OMM-CLIC
PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Ministère des Finances et du Budget
Historique
Le grand bâtiment du Ministère a été inauguré le 21 juin 1965 par le Président Philibert TSIRANANA, Victor MIADANA était le Ministre de l’Argent. Avant 1997, ce ministère était dénommé Ministère des Finances et Budget. C’est après 1997 qu’on a changé son appellation en Ministère des Finances et de l’Economie.
En 2002, le Ministère est devenu le Ministère de l’Economie, des Finances et du Budget.
Missions
Conformément aux dispositions du Décret n°2007-633 du 10 juillet 2007 modifiant certaines dispositions du Décret n°2007-185 du 27 février 2007 fixant les attributions du Ministère des Finances et du Budget ainsi que l’organisation générale de son Ministère. Dans le cadre de la politique générale de l’Etat, le Ministère des Finances et du
Budget
– Elabore et met en œuvre la politique financière, fiscale et budgétaire de l’Etat comprenant : l’élaboration des projets de Lois de finances, le contrôle et la synthèse de l’exécution des Lois de Finances, les travaux d’assiette, de contrôle et de recouvrement des ressources fiscales et douanières, la gestion et le contrôle du patrimoine de l’Etat et de la gestion financière du personnel de l’Etat, la tenue des comptes de l’Etat et des collectivités locales, la gestion de la trésorerie et de la dette intérieure et extérieure de l’Etat, la coordination de la politique du gouvernement en matière de micro-finance.
– Partage avec d’autres entités le pilotage de l’économie et la maîtrise des grands équilibres économiques, financiers et monétaires qui consistent en l’établissement, le suivi et le perfectionnement de tableau de bord et la conduite de travaux et d’an alyses susceptibles d’éclairer les choix et décisions du gouvernement en matière budgétaire et financière.
– Assure la gestion et le suivi évaluation des aides extérieures et contribue a l’harmonisation de la coopération avec les bailleurs de fonds
– Assure la tutelle des institutions financières et des établissements publics.
– Contribue activement au bon déroulement de l’évolution de l’environnement institutionnel Malagasy dans le cadre de la décentralisation et de la déconcentration, de la régulation de l’environnement comptable de l’ensemble des secteurs économiques.
La Direction des Systèmes d’Information ou la DSI
Historique
En 1997, la DSI, une des nouvelles directions rattachées au secrétariat général, a été créée pour répondre aux objectifs du Ministre du Plan et des Finances.
En Matière de réhabilitation de son système d’information, les activités de la direction ont été la gestion des parcs matériels et les fournitures informatiques y compris les consommables ainsi que la maintenance des matériels informatiques. Cette dernière s’est occupée du lancement des projets informatiques plus précisément l’étude et le développement mais l’exploitation ne revenait qu’aux départements utilisateurs. Elle a été également chargée de la formation des départements utilisateurs (initiation, bureautique, programmation, analyse, maintenance…)
Actuellement, cette direction est dénommée la Direction des Systèmes d’Information, ses missions restent inchangeables mais elles sont susceptibles d’être améliorées suivant l’évolution technologique. Comme actuellement, le Ministère prévoit la mise en place des antennes WIMAX sur chaque site de la région.
Depuis sa création, cette direction continue de jouer un rôle non négligeable en matière de politique informatique du Ministère.
Fonctions et attributions
La Direction des systèmes d’Information ou la D.S.I dont le Directeur est Monsieur RAFALIMANANA Edmond, est rattachée au département du Secrétariat Général dirigé par le Secrétaire Madame ANDRIAMBOLOLONA Vonintsalama.
Conformément aux dispositions du Décret n°2007-185 du 27 février 2007 fixant les attributions du Ministère des Finances et du Budget ainsi que l’organisation générale de son Ministère, la Direction des Systèmes d’Information est chargée d’une manière générale d’organiser le support et de faciliter la centralisation et la synthèse des informations en vue d’assurer la disponibilité permanente d’informations économiques, administratives et financière fiable à jour.
La D.S.I avec son organigramme (représenté ci-après), est sous tutelle de la direction du Secrétariat Général du Ministère. La DSI dispose des quatre (4) services suivants :
Service d’Appui à la Conception (S.A.C)
Service de Développement (S.D)
Service de Veille Technologie (S.V.T)
Service de Maintenance Générale (S.M.G)
GENERALITES : INFORMATION, PROCESSUS ET SYSTEME D’INFORMATION
L’information et sa place dans l’organisation
L’entreprise est un système complexe dans lequel transitent de très nombreux flux d’informations. Sans un dispositif de ce flux, l’entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité et quantité de service satisfaisante. L’enjeu de toute entreprise, qu’elle soit de négoce, industrielle ou de service, mémorise, traite et distribue l’information à un temps record. Autrement dit, vu le rôle primordial que joue l’information de nos jours ( ère de l’information), toute organisation, quelle qu’elle soit, doit consacrer une partie de son effort et de son activité à récolter, traiter, stocker et diffuser de l’information issue de son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu’on appelle système d’information ; ce qui nous amène à définir le principale rôle du système d’information.
Le Processus
Un processus est « un ensemble d’activités liées qui transforment des éléments entrants en éléments sortants » (ISO 12207). Autrement dit, le processus peut se définir comme étant un ensemble d’activités qui saisissent un input, lui ajoute de la valeur et fournissent un output dont le destinataire peut être interne ou externe à l’organisation. Dans un processus, l’information ne joue pas seulement un rôle de support, mais elle constitue l’une des matières premières et parfois même l’unique produit fini. C’est par exemple le cas de la mesure de la satisfaction des clients, de la facturation, des services consommateurs… Les tâches de ce processus sont de saisir de l’information, de la consulter, de l’entreposer, de la transformer, de la diffuser, en résumé de traiter l’information. L’information joue aussi un rôle important dans la coordination des processus. En effet, c’est par l’information transmise par un processus que le processus qui le suit dans la chaîne logique peut s’effectuer.
Exemple 1 : Lors de la prestation de service de recrutement, une agence de recrutement fait appel
à des candidatures extérieures, procède à la sélection des candidats, propose les candidat s à son
client, transmet les informations relatives au recrutement au siège social de la société, qui établira à partir de ces informations une facture, comptabilisera la pièce pour enfin émettre cette facture à la fois à l’agence pour conserver des documents relatifs à la prestation, et au client afin qu’il puisse honorer sa facture. Dans ce schéma, l’information est nécessaire à la coordination de ces processus entre eux et avec un certain nombre des autres processus de l’organisation.
Exemple 2 : La planification et l’acquisition des ressources nécessaires à la production du service ne peuvent se faire que si l’on dispose d’informations en provenance d’autres processus. En effet, les gestionnaires responsables de ce processus doivent connaître la stratégie de l’organisation, savoir quels sont les services offerts (information provenant de Conception des produits et des services) et comment l’organisation entend les offrir (Le marketing et la vente), être au fait des politiques budgétaires (Gérer les ressources financières et physiques) et des politiques en matière de ressources humaines de l’organisation. À un niveau plus opérationnel, il est essentiel de disposer d’informations au sujet des ressources humaines en place, afin d’être en mesure d’effectuer le processus. Le cas est notamment vrai pour les entreprises de travail temporaire ou les entreprises de recrutement : il est essentiel de connaître les ressources de main d’œuvre potentielle dont on dispose pour répondre rapidement aux besoins du client.
Par ailleurs, la notion de processus est indissociable de la notion de système d’information.
En effet, le changement d’un processus influera naturellement sur le système d’information : nécessité d’information nouvelle, suppression d’information redondante, transfert de la gestion de certaines informations à un autre processus… De même la modification d’un système d’information aura une incidence sur le processus : le changement influe par nature sur la manière de travailler et donc sur le processus à adopter.
Le système d’information et système organisationnel
Un système est avant tout un ensemble d’éléments en interaction dynamique, dont les éléments sont organisés et coordonnés en vue d’atteindre un objectif, qui évolue dans un environnement.
METHODOLOGIE DE RECHERCHE
La création de cet ouvrage a nécessité l’utilisation de quelques outils et techniques qui nous ont permis de collecter les informations. Les outils servaient de mémorisation de faits et de découverte d’informations originales mais aussi, de complément à celles qui sont déjà en nos mains. Ces outils sont notamment la prise de note et l’internet. Les techniques, par contre, sont les procédés opératoires bien définis et adaptés au genre de problèmes en cause. Ces dernières favorisaient un enchainement de méthodes qui peuvent rendre les recherches plus faciles. L’entretien, l’observation directe et le stage sont les moyens choisis pour cette recherche à côté de la matrice SWOT, utilisé comme méthode d’analyse.
Outils
Prise de notes
La prise de notes sert à garder une trace écrite d’une intervention orale, d’un cours, ou d’une recherche personnelle. Elle permet de noter, bien plus rapidement que sous la dictée, les informations nécessaires. Son objectif est la mémorisation : elle permet de retenir l’essentiel d’un cours par exemple. Par ailleurs, elle désigne la transcription écrite résumée d’un discours ou d’un exposé fait par l’interlocuteur. De plus, c’est l’art de reformuler les idées dites par une personne de façon à ce qu’elles ne correspondent qu’à l’essentiel.
Grâce à la prise de notes, nous avons pu obtenir des résumés concernant les données et les renseignements parlés sur la D.S.I en faisant l’entretien auprès du personnel. En effet, la prise de note était utilisée pendant les entretiens avec les responsables au sein du projet afin de mémoriser les propos de ces derniers et de les reformuler d’une autre façon lors de la rédaction proprement dit. Cet outil nous a permis aussi de garder une trace écrite pour ne rien oublier. Cependant, elle n’est pas suffisante c’est pourquoi nous l’avons complétée par d’autres.
L’internet
C’est un des plus grands réseaux informatiques mondiaux. De la sorte, la possibilité qu’offre internet nous permet de bénéficier la plus immense source d’informations. Internet était d’une grande fonction pendant la préparation de ce mémoire car il nous a permis d’élargir amplement le champ de nos recherches. L’internet nous a donné l’occasion de découvrir plus de renseignements venant du monde entier sur le concept du système d’information. Par contre, la prise de notes et l’internet ne sont que de simples outils pour la recherche d’informations. Ces outils s’avèrent insuffisants pour recueillir les informations dans sa totalité, notamment nécessaires à l’établissement de cet ouvrage d’où l’appel aux techniques comme le stage, l’entretien ainsi que l’observation.
Techniques
Le stage
Un stage en entreprise est une activité dans le monde professionnel permettant d’acquérir de nouvelles compétences ou d’appliquer des compétences acquises par ailleurs. Le stage au sein de la D.S.I a duré douze semaines. Pendant ces temps, nous avons eu l’occasion de faire la connaissance du Chef de Service de la Base des Données, puis, de tous les personnels de chaque service, sans oublier le Directeur. Par ailleurs, tout au long du stage, les autres membres nous ont aussi beaucoup aidés. En un mot, le stage au sein de la D.S.I était un des outils de collecte rapide mais aussi il a permis à un étudiant d’anticiper déjà dans le monde du travail en s’intégrant dans la culture de l’organisation.
L’entretien individuel
L’entretien individuel est une technique de recueil de l’information qui se déroule dans une relation de face à face entre l’évaluateur et la personne enquêtée. C’est un outil simple et rapide d’utilisation, dont les ressources nécessaires à sa réalisation restent abordables. C’est en fait un outil incontournable en évaluation. Lors de mon stage au sein de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) du Ministère des Finances et du Budget, moi-même a procédé à un entretien semi-directif avec le Chef de Service de la Base des Données, construite à partir du questionnement de l’évaluation « le guide d’entretien » en ce sens qu’il n’est ni entièrement ouvert, ni entièrement fermé.
La matrice SWOT et chronogramme
Matrice SWOT
L’analyse SWOT ou matrice SWOT, est un outil permettant d’identifier les points forts, les faiblesses, les opportunités et les menaces d’une entreprise particulière. Les points forts et les faiblesses sont les facteurs internes qui créent la valeur ou la détruisent. Les opportunités et les menaces sont les facteurs externes qu’une entreprise ne peut pas contrôler.
Le but de l’analyse est de prendre en compte dans la stratégie, à la fois les facteurs internes et externes, en maximisant les potentiels des forces et des opportunités et en minimisant les effets des faiblesses et des menaces. La plupart du temps cette analyse est conduite sous la forme de réunions rassemblant des personnes concernées par la stratégie ou des experts.
REALITE DE L’APPLICATION DU SYSTEME D’INFORMATION DE LA D.S.I
Selon Hugues Angot, un SI est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions . Dans notre cas, une des principales missions d’une envergure nationale de la D.S.I dans le traitement automatique des données et dans le cadre de la centralisation de l’information (base de données) ainsi que de sa gestion est le SIGFP ou Système Intégré de Gestion des Finances Publiques qui est un système (en réseau) de gestion informatisé, traitant continuellement les lignes budgétaires et financières publiques de l’Etat.
L’exécution des dépenses et le SIIGFP-dépense
Durant mon stage au sein du département et malgré la confidentialité accentuée des données gouvernementales, nous avons pu nous initier à la manipulation du SIIGFP-dépenses qui traite exclusivement les dépenses de l’Etat et relever les démarches d’exécution des dépenses en générale, sous l’œil attentif du Chef Comptable, chargé de dossiers de la D.S.I.
Généralité sur le SIGFP
Le SIGFP ou Système Intégré de Gestion des Finances Publiques, est un système de gestion (logiciel support), mis en place et sous suivi-maintenance de la Direction des Systèmes d’Information, automatisant les principales fonctions budgétaires et financières publiques et mettant en relation endurante les divers acteurs de l’Etat (Institutions et Ministères) ainsi que ses démembrements (Régions, Communes et Établissements Publics à Caractère Administratif).
Les principales activités budgétaires sont notamment :
– la programmation du budget et élaboration des lois des finances ;
– l’exécution des recettes (SIIGFP-recette) ;
– l’exécution des dépenses (SIIGFP-dépense);
– la comptabilité générale du trésor ;
– la gestion de la trésorerie ;
– le suivi et contrôle.
Limites du système d’information actuel
La codification des lignes budgétaires communales
Selon Larousse, un budget est un état prévisionnel des dépenses et des recettes d’une entreprise, d’un Etat, d’une collectivité territoriale, d’une institution, d’une association, de tout agent économique, d’un particulier.
Par ailleurs, le budget de l’Etat se compose d’un Budget Général «-00-» (ou budget de fonctionnement et d’investissement), d’un Budget Annexe «-01-» rattaché au Budget Général (comme ce de l’Imprimerie National) et d’un Budget Communal (budgets des communes) auxquels pourraient être imputés diverses opérations budgétaires et financières publiques. Généralement dans une opération d’engagement, une ligne budgétaire de crédit se présente comme suit: 2011-220-116-00-23-0-300-00000-000-10-001-001-A-3-2463. C’est une ligne codé, représentant multiples rubriques (mission-budget-niveau…) auxquels se poursuivront des libellés d’opérations (exemple : Matériels Informatiques).
Table des matières
ACRONYMES
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
INTRODUCTION
PARTIE I – MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Ministère des Finances et du Budget
Section 2 : La Direction des Systèmes d’Information ou la DSI
Section 3 : Structure organisationnelle du MFB
CHAPITRE II : GENERALITES : INFORMATION, PROCESSUS ET SYSTEME D’INFORMATION
Section 1 : L’information et sa place dans l’organisation
Section 2 : Le Processus
Section 3 : Le système d’information et système organisationnel
CHAPITRE III : METHODOLOGIE DE RECHERCHE
Section 1 : Outils
Section 2 : Techniques .
Section 3 : La matrice SWOT et chronogramme
PARTIE II – RESULTATS
CHAPITRE I : REGARD CRITIQUE SUR LE SYSTEME D’INFORMATION DE LA D.S.I
Section 1 : Analyse de l’actuelle du système d’information de la D.S.I
Section 2 : Réalité de diffusion des informations au sein de la D.S.I
Section 3 : Perception des usagers du S.I de la D.S.I
CHAPITRE II : REALITE DE L’APPLICATION DU SYSTEME D’INFORMATION DE LA D.S.I
Section 1 : L’exécution des dépenses et le SIIGFP-dépense
Section 2 : Le système de suivi de la performance d’exécution des dépenses
Section 3 : Limites du système d’information actuel
PARTIE III – DISCUSSIONS ET RECOMMENDATIONS
CHAPITRE I : LES FORCES, OPPORTUNITES, FAIBLESSES ET MENACES
Section 1 : Les forces et opportunités
Section 2 : Les faiblesses et menaces
CHAPITRE II : RENFORCEMENT DES CAPACITES DES AGENTS ET PROPOSITION D’AMELIORATION DU SYSTEME D’INFORMATION AU DETRIMENT DES USAGERS
Section 1 : Renforcement des capacités des agents
Section 2 : Proposition d’amélioration du système d’information de la D.S.I
BIBLIOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES
TABLE DES MATIERES
