REDEFINITION DE LA POLITIQUE GENERALE DE GESTION ET DES PRINCIPES DE TRAVAIL
La nouvelle politique suggérée d’après l’analyse interne du système d’organisation des informations non comptables par rapport au thème choisi se rapporte sur la qualité des informations qui fait qu’une mauvaise qualité de celles-ci conduit en amont et en aval à une situation de rattrapage comptable .Par conséquent, un système productif de qualité suscite la fixation d’un principe de travail, avec lequel l’atteinte d’un objectif de qualité en dépend.
Formulation de la nouvelle Politique Générale
La nouvelle politique axée sur l’obtention des informations pertinentes proposée incite vers la mise en place d’un système organisationnel étant donné que la problématique de rattrapage comptable est dû par l’absence d’une organisation qui relie normalement le système opérationnel représenté par le comptable interne et le système de pilotage qui est assuré par les gérants.
Cette nouvelle politique se fonde en effet sur des objectifs, ces derniers à leur tour nécessitent une combinaison des moyens pour les atteindre.
Une bonne organisation interne des informations non comptables
Pour les gérants de la société INDO-SECURIT
Après la formation des dont les gérants ont bénéficié, ils devront être convaincus de la nécessité d’une procédure écrite pour la circulation des pièces justificatives avant leur envoi auprès du comptable interne. Ils s’assurent que les informations contenues dans chaque pièce justificative respectent les normes techniques préétablies pour obtenir la qualité des informations répondant aux besoins du comptable externe. La personne directement responsable est facilement repérable par les gérants lors de ses travaux de contrôle auprès du comptable interne.
Pour le comptable interne
Il est à remarquer que les gérants délèguent l’autorité au comptable interne , mais non la responsabilité. Donc ce dernier assure que chaque information communiquée soit à jour et réelle pour un envoi exhaustif et à temps des pièces justificatives auprès du comptable externe.
Nouvelle stratégie recommandée : Management des connaissances
« Le management des connaissances » se définit ici comme le fait d’assurer que les connaissances pouvant être communiquées par toutes les personnes impliquées dans la comptabilité aboutit à une réutilisation facile des informations non comptables par le comptable externe lors de ses travaux de comptabilisation. En effet, les informations comptables ne sont pas pertinentes dans la mesure où la comptabilité est effectuée tardivement par rapport aux prises de décisions courantes pour les gérants.
Cette impertinence des informations est causée par une communication tardive de toutes les pièces justificatives pour la comptabilisation. De plus, la plupart des informations sont flou pour le comptable externe C’est ainsi que les actions souhaitées par la société INDO-SECURIT n’ont pas été accomplies à temps par le comptable externe. Cette situation de rattrapage comptable qui est anormale n’est donc causée que par l’existence d’une grave incertitude au niveau du comptable externe, faute d’information de qualité.
En effet, le management des connaissances vise à la fois à éviter l’insuffisance des informations mise à la disposition du comptable externe et l’excès de celles-ci. A travers ce but émerge :
– Le recyclage du comptable interne;
– La réorganisation du processus existant.
Principes
Les informations constituent une principale richesse pour le comptable externe. Les informations pertinentes et utiles ne peuvent être trouvées qu’à travers une quantité importantes informations mises à sa disposition au moment opportun. Donc, une formalisation et un échange de savoir-faire s’imposent entre le personnel du service concerné et le comptable externe.
Principe de capitalisation des connaissances
Le but de ce principe c’est de capitaliser seulement les informations qui aideront les utilisateurs finals des pièces justificatives à octroyer plus de connaissances pour chaque opération effectuée par la société INDO-SECURIT. Ainsi, ce système de capitalisation nécessite un processus de mise à jour des connaissances, afin que le système d’information pratiqué par ladite société ne devienne obsolète.
Principe de la gestion de l’information
La collecte d’informations à jour, fiables et pertinentes, est essentielle pour permettre aux utilisateurs l’analyse des opérations. Cette action nécessite une collaboration entre les acteurs de l’organisation et les gérants conduisant vers le rassemblement et l’utilisation des données essentielles.
Ainsi, le comptable interne doit veiller :
– au recueil des informations nécessaires : le comptable interne doit recueillir les informations qui ont trait aux décisions à prendre par le comptable externe. Cette dernière veille à ce que les données recueillies soient compatibles aux objectifs de la mission qui lui sont assignés. Cette première tâche nécessite en effet de la part des gérants une gestion des compétences qui a pour objectif de détecter la personne la plus apte à réaliser ce recueil d’information ;
– au bon usage des informations recueillies : le comptable interne compétent doit être en mesure d’analyser les données qu’ils rassemblent et d’agir en conséquence à partir de ces informations. Une fois rassemblées, il convient que les données concernant chaque opération soient récapitulées sous forme de compte-rendu facilitant leur accès et leur analyse. Pour être utiles, les données doivent être transformées en informations qui pourront être facilement comprises et remises au comptable externe qui les utilisera à la prise de décision d’imputation des opérations dans les comptes correspondants. Cette prise de décision est importante étant donné qu’elle constitue la base des tâches du comptable externe ;
– à la fourniture d’un feedback sur les données rassemblées: le comptable interne peut indiquer au comptable externe l’importance des données recueillies en lui fournissant le feedback sur les données rassemblées et utilisées. Le feedback indique l’existence d’une collaboration entre les deux acteurs qui entretiennent un système d’information à intervalles réguliers. Pour être constructif, les gérants de la société INDOSECURIT ont intérêt à déterminer si les données sont exactes et fiables et si les décisions sont prises. Au cas où le comptable interne fait de nombreuses erreurs, les gérants devront les former en conséquence.
Introduction |
