Rédiger une lettre

LES FORMULES D’APPEL OU L’APPELLATION

C’est la formule qui se met en tête de la lettre. Dans une formule d’appel, Monsieur ou Madame, prend toujours une majuscule. On écrit également la fonction de la personne à laquelle on s’adresse avec une majuscule : l’appellation est suivie d’une virgule.
Exemples :
Monsieur le Directeur,
Monsieur le Maire,
Monsieur le Préfet,
Monsieur le Président,
Monsieur le Chef de Service,
Monsieur le Chef du Personnel,
Maître (pour un homme ou une femme),
Docteur (uniquement pour un médecin, homme ou femme),
Madame la Directrice,
Madame la Juge,

LES FORMULES D’INTRODUCTION OU D’ATTAQUE

Une formule d’introduction ou d’attaque débute la lettre, après la formule d’appel.
Elle est immédiatement suivie de l’objet de la lettre.
Plusieurs formules sont possibles selon la fonction du destinataire et l’objet de la lettre.
Exemples :
Voici des formules pour demander des renseignements par exemple. Ces formules sont courantes et classées selon ’un degré croissant de courtoisie :
Veuillez m’envoyer…
Veuillez avoir l’obligeance de m’adresser (de m’envoyer)
Je vous prie de me faire parvenir…
Je vous prie de bien vouloir me faire parvenir…
Je vous serais obligé de…
Je vous serais reconnaissant de…
Je vous saurai gré de …
Formule officielle :
J’ai l’honneur de vous demander …
J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance…
Formules pour informer de quelque chose
Je vous informe que…
J’ai le plaisir de vous informer que…
J’ai le regret de vous informer que…
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance…

LES FORMULES FINALES DE POLITESSE

C’est la formule qui termine la lettre et qui se choisit en fonction du destinataire. Elle re-prend l’appellation initiale.
Exemples :
Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
Acceptez, Monsieur, mes salutations distinguées.
Agréez, Monsieur, mes salutations distinguées.
Veuillez accepter, Monsieur, mes salutations distinguées.
Veuillez agréer, Monsieur, mes sentiments les meilleurs.
Je vous prie d’accepter, Monsieur, mes salutations les plus distinguées.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sentiments respectueux.
Je vous prie de bien vouloir accepter, Monsieur, l’assurance de mes sentiments respec-tueux.
Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus respectueux.
Analyse :
1. Cherchez le sens exact du verbe « agréer » dans le dictionnaire.
2. A quel mode (indicatif ? impératif ? subjonctif ? infinitif ?) sont les verbes de ces for-mules ?
3. Quelle différence y a-t-il entre ces différentes formules de politesse ?

Rédiger des lettres correctes

PRECISER L’OBJET DE LA LETTRE

L’objet c’est ce que vous demandez, ce que vous voulez obtenir. Il est important d’apporter des précisions sur la nature de l’objet, le lieu, la date, les références, etc. dans le deuxième paragraphe de la lettre. Réunissez les renseignements nécessaires à la ré-daction de la lettre.

DEFINIR LE PLAN DE LA LETTRE

Le plan d’une lettre type est le suivant :
– 1. La formule d’introduction ou d’attaque suivie de l’objet
– 2. Les précisions sur l’objet
– 3. Les raisons de cette lettre
– 4. La formule finale de politesse
Cette lettre comporte généralement quatre paragraphes.

CHOISIR DES FORMULES ADAPTEES L’OBJET ET A L’INTERLOCUTEUR

Exercice 1
Quelle formule d’appel choisissez-vous pour vous adresser à :
– 1. un maire ?
– 2. une directrice ?
– 3. un avocat ?
– 4. un médecin ?
– 5. un chef du personnel ?
Exercice 2
Quelle formule d’attaque ou d’introduction choisissez-vous pour
1. demander une attestation d’assurance à votre assureur
2. commander un article à un fournisseur
3. réclamer
4. faire une demande exceptionnelle
Exercice 3
Quelle formule de politesse utiliseriez-vous à la fin d’une lettre
1. de commande à un grand magasin ?
2. de demande d’extrait d’acte de naissance destinée au Maire ?
3. de candidature à un examen destinée à l’Inspecteur d’Académie ?
4. de réclamation destinée à un garagiste

UTILISER UN STYLE CLAIR ET PRECIS

Exercice 1 :
Complétez cette lettre à une banque à l’aide de la liste suivante :
– détail/relevé
– opérations/transactions
– bévue/erreur
– sur/de
– crédité/tiré
– encaissement/endossement
– crédit/relevé
-serais/saurais
– recherches/ordres
– crédit/total