaisons, disponibilité, support);
• architecture et fonctionnalités des serveurs:
o de pages web,
o d’applications,
o de bases de données;
• plate-forme e-commerce : développée sur mesure ou choisie parmi les solutions du marché;
• solution de paiement (paiement électronique en ligne ou paiement traditionnel après réception de l’achat);
• hébergement des serveurs: dans l’entreprise ou chez un fournisseur de services (ISP):
o chez un ISP : critères de choix de l’ISP (projets déjà réalisés, qualité des services, techniques de sécurité, support aux utilisateurs, outils de mesure de
performances et de statistiques, possibilités d’accès, coût, …),
o dans l’entreprise : compétences techniques spécifiques requises (sécurité, service opérationnel 24 heures sur 24, …);
• outils de sécurisation des transactions et des serveurs en fonction du choix du mode d’hébergement des serveurs (encryption, certificats, authentification par clés, mots de passe, proxy, firewall, programmes anti virus,..);
• équipements additionnels et/ou équipements à mettre à jour (terminaux, serveurs, réseaux locaux ,…);
• procédures, outils et ressources pour assurer la gestion et la maintenance : du réseau, du matériel, des logiciels, des accès, de l’usage, des coûts, de la facturation, du support utilisateur (help desk), de la performance,…
• migration du système actuel vers le nouveau (aspects techniques, organisationnels, humains, …);
• performances que le système doit supporter dans 90 % des cas: temps de réponse utilisateur, temps de panne toléré, outils de mesure des performances, disponibilité requise,…);
• évolutivité de la solution (possibilités et coûts);
• plan de formation des utilisateurs et des gestionnaires;
• documentation requise;
• impact sur l’organisation actuelle;
• facteurs de qualité: mesure ou appréciation.
6 – Contenu, 4 : spécifications de réalisation
Les contraintes du demandeur
Cette partie concerne tout d’abord la liste des contraintes imposées par le demandeur. Il peut s’agir de:
• standards techniques (hardware, interfaces, protocoles, langages de développement, format de fichiers, échange de données, interface graphique pour les utilisateurs, interface avec les bases de données,…);
• standards propres à l’entreprise : documentation, méthode d’analyse, outils de gestion de projets, de maintenance des applications, logiciels utilisés,…;
• ressources : accessibilité des locaux, disponibilité du personnel, réutilisation du câblage, de matériel existant,…
Les points à définir
Par ailleurs, les points suivants seront clairement définis:
• maquette ou démonstration fonctionnelle: objectifs, représentativité par rapport au projet complet, configuration, plan de travail, ressources, critères d’acceptation avant de poursuivre les travaux;
• calendrier des prestations : début, fin, phases, check-points;
• planning de disponibilité des ressources (quantité, qualification , dates, lieux ) mises à disposition du prestataire par l’entreprise;
• planning de migration de la situation actuelle vers le nouveau système;
• contenu et calendrier des réceptions provisoires et définitives du projet . On précisera la méthodologie, le plan et les outils requis pour effectuer les tests:
o fonctionnels, de performance et de qualité,
o de montée en charge du réseau et des applications, d’ergonomie,
o des fonctions de sauvegarde et de reprise;
• outils utilisés pour mesurer le bilan fonctionnel, technique et budgétaire, pendant la vie du projet.