Renseignements généraux sur le Pavillon Sainte Fleur

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Mission, objectifs, politiques et activités du PSF

Le PSF, mène sa mission, ses objectifs, ses politiques et ses activités tout en respectant le statut et l’objectif du concessionnaire mais aussi dans le respect des dispositifs du contrat de concession conclu entre les deux parties.

Mission

La mission principale du Pavillon Sainte Fleur est d’assurer le développement du service de maternité et chirurgie infantile. Le caractère public du service fait de sa mission une mission sociale de santé. Bref, il se consacre uniquement dans le domaine sanitaire de la mère et de l’enfant.

Objectifs et politiques

En adéquation avec l’objectif des services publics qui est de servir et de satisfaire la masse, les objectifs de l’établissement sont :
– de réduire le taux de mortalité et de morbidité ;
– d’offrir des soins de qualité ;
– et d’assurer le bien être et la satisfaction des patients.
La parie fait par le Ministère de Santé lors de la mise en concession du PSF est que celui-ci devienne un pôle d’excellence du service publique et un centre de formation pour le personnel de santé. « Un pôle d’excellence » surtout en qualité de service et de tarification transparente. La tarification de ses prestations répond aux exigences d’une exploitation optimale en tenant compte du pouvoir d’achat de la population et la mission sociale du service public de santé.
Pour garder la qualité des soins, l’évaluation et le renforcement des compétences des personnels sont aussi des priorités de l’établissement. En effet, dans le cadre des lois et règlements en vigueur, le PSF considère la formation professionnelle continue de tous ses collaborateurs de tout niveau, comme un élément indispensable au développement du service de maternité et de chirurgie infantile qu’il a pour mission d’assurer. Il privilégie les actions de formation permettant à ses collaborateurs d’acquérir les connaissances nécessaires à l’exercice de leurs activités et de s’adapter à l’évolution des techniques et des métiers représentés.
Nous avons aussi remarqué que, pour le PSF, le respect du principe d’égalité en service public est primordial ainsi que la dignité humaine.

Activités

Le Pavillon Sainte Fleur mène ses activités dans le respect des dispositions du contrat de concession et des lois et règlements de la République Malgache en vigueur régissant le domaine sanitaire.

Activité principale

En se consacrant dans l’exercice de la santé publique, les activités du Pavillon Sainte Fleur sont spécifiées pour la santé des femmes et des enfants. Selon le contrat de concession, il assure toutes les activités de soins de gynécologie, d’obstétrie et de chirurgie infantile de l’HJRA du CHU d’Antananarivo. Ainsi son activité principale est essentiellement constituée par les soins externes (consultation externe) et l’hospitalisation en gynécologie, obstétrie et chirurgie infantile.

Activités connexes à l’activité principale

Les activités connexes aux soins externes sont constituées par l’ensemble des services fournis à part l’hospitalisation. Ceux sont : les consultations externes par des médecins (spécialistes ou généralistes) et des sages femmes, les vaccinations et la vente de quelques fournitures médicaux. Quant à l’activité d’hospitalisation, les activités connexes sont constituées par :
– la mise à disposition de chambres (hébergement) ;
– la vente des médicaments et autre produits pharmaceutiques uniquement aux patients hospitalisés et aux personnels de l’établissement ;
– la restauration des patients ;
– et les différents actes (chirurgicaux, accouchement,…).
Il existe trois classes d’hospitalisation permettant, par la péréquation des recettes, aux malades les plus aisés de contribuer à la prise en charge des plus nécessiteux.

Autres activités

A part ces activités, le PSF, exerçant sa vocation caritative, participe aussi à des œuvres sociaux et culturels. Ils sont relayés par des différents dons et aides (matériels sanitaires, rénovation du bâtiment amphithéâtre de l’HJRA,…) qu’il accorde à d’autres établissements sanitaires (HJRA, les CSB,…). Certaines activités sociales et culturelles sont animées par « MIOTY SOA », une association des personnels du PSF crée en 2006.

Ressources

En vue d’atteindre ses objectifs, le PSF doit disposer des moyens. Ces moyens sont constitués par différentes ressources : humaines, financières et matérielles.

Ressources Humaines

Le PSF dispose d’un important effectif de personnel qui est variable et dont les compétences sont multiples. Cette variation est due aux départs à la retraite, aux décès et aux mutations des fonctionnaires. En effet, il dispose deux (2) types de personnels : les personnels fonctionnaires et les personnels salariés.
Les personnels fonctionnaires sont constitués en majorité par les personnels médicaux et paramédicaux. Ils sont mis à la disposition du PSF par le ministère de la Santé, par respect des dispositifs du contrat de concession. L’Etat en assure la rémunération selon les barèmes de la fonction publique des corps et grades correspondants.
Quant aux personnels contractuels ou salariés, ils sont sous l’entière responsabilité du concessionnaire (salaires, primes,..). Ce sont surtout les personnels liés à l’administration, la gestion et au soutien technique de l’établissement.
Voir en annexe la liste des personnels. (cf. annexe N°1)

Ressources financières

Le PSF bénéficie de deux sources de recettes.
Les ressources financières nécessaires au fonctionnement du Pavillon Sainte Fleur proviennent essentiellement des sommes perçues auprès des patients dans l’exercice de ses activités. Pour les investissements importants qui dépassent les possibilités financières de l’établissement, les sommes investies sont prises en charge par l’Ordre de Malte France sous forme de subvention.

Ressources matérielles et équipements

D’une nécessité capitale, face à la nature de ses activités, les ressources matérielles et équipements occupent une part importante dans le patrimoine du PSF. Le terrain nécessaire à l’exécution du service est mis à la disposition du Concessionnaire par le Concédant. L’entretien et le maintien à niveau des bâtiments incombent au Concessionnaire. Les matériels et équipements affectés au PSF sont essentiellement des dons de l’Ordre de Malte France. Ils sont constitués :
– des matériels liées directement aux activités de l’établissement (échographes, appareils chirurgicaux, lits, les appareils pour la décontamination, etc.…)
– des matériels liés au fonctionnement : les mobiliers de bureau, les matériels nécessaires pour le fonctionnement de la pharmacie (frigo, armoire de rangements,…)
– les matériels de transport (une voiture et un scooteur)
A part les renseignements généraux cités ci-dessus, le PSF s’identifie en mieux par ses propres caractéristiques spécifiques.

Spécificités de l’établissement Sainte Fleur

Comme toute entité, le Pavillon Sainte Fleur a ses propres caractéristiques spécifiques. De sa dénomination même découlent ses spécificités que nous allons voir un par un, dans cette présente section.

Un établissement de concession

Une définition de ce qu’on entend par contrat de concession nous permettra de comprendre cette première spécificité du PSF.
La concession c’est un des principaux contrats de délégation de service public. « La délégation de service public est un contrat par lequel une personne morale de droit public confie la gestion d’un service public dont elle a la responsabilité à un délégataire public ou privé, dont la rémunération est substantiellement liée aux résultats du service.
Le contrat de concession, c’est le contrat qui charge un particulier ou une société d’exécuter un ouvrage public ou d’assurer un service public à ses frais, avec ou sans subvention, avec ou sans garantie d’intérêts, et que l’on rémunère en lui confiant l’exploitation de l’ouvrage public ou l’exécution du service public avec le droit de percevoir des redevances sur les usagers de l’ouvrage ou sur ceux qui bénéficient du service public. »3

Un établissement à but non lucratif

Les recettes collectées du fait de l’exercice des activités, contribuent à couvrir les charges d’exploitation du concessionnaire afin de maintenir l’équilibre financier de l’établissement. Le PSF assure une mission sociale publique, qu’est la santé. Comme étant un organisme caritatif, l’Ordre de Malte se satisfait de la bonne marche de l’établissement pour se sentir rémunéré.

L’autonomie financière et mode de gestion privée

Tout en gardant sa structure publique, le PSF a une gestion autonome et une comptabilité propre. La gestion et l’administration générale du PSF sont placées sous la responsabilité d’un Directeur désigné et rémunéré par les OHFOM. Les règles des comptabilités appliquées sont celles de la comptabilité privée.
Le PSF est un établissement de concession à but non lucratif administré sous une mode de gestion privé. Mais qu’en est-il de son environnement ?

Environnement et taille

L’organisation et la gestion du PSF sont largement déterminées par les contraintes extérieures auxquelles il doit faire face. Il convient alors de distinguer le micro et la macro environnement.

Micro environnement

Il est constitué par les principaux clients et fournisseurs du PSF ainsi que la relation avec les OHFOM.

Les principaux clients ou bénéficiaires

Servir et satisfaire les clients est le premier souci du PSF. Il s’occupe spécialement de la mère et des enfants. Ce sont les femmes enceintes qui fréquentent le plus l’établissement. On y distingue deux catégories : les clients particuliers et les clients pris en charge par les entreprises. Il existe quatre catégories de chambres afin de mieux servir les clients et malgré les différentes catégories d’hospitalisation, une des paris du Pavillon Sainte Fleur est de garder la qualité des soins au meilleur niveau possible pour tous les patients sans aucune distinction.

Les fournisseurs

Le PSF entretient des relations avec différentes fournisseurs qui lui fournissent les produits dont il a besoin pour réaliser sa mission.

Achats

Pour accomplir ses activités, le PSF doit effectuer différents achats. Il entretient donc des relations avec différents fournisseurs agréés. Par ailleurs, l’Etat autorise le Concessionnaire à se fournir en médicaments à la pharmacie centrale de l’HJRA ou à la centrale d’achat SALAMA. A cause du changement rapide des prix mais surtout des pénuries de médicaments et d’autres produits pharmaceutiques sur le marché, le PSF cherche toujours à améliorer sa technique d’achat. Il est actuellement en train de finaliser un projet de partenariat avec un fournisseur principal afin d’assurer son besoin sur une base annuelle et éviter ainsi les ruptures d’approvisionnement.

Prestations médicales extérieurs

Le PSF entretient des relations matérialisées par des conventions particulières avec l’HJRA, pour adresser à cet établissement les patients ayant besoin d’actes médicaux ou chirurgicaux pour lesquels le PSF ne dispose pas des compétences humaines ou des moyens techniques nécessaires, notamment dans les domaines de la radiologie et de la biologie. Il procède de la même manière avec les établissements auxquels il devrait faire appel pour les services qui ne sont pas disponibles au sein de l’HJRA.
En effet, les fournisseurs dont le PSF a besoin sont essentiellement les fournisseurs de matériels et mobiliers de bureau, des pièces d’entretien et des produits pharmaceutiques. Quant aux machines et les différents meubles utilisés, ils sont fournis par les OHFOM.

La relation avec les OHFOM

Des dons et des subventions en appareils et matériels sont reçus de l’Ordre de Malte, permettant à l’établissement de fournir un service de confort aux patients.
Etant donné que le Directeur du PSF est nommé par l’Ordre de Malte France, toutes les décisions prises sont communiquées aux OHFOM. Des rapports périodiques sont envoyés aux OHFOM sur la gestion de l’établissement et l’utilisation des dons reçus. Une équipe d’auditeurs du siège sont venus semestriellement auditer les comptes (bilan et compte de résultats) et examiner le bon fonctionnement de l’établissement.

Macro environnement

La macro environnement est constituée de toutes les structures sociales et institutionnelles qui ont des impacts directs sur le fonctionnement du PSF.

L’environnement technologique

Le PSF est abonné en connexion internet qui facilite sa relation avec l’extérieur. Il utilise le logiciel CIEL dans le traitement de la comptabilité.

L’Etat

L’Etat est représenté par le Ministère de la Santé. Que ce soit en termes d’application des dispositions énoncées dans le contrat de concession, de la continuité des activités et du maintien de la qualité des services, il joue le rôle de contrôleur. Il dispose des prérogatives de puissance publique pour exercer son rôle. Le PSF lui communique toutes les informations qu’il demande. Il a aussi ses apports pour le fonctionnement de l’Etablissement comme : les personnels fonctionnaires, le terrain et le logement nécessaire pour l’exploitation du service public et les énergies (eau et électricité). Ces apports ont permis d’alléger les charges de l’établissement, un avantage pour ce dernier de pouvoir offrir un service meilleur et au moindre coût. L’Etat contrôle la qualité du service rendu, les prix pratiqués et la qualité de gestion mise en place, ainsi que l’accomplissement des dispositifs du contrat de concession.

L’environnement politico-juridique

Etant un établissement de concession à vocation caritative, Le PSF a des avantages en matière fiscale et surtout sur les taxes d’importation.

Fiscalité : TVA, IRSA, impôts et taxes

La situation fiscale du pavillon Sainte Fleur est encours de régularisation car il ne possède pas d’un NIF. Une exonération de taxe (TVA, IR) est prévue par l’accord du siège. Cependant, il est taxable à l’impôt sur les revenus salariaux.

Importations

Les importations ou les dons que ce soit des matériels ou des médicaments destinés au PSF pour l’accomplissement de sa mission de service public, se feront en franchise de tous droits et taxes jusqu’à leur destination finale ; ils circulent du point d’importation jusqu’au PSF avec les mêmes franchises. En effet, tous matériels importés appartient ensuite à l’Etat en cas de rétraction de l’Ordre de Malte.

Taille

Il est difficile d’apprécier la taille sur la base d’un critère unique. Pour nous donner une idée sur la taille du PSF, nous allons se référer sur les critères suivants :

Du point de vue nombre du personnel

Le Pavillon Sainte Fleur emploi plus de 50 personnel permanents. Au total 79 personnels dont 42 fonctionnaires et 37 salariés.

Du point de vue étendu géographique

Dans l’enceinte de l’HJRA, le Pavillon Sainte Fleur constitue un ensemble de bâtiment en forme de T d’une superficie de 2468m².

Du point de vue nombre d’activités

Le PSF se consacre essentiellement sur l’exploitation du service public hospitalier qui lui est confié. En effet, ses activités sont consacrées dans le domaine de santé publique et sont constituées par des consultations externes et d’hospitalisation en gynécologie, obstétrie et chirurgie infantile.
De tous ceux qui précèdent, on peut résumer que le PSF est une maternité publique mise en concession depuis 1999. Se situant au sein de l’HJRA, il est actuellement administré sous l’entière responsabilité de l’ordre de Malte France dénommé le concessionnaire. En effet, le PSF est un établissement de concession de service public hospitalier à vocation non lucratif.
Ainsi, nous avons ci-dessus quelques renseignements nous permettant d’avoir une idée générale sur le PSF, entrons maintenant

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE
Section 1 : Renseignements généraux sur le Pavillon Sainte Fleur
Section 2 : Spécificités de l’établissement Sainte Fleur
Section 3 : Environnement et taille
CHAPITRE II : STRUCTURE ORGANISATIONELLE
Section 1 : Structure et organisation générale
Section2 : Structure et organisation de la fonction comptable et financière
CHAPITRE III : LES ASPECTS THEORIQUES
Section 1 : Généralité sur le contrôle interne comptable et financier
Section 2 : Contrôle interne et organisation comptable
DEUXIEME PARTIE : DIAGNOSTIC
CHAPITRE IV : ETAT DES LIEUX
Section 1 : Les processus comptables
Section 2 : Le Système d’information
CHAPITRE V : ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT
Section 1 : Les points forts
Section 2 : Les points faibles
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS, CONDITIONS DE REUSSITE ET LIMITES DES SOLUTIONS
CHAPITRE VI : PROPOSITION DES SOLUTIONS
Section 1 : Rénovation de la procédure comptable
Section 2 : Amélioration des systèmes d’informations
CHAPITRE VII : MISE EN PLACE DES SOLUTIONS
Section 1 : Approche pour conception d’un manuel de procédure
Section 2 : Procédure de renforcement des systèmes d’informations : « système informatisé- hiérarchisé »
CHAPITRE VIII : RESULTATS ATTENDUS, CONDITIONS DE REUSSITE ET LIMITES
Section 1 : Résultats attendus
Section 2 : Conditions de réussite des solutions
Section 3 : Limites des solutions
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

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