Savoir rédiger vos e-mails professionnels

Réfléchir avant d’envoyer un e-mail

Il faut faire particulièrement attention à ne pas s’enflammer dans la rédaction et l’expédition d’un e-mail.
L’e-mail n’est pas le media idéal pour régler un problème relationnel car on perçoit difficilement le ton qu’utilise l’émetteur.
Certains e-mails professionnels demandent parfois un temps de réflexion afin de peaufiner une réponse adéquate.
Le destinataire aura le pouvoir de transférer un message sans que l’émetteur le sache. Il arrive que certains e-mails « fassent le tour » d’une entreprise et nuisent de façon irréversible à l’image de l’émet-teur. On voit malheureusement ainsi circuler des e-mails, reflets de l‘émotion et de la colère. Les paroles s’envolent mais les e-mails sont des écrits qui restent. Soyez prudent !
Précautions à prendre dans l’envoi d’un e-mail
■■ Éviter les abréviations
Si nous avons l’habitude de les utiliser pour un SMS (ou texto), il faut les proscrire des e-mails :
Rdv, ns, vs, cdt, bjr, qqch, cad… et bien d’autres.
Elles sont le reflet certes d’une vie à cent à l’heure mais elles ne sont guère respectueuses des destinataires.
■■ Éviter le langage familier
Ne commencez pas un e-mail ou ne mettez pas en objet des expressions familières telles que :
Coucou…
C’est moi…
Encore moi…
Toujours la même…
■■ Utiliser à bon escient le vocabulaire
Trop d’e-mails de réclamation, entre autres, contiennent des mots qui expriment la colère, les sentiments qui n’ont pas leur place dans un contexte professionnel.
Évitez d’écrire pour évoquer un retard de livraison :
Nous sommes victimes…
Nous sommes déçus de votre retard de livraison…
Je prendrai les sanctions qui s’imposent…
Les conséquences néfastes…
■■ Contrôler l’orthographe de l’e-mail
Par principe, relisez votre e-mail avant d’appuyer sur la touche
« Envoyer ». Ainsi, vous éviterez des fautes qui nuisent à la qualité de la transmission du message.
Certains logiciels ou sites disposent d’un vérificateur orthographique qui compare les mots du message à un dictionnaire permettant de retrouver surtout les fautes de frappe, les coquilles…
Si vous avez des difficultés en orthographe, il est préférable de taper le corps du texte dans un logiciel de traitement de texte (par exemple Word) qui possède un vérificateur orthographique et grammatical capable de détecter les fautes mais aussi de proposer des solutions d’accords grammaticaux. Vous copierez et collerez ensuite le texte dans le corps de l’e-mail.
■■ Vérifier l’e-mail avant de l’envoyer
Avant d’appuyer sur la touche « Envoyer », vérifier :
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le texte de l’e-mail
la qualité de l’objet
la présence des éventuelles pièces jointes souhaitées
la totalité des destinataires
l’orthographe
le vocabulaire
les abréviations
Quand le message est réellement prêt, cliquez alors sur « Envoyer ».

Le plan

L’e-mail professionnel présente une construction simple car son objectif est d’aller à l’essentiel. Cependant, on distingue :
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l’e-mail court : il ne demande pas de développement car il est une réponse à une demande (comme par exemple : une demande de documentation).
l’e-mail en forme de lettre : il développe une situation complexe qui nécessite une explication, une justification.

L’introduction

Comme pour une lettre traditionnelle, l’introduction se doit d’être courtoise ; elle tient compte de la qualité du destinataire et exprime avec clarté et sobriété le motif de l’e-mail.
L’introduction peut prendre deux formes selon qu’il s’agit d’un e-mail de premier contact ou d’un e-mail de réponse : un e-mail de demande ou de proposition (premier contact)
Dans ce cas, l’émetteur ne peut se référer à aucune correspondance. Il doit exprimer dans l’introduction le(s) motif(s), les faits qui permettront au destinataire de comprendre, dès la première ligne, le but de l’e-mail.
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un e-mail de réponse ou d’accusé réception
Dans ce cas, l’émetteur fait référence dans l’introduction soit à un document, soit à un entretien téléphonique, soit à une correspondance antérieure… Il permet au destinataire, par exemple, de retrouver la chronologie d’un dossier.
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L’appellation dans le cadre d’une entreprise en réseau
De nombreuses entreprises travaillent en réseau. Certaines personnes s’adressent, au cours d’une journée, de nombreux e-mails. Le premier e-mail doit comporter une appellation (Bonjour, Bonjour Jacques…) et les suivants peuvent ne plus en comporter. Toutefois, par courtoisie, on peut écrire le prénom suivi d’une virgule (Anne,).
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L’appellation avec des fournisseurs ou des clients
Si vous êtes en contact plusieurs fois par jour avec un fournisseur ou un client, vous pouvez supprimer l’appellation. Le plus simple est de s’adapter à la manière de procéder du destinataire.

Le développement

Le développement constitue le corps de l’e-mail et traite le sujet qui justifie l’envoi de l’e-mail. Il permet de développer une idée en l’expliquant et en la justifiant si nécessaire, de fournir une informa-tion, de communiquer une décision…

La conclusion

La conclusion est souvent une répétition synthétique des idées énoncées dans le développement. Cependant, elle met en valeur la relation qui existe entre le destinataire et l’émetteur.
Je me tiens à votre disposition pour tous renseignements qu’il vous plairait de me demander.