Rapports Economiques et Correspondance Commerciale

Rapports Economiques et Correspondance Commerciale – Administrative française

INTRODUCTION GENERALE

Tout individu est amené à communiquer pour vivre. Ce besoin est d’autant plus crucial dans l’entreprise commerciale ou non qui accueillent des usagers souvent en difficultés : communiquer permet de transmettre ou d’échanger des informations et de créer un réseau de relation. Voici un exemple schématisation possible.L’objet de la communication est la raison qui amène l’émetteur à établir une relation avec un récepteur. Dans cette situation, il a un objectif à atteindre et attend un résultat de son action.Le message est le contenu même de l’information. Il pourra être porté sur un support écrit, oral et visuel. Un vecteur de communication est l’ensemble formé par le support utilisé pour communiquer et le moyen de transmission de ce support. Communiquer n’est pas toujours chose aisée dans une entreprise. Des éléments matériels et relationnels vont faciliter la communication ou au contraire la rendre difficile, voire l’empêcher.Dans la vie courante, le mot rapport peut avoir plusieurs sens parmi lesquels nous pouvons retenir : celui d’un récit ou un témoignage fidèle de ce qu’on a vu ou entendu lors d’un événement donné ou d’une situation donnée. Un témoin d’une situation reçue ou entendue doit rapporter fidèlement l’effet. C’est le cas d’un fonctionnaire de l’administration publique ou privée qui, de retour d’une mission de service doit toujours faire le compte rendu à son chef hiérarchique, avant de déposer un rapport écrit.

Un rapport est un écrit, un récit, un compte rendu, un témoignage, ou un exposé synthétique des faits et arguments permettant au responsable d’une entreprise de prendre des décisions de service en toute connaissance de cause.

Exemple : Le rapport comptable permettra financier de savoir orienter ses décisions de financement ou d’investissement.Les rapports ont une importance pratique et évidente au service de l’entreprise. Ils intéressent précisément l’étude du choix des facteurs de production, la politique de vente des produits, les matériels de transport, le recrutement et la formation de la main d’œuvre, l’organisation de différents services, … A l’intérieur comme à l’extérieur, l’entreprise entretient de nombreuses relations de service qui nécessitent l’élaboration des divers rapports dont la rédaction doit être faite consciemment, comme ce document l’engage la responsabilité du rapporteur, un rapport mal rédigé peur créer des préjugés défavorables à l’égard de son rédacteur. La correspondance est nécessaire. Elle permet de mettre en contact les commerçants entre eux d’une part et d’autre part le commerçant et les tiers (fournisseurs, clients, Etat, le personnel).

En bref, la correspondance permet une liaison entre les commerçants et les tiers. Elle peut se faire de différentes manières : par téléphone, télégramme, fax mais aussi par d’autres moyens que sont les commissionnaires, les courtiers, les voyageurs, les agents commerciaux, les concessionnaires.De toutes les façons, la correspondance écrite présente un certain avantage : elle donne à son auteur comme à son destinataire la possibilité de mieux ordonner les idées et d’étudier les problèmes traités en établissant le pour et le contre des propositions avancées avant de les adopter ou pas. En fait, la sagesse populaire nous apprend que : « les paroles s’envolent mais les écrits restent ».C’est pourquoi il est souhaitable que tout agent de l’administration soit informé et forme en matière de correspondance administrative. Nous espérons que ce support y contribuera.

OBJECTIFS DU COURS

Dans l’exercice de ses fonctions administratives, tout agent de n’importe quelle administration est souvent amené à fournir des rapports à ses supérieurs et à entretenir diverses relations avec différents partenaires. Il ne peut s’acquitter correctement de ces taches que s’il a une bonne connaissance de la correspondance administrative. Le contenu du présent cours apportera sur le sujet ce qu’il n’est pas permis d’ignorer.La rédaction administrative est un exercice difficile eu égard aux nombreux principes et les règles qui la régissent. Elle est aussi un exercice périlleux dans la mesure où elle confère à son auteur un pouvoir d’emprunt en même temps qu’elle peut le mettre en situation difficile vis-à-vis de ses supérieurs ou de tiers s’il n’en maitrise pas les règles.

Objectifs généraux

Former les futurs cadres à la conception, à l’analyse et à la synthèse en vue de la prise des décisions économiques ; Développer chez l’étudiant en économie les principes de la rationalité économique et la gestion de la réalité.

Objectifs spécifiques

Ainsi, les objectifs de ce cours sont de conduire un agent d’une administration à :

Former des cadres habiles à la rédaction des correspondances commerciales et d’autres documents administratifs, bref, former des bons correspondanciers des rapports économiques ou encore savoir rédiger avec à propos et dans les règles de l’art un courrier commercial ou administratif ;

Former à l’étudiant un ensemble des concepts et formules de style propre ou jargons de l’économiste.

Connaitre l’organigramme et les relations existant entre les différents services de l’administration au sein duquel il exerce son activité professionnelle ;

Comprendre le rôle et l’utilisation de la correspondance administrative ;

Maitriser la rédaction et les caractéristiques des différents types de correspondance administrative ou bien maitriser l’ensemble des formules de politesse ;

Optimiser le message en l’adaptant parfaitement à sa cible ;

Le rendre C.L.A.I.R (Centré, Lisible, Accessible, Immédiat, Rigoureux)

Organiser un traitement efficace du courrier administratif.

QUELQUES ELEMENTS BIBLIOGRAPHIQUES

Gandouin Jacques : Correspondance et rédaction administrative, 4ème édition Armand Colin, Paris, 1966
Vivien Georges : Le parfait secrétaire, Larousse, Paris, 1980
Van Crombrugge (E.), Pée (H) et Dooms (L) : Nouveau guide de correspondance, 10ème édition Daphne, Gand, s.d
Jouette André : Le Savoir-Ecrire, Solar, Paris, 1989
Henry Albert : Rédaction administrative, Edition Universelle, Bruxelles, s.d
Meraud (D.), Cini (A.) et Edouard (M.) : Guide de rédaction administrative, Roudil, Paris, 1992
Colignon Jean-Pierre : Savoir écrire, savoir téléphoner, 2ème édition Duculot, Paris-Gembloux, 1989
Megaklii George : Cours commerciaux, lettres d’affaires, première édition Sociétés des Ecoles Internationales, Paris, 1923
Cibal Joyce, Correspondance administrative : principes fondamentaux et conseils pour bien rédiger vos lettres, vos notes de service, vos rapports, vos comptes-rendus, vos procès-verbaux, etc., CNRS-Lyon, Mars 2005
…

Pour bien assimiler ce cours, il faut avoir maitrisé le Français écrit et parlé, savoir le lire aussi, avoir ce support ; la régularité au cours, la participation active, Etre à mesure de créer un réseau de relation scientifique avec les camarades.

RAPPORTS ECONOMIQUES

ANALYSE DE DIFFERENTES PARTIES D’UN RAPPORT

Un rapport comprend trois grandes parties à savoir l’exposé ou l’introduction, le développement ou le corps et la conclusion.

L’introduction d’un rapport ou l’exposé

Il est aussi appelé entre en matière. C’est une partie qui fait connaitre de manière rapide mais précise et complète l’objet du sujet traité. Quand l’exposé est immédiatement saisi, il peut se réduire à un simple titre porté à l’entête d’un document. Il permet de poser la question sur les raisons, l’objet et l’intérêt du problème. Il est important d’exposer clairement l’objet ou la problématique de l’étude.

But et rôle de l’exposé (Introduction).

Quant le rédacteur annonce immédiatement les faits qui motivent le rapport, l’exposé joue un double rôle :

Celui de définir la matière qui doit être traitée ; Celui de définir la tâche fixée ou assignée.Dans ce cas, il informe ou renseigne tout de suite le lecteur sur l’objet du rapport qui doit être développé, les causes qui ont motivé l’étude, l’importance et l’intérêt, les limites du sujet, etc.

Qualités de l’exposé du rapport

Un bon exposé doit régir des qualités ci-après : la précision, la concision. La précision est le fait de taper juste ; la concision est le fait d’expliquer beaucoup de mots en quelques mots ; la clarté : il faut que l’on n’ait pas difficile à vous lire ; la prudence est le fait d’être responsable de tout ce que l’on écrit ; la simplicité est le fait de ne pas choquer celui qui vous lira ; la courtoisie est un usage de mots de politesse.

Développement d’un rapport

On appelle développement ou corps du rapport, la partie générale longue qui contient toutes les explications, les justifications et l’argumentation permettant d’aboutir aux solutions envisageables.Il s’agit de la démonstration et la déduction qui vise à éclairer et à convaincre le destinataire sur les propositions du rapport. Il est donc très important d’être attentif à la qualité du raisonnement et à l’enchaînement logique de toute l’argumentation grâce auquel le destinateur peut accepter ou rejeter le rapport.En effet, il est facile d’exposer une question à étudier, d’exposer l’objet d’un rapport ou une réclamation à formuler mais il n’est pas aussi facile d’agencer le raisonnement d’une manière solide le développement d’un rapport exige un certain nombre de qualité.

Qualité du développement d’un rapport.

Un bon développement du rapport doit être fait d’une construction logique et ordonnée qui, par des faits précis inévitables, les informations et des observations vérifiées. Ces observations et informations doivent servir de base à un raisonnement rigoureux et à la démonstration méthodique conduisant à une conclusion précise.

En bref, les qualités d’un développement du rapport sont la rigueur, la justesse, la précision et la clarté. Certaines remarques sont à observer.

Quelques remarques

Les subdivisions du développement : le développement peut être subdivisé en parties qu’il existe les points spécifiques à examiner. Généralement le développement est organisé autour de deux parties qui sont :

L’état de la question c’est l’étude des faits, de la situation ;
La démonstration : c’est le développement d’une argumentation permettant d’aboutir aux solutions envisageables.

Les statistiques (les données, les chiffres) : si le rapport doit faire appel à des données statistiques, celles-ci doivent être ordonnées sincères et complètes.
L’énoncé de grandes lignes, il est possible d’énoncer les grandes lignes d’un rapport avant le développement. Cela dépend des circonstances. Pour un rapport bref portant sur un sujet élémentaire, un énoncé serait absurde. Par contre pour un rapport complexe un énoncé peut servir de guide aux lecteurs.
Le développement de plusieurs sujets : En principe, il faudrait éviter le plus possible de traiter plusieurs sujets qui n’ont pas lien entre eux dans un même rapport. Il faut autant de rapport qu’il y a des sujets à traiter. Si néanmoins, on est obligé de reproduire dans un même document d’ensemble d’étude demandée, il ne faut pas chercher à tout pris le lien qui serait artificiel.

La conclusion

C’est la partie du rapport qui annonce sous forme claire et rigoureuse les solutions ou les propositions du rédacteur telle qu’elles écoulent du développement.

Utilité de la conclusion

La conclusion permet au rédacteur de reprendre les propositions auxquelles il s’est assuré à l’issue (grave) du développement. Elle lui donne une nouvelle occasion d’exprimer sa pensée, de s’assurer de la concordance qui doit exister entre la mission reçue et le résultat de son accomplissement.

Caractéristiques d’une bonne conclusion

Une bonne conclusion doit réunir les caractéristiques suivantes :

Elle doit être claire et donner au lecteur une vue exacte de la situation considérée.

Elle doit se déduire logiquement d’une argumentation et ne peut donc contenir des arguments non justifiées auparavant.

Elle ne peut pas contenir des nouvelles justifications ni des nouvelles propositions non développés dans le corps du rapport.

Elle doit regrouper toute les proposions selon leur s importances ou leurs priorités dans l’ordre logique.

Elle doit être ferme, pratique, concrète puisque le rapport doit aboutir à une action.

Cependant, certains défauts doivent être évités .Une conclusion ne doit pas être résumé du développement seulement, elle ne doit pas non plus renvoyer le lecteur aux explications supplémentaires ou l’obliger à parcourir tous les documents pour découvrir l’essentiel. Pour des besoins d’analyse on ajoute d’autres éléments au rapport

Eléments accessoires au rapport

Ils peuvent être obtenus, contenus dans un rapport complexe tel qu’un mémoire de fin d’étude. Ces éléments sont :

La préface du rapport : elle présente au lecteur le rapport ou l’ouvrage de l’auteur.

L’avant- propos : c’est un texte préliminaire écrit par l’auteur de l’ouvrage dans lequel il présente les circonstances dans lesquelles l’ouvrage a été réalisé et remercie toute personne ayant contribuée à sa réalisation. (remerciements, préliminaires, préambule et post-office)

Le résumé du rapport : il est placé au début de la conclusion. Il donne la synthèse très condensée du problème traité. Le résumé n’est pas le plan commenté de l’ouvrage, ni la prise pure et simple de la table des matières.

La table des matières : elle est constituée du plan détaillée repérant les chapitres, les sections, les alinéas suivant l’ordre chronologique tout en indiquant les pages pour chacune de ses subdivisions. (consultation de l’ouvrage)

La bibliographie : elle informe le lecteur des sources utilisées pour que celui-ci puisse s’y retrouver en cas de besoins. Les notes bibliographiques peuvent être reprises sur bas de chaque page ou à la fin de chapitre ou encore à la fin du travail.

Les annexes.

DIFFERENTES ETAPES DE REDACTION D’UN RAPPORT

Recherche et sélection des idées

Les idées constituent le fond même du rapport. C’est pourquoi avant de rédiger le rapport, il convient d’abord de rassembler les idées. Celles-ci sont à rechercher dans un contexte professionnel, dans la culture personnelle et l’imagination du rédacteur.

C’est grâce à ces qualités professionnelles d’observation, réflexion, raisonnement, de jugement, de bon sens, et d’esprit critique que le rédacteur arrivera à rassembler les idées et la documentation nécessaire à la rédaction. Cela suppose avant toute chose une lecture attentive du sujet pour bien le comprendre et le délimiter. Cela suppose également une analyse minutieuse de chaque mot, utilisé dans l’intitulé du sujet.

Après avoir rassemblé les différentes idées, il faut systématiquement éliminer toute seule qui n’a aucun rapport avec le sujet. En effet, pour toutes les idées qui ne peuvent être retenues, une sélection et une mise en ordre s’imposent de sorte que les idées moins importantes soient rejetées.

Elaboration du plan

Elle s’effectue par étape à partir de notre brève qu’on développe progressivement dans un certain ordre. Elle est guidée par une vie globale à partir de laquelle sont élaborées les subdivisions. Mais, il faut toujours avoir à l’esprit que tout rapport comporte trois parties : l’exposé, le développement et la conclusion. De ces trois parties, développement attire une attention particulière. Le plan du développement est une charpente et un support qui guident le rédacteur dans l’agencement de ses idées. Le plan du développement requiert deux qualités importantes : la synthèse et la logique. Il y a lieu de se demander quel sera les grands types pour l’élaboration de rapport. En fait il n’existe pas les grands types cependant il y a plusieurs catégories de rapport pour lesquels on peut se proposer quelques orientations.

Rédaction

Les idées issues d’une bonne lecture du sujet ayant été classée dans un plan logique, il ne reste qu’à leur donner une expression complète et exacte de la pensée, à travers un développement homogène et bien articulé. C’est précisément le travail de la rédaction. La rédaction obéit à un certain nombre des règles notamment l’orthographe, la ponctuation, le vocabulaire riche, les styles, la synthèse (règles de grammaire). Il ne faut toujours se souvenir de règle de conjugaison (mode et temps), les règles relatives à l’accord, à l’emploi de préparation, le pronom relatif, conjonction, adverbe, ….

Le rédacteur doit chercher à être au diapason du lecteur pour faciliter une bonne compréhension de son rapport. Si la personne à laquelle le rapport a été destiné n’a pas une connaissance parfaite de la langue il sera dommage de lui présenter un texte recourant à des expressions et de vocabulaire compliqués qu’il peut prêter à des confusions. Raison pour laquelle on a intérêt à utiliser un vocabulaire simple, claire et exact.

La réponse dépend du contexte dans lequel le rapport est rédigé. Si le rapport est le fruit d’une étude d’une collectivité, il convient d’employer « nous » le rapporteur parle alors au nom du groupe et il est normal dans ce cas que sa personnalité individuelle s’efface. Pourquoi on peut utiliser cette personne ? On peut l’utiliser quant bien même le rapport est le fruit d’un travail individuel, dans ce cas on parle de nous « majestueux ». Dans le cas où le rapport a la forme d’une lettre, le rédacteur intervient à son nom propre et la première personne du singulier sera employée. Cependant pour des raisons politiques ou de convenances personnelles, il y a de cas où la personnalité du rapporteur doit disparaitre complètement. Il est alors conseillé d’utiliser la troisième personne du singulier. Dans le cas contraire on utilise la formule générale.

Le rapport proprement dit (voir introduction)

Application : Rédaction et analyse d’un rapport

La société COBEKI située à trois kilomètres de la route Président de la République, quartier Mutsanga est une entreprise de production sous licence de Coca-Cola International. L’effectif de son personnel (cadre et ouvrier) est de 400, résidant à Matanda, Kitulu, Vatsundo, Kalemire, … Conformément à la législation en République Démocratique du Congo, les travailleurs ont droit à être transportés gratuitement pour les causes de service. Pour ce fait, la société aurait pu recourir au service de transport en commun en payant les indemnités aux travailleurs. Malheureusement ce service n’existe pas. COBKI est obligée d’organiser un service propre de transport.

– Présenter un projet simple relatif à l’organisation matérielle du service de transport

– Rechercher les idées

– Elaborer de plan détaillé de ces rapports en respectant l’introduction, le développement et la conclusion, sans oublier la subdivision par chapitre et section tel qu’est vu précédemment.

Projet d’organisation d’un service de Transport à la COBKI/Butembo

Introduction : la problématique (le pourquoi de l’organisation du service)

Ø Les causes, le retard, distance, la régularité, …

Développement :

Ø Les considérations générales sur le projet : – la répartition du personnel, par service, par catégorie – la répartition du personnel par centre de logement – organisation des arrêts – équipement nécessaires (camions, voitures)

Ø Estimation du coût du projet – la prise des équipements à acquérir, salaire du chauffeur, …

Ø Conclusion : Synthèse, proposition

Notes de service

C’est une brève de communication écrite qui ne représente qu’un intérêt de formation sur un cas particulier au sein d’un service ou d’un établissement.

Par exemple : Un Chef d’entreprise rédigera les notes de service pour transmettre un ordre, une décision et éventuellement rappelé les faits. La caractéristique essentielle de la note de service est de traduire dans un nombre limité des mots, l’essentiel d’une communication que le supérieur hiérarchique peut transmettre. C’est pourquoi la note de service doit être courte et traitée d’un seul sujet. Elle doit être rédigée à un style concis, à un ton ferme plus ou moins impératif, à un vocabulaire clair et précis.

Application : analyse et rédaction d’une note de service.

Ex1 : La direction du personnel de la société KASUKU a enregistré le nombreux cas d’absence durant le mois de Juin 2011. Pour mettre fin à ce comportement, le conseil d’administration a décidé au cours du mois de Juillet 2011 que les cas d’absence seront sanctionnés par la retenue sur salaire. Sur ce, Mr Jean Marie MATUMO le Chef du personnel a été chargé d’informer ses agents. A cet effet il a rédigé une note de service n°015/DP/2011 du 17 Juillet 2011 (DP : Direction du personnel)

Compte Rendu

C’est un exposé écrit ou oral établissant une relation d’opinion au cours d’un débat sans se limiter seulement à narrer ou à raconter les faits. Le rédacteur d’un compte rendu est autorisé à collecter le fait pour mieux reconnaitre ce qui a été dit ou fait au cours d’un débat.La différence entre le compte rendu et le rapport se situe dans le fait que le premier relate objectivement le fait et commente sans nécessairement aboutir à des propositions.En revanche, le rapport finit toujours par des propositions d’actions ou de décisions formulées par le rédacteur. Le rapport doit être rédigé en un style indirect et précis, un ton neutre persuasif pour la présentation des solutions, un vocabulaire clair, précis, éventuellement technique.

Le procès Verbal (P.V.)

C’est une communication écrite à dépit de son nom, c’est la preuve des faits.Les procès verbaux sont des documents qui racontent exactement ce qui a été vu, constaté, entendu. C’est aussi des actes de délibération d’un corps constitué tel que le parlement, le gouvernement ou le jury de délibération. On parle également de P.V pour indiquer une relation écrite par une personne destinée à être liée publiquement.Exemple : le P.V de prestation de serment de membre d’un corps constitué comme le magistrat.Dans un cas plus précis, le P.V désigne un document établi par un officier public (commissaire du greffier) sur ce qu’il a vu ou ce qu’il a été dit ou fait devant lui. Les faits et les paroles entendues lors de la rédaction d’un P.V sont rapportés fidèlement et sans commentaire de la part du rédacteur. Celui-ci ne peut y ajouté aucun avis personnel.On distingue généralement trois sortes de procès-verbal : P.V. administratif, P.V. judiciaire, P.V. d’affaires.

Procès Verbal administratif

Il constate le fait susceptible d’entrainer des conséquences administratives ou juridiques. L’autorité qui le signe, signifie et donne les points de son contenu et les approuve. P.V. est dès lors une preuve de fait.

Exemple : P.V. d’une assemblée générale d’une société. P.V. de l’élection d’un membre comité estudiantin.

Procès verbal d’affaires

C’est un document qui constate la régularité des conventions (de différentes phrases de déroulement de la réunion, les résolutions adoptées, …Appelé affaire foi, le P.V. doit être indiscutable. Les qualités ci-après lui confèrent la force probante, l’objectivité, l’exactitude, la méthode (les idées étant bien agencées dans le paragraphe avec ordre et logique), clarté.Applications : Rédaction et analyse d’un procès verbalEx1 : Cas d’un P.V. d’une autorité publique.Ce jour, Août 2003, nous soussignons Mr X et Y, gendarme de la brigade de zone de Beni en patrouille avons remarqué sur la route un stationnement très irrégulier devant le Bureau de l’OFIDA, inspection locale de Beni, d’une camionnette immatriculée KV 0 950 B.Refusant de nous présenter un certificat de contrôle technique, le conducteur nous a déclaré que cette camionnette a été dédouanée et livrée aujourd’hui dans l’après-midi ‘‘Je n’ai pas encore passé mon contrôle technique’’ a-t-il ajouté.L’identité de l’intéressé est le suivant : Mr Nzanzu, commerçant de Butembo, Rue de l’Eglise, né le 21 Mai 1965 à Musienene, de nationalité Congolaise. Cette identité a été vérifiée sur sa carte d’identité.

Monsieur Nzanzu était aussi porteur d’une carte rose livrée à Goma le 1er Septembre 1999. Nous lui avons retiré son permis de conduire et les documents du véhicule en l’obligeant d’immobiliser sa camionnette dans un local loué à ses frais chez Monsieur Kakule, Quartier Matonge n°25.

Nous avons déclaré à Monsieur Nzanzu pour infraction nous dressions un procès verbal contra lui.

Fait à Beni, le 08 août 2003

Modèle2 : P.V. d’arbitrage de litige ou de tentative de réconciliation ou de compromis

L’an 2003, le 3 juillet, devant nous madame Yvette et Rose officieux, parquet secondaire de Beni-Butembo s’est présenté Mr. Pascal conducteur su véhicule Fuso de la société M.T.B.

A fin de tenter préalablement une réconciliation sur le litige qui le divise concernant le débarquement sans motif légitime du propriétaire, Mr. Pascal expose qu’il a été débarqué à Kirumba dans les conditions inimaginables et qu’il a subit un préjudice pécuniaire et surtout moral par la rupture du contrat.

La société M.T.B. se défend qu’elle possède à une modification permanente de ses agents qu’elle n’a nullement désigné Mr. Pascal et qu’elle lui a délivré un bon certificat de cessation d’emploi et enfin qu’elle est prête à allouer une certaine somme à Mr. Pascal à titre de dommage et intérêt.

Après échange de vue et après les rappels des parties à la loi, la réconciliation a pu avoir lieu sur les bases suivantes :

– La société MTB versera à Mr. Pascal une somme de 800$ correspondant au salaire qu’il aurait acquis depuis la date de son débarque jusqu’à la date prévue jour l’expiration du contrat

– Moyennant les conventions qui précèdent, les deux parties conventionnent de mettre fin aux différents qu’ils divisaient.

– Nous avons dressé le présent P.V. qui, après lecture a été signé par les deux parties et nous-mêmes.

Modèle 3 : P.V. des élections du C.P en G1 économie 2010-2011

L’an 2011, le 16e jour du moi de Mai, nous Mr. MEDAD, Mr. BALTAZAR Avec l’autorisation des autorités facultaires, avons organisé les élections du C.P. en premier Graduat des sciences économiques année académique 2010-2011.

Ø Sont éligibles tous les étudiants de G1 sauf les étudiants briseurs et les membres du bureau de vote

Ø Candidatures reçues : trois garçons et aucune fille. Ce qui est très décevant et traduit une attitude de l’auto-déconsidération. Ces candidats sont : Lwa, Mathum et Syakehya

CORRESPONDANCE PROFESSIONNELLE

La correspondance professionnelle obéit naturellement au principe de la grammaire Française et elle se distingue de la correspondance privée par le fait qu’elle se soumet aux usages d’administration et de commerce. Ainsi, la correspondance administrative par exemple est celle qui émane de l’administration publique et obéit aux prescriptions officielles. Elle évolue plus lentement que la correspondance commerciale.

Protocole d’une pièce de correspondance

Enveloppe

D’une façon générale, l’adresse du destinataire est inscrite dans la moitié inférieure de l’enveloppe et souvent à droite. L’adresse doit être lisible et précise, on devra éviter les abréviations comme Mr, Mlle, Rd,… On écrira plutôt à toute lettre. Si la lettre est adressée à quelqu’un d’autre que le destinataire, on marque : Aux bons soins de ….., si la lettre est adressée au couple, on écrira Mr. et Mme. Dans la mesure du possible, on écrira le titre du correspondant suivi de son nom. Ex : Monsieur le ………………

N.B : S’agissant de la correspondance administrative proprement dite, les inscriptions officielles ne doivent pas reprendre le nom du fonctionnaire mais sans sa fonction et son adresse.

Ex : Madame le Ministre de fonction publique

Lorsqu’il s’agit d’une enveloppe sac, l’on introduit tout simplement le papier sans subir des plis dans l’enveloppe. Pour des enveloppes petit format, on doit plier d’abord le papier A4 par la plus longue médiane et le pli est ensuite placé en bas de l’enveloppe. Les annexes sont agrafés à la lettre même.

Terminologie de la lettre

Entête

C’est la partie supérieure de la lettre, elle est subdivisée en zones avec les indications de la forme de différentes mentions qui sont : la référence, la rubrique ou objet, la suscription et la date.Au Congo, ce service public utilise obligatoirement du papier blanc, l’entête d’une note officielle s’appelle timbre. Le service expéditeur doit indiquer les mentions suivantes dans cette partie le nom du département du ministre ou région et les différents services qui se retrouvent dans ces départements.Pour une lettre commerciale, l’en-tête comprend l’adresse, la boite postale, les infos obligatoires telles que : le numéro d’identification nationale, le numéro de registre commercial, le numéro matricule, …, les indications facultatives, capital social, marque de l’entreprise slogan, spécialité etc.…Suivant les maisons, l’en-tête occupe tantôt toute la partie supérieure de la lettre, tantôt l’angle supérieur gauche.

Suscription ou réclame

C’est le nom du destinataire, la qualité ou son adresse. Elle doit reproduire exactement l’adresse mentionnée sur l’enveloppe on y réserve une ligne à chaque élément et la majuscule doit commencer chaque mode d’élément. Elle est écrite généralement à face de la référence sur l’autre moitié de la feuille.Le lieu d’origine de la lettre et la date : dans la correspondance administrative. Ces deux indications sont toujours portées à l’angle supérieur droit de la feuille le nom de la ville doit être suivi de la date, une virgule sépare ces deux éléments : la date elle-même est obligatoirement suivie de l’article définie ‘‘le’’. Mais qui commence en minuscule doit être rédiger en toute lettre et rarement en chiffres romains et jamais la date ne se terminera par un point.

Référence et objet

– La référence est la mention qui a pour but de rappeler les éléments antérieurs auxquels on se réfère et qui motive qu’on lui donne. Cette indication permet de retrouver très rapidement dans le dossier de l’affaire, les documents auxquels la correspondance se réfère correctement. Toute correspondance reçue et expédiée, est identifiée par un numéro d’ordre, une dérivation, ou un sigle.

Ex : Votre lettre n°014/SGA/D.F/008

– Objet désigne la mention marginale que l’on porte en dessous de l’entête (timbre) pour précision sommairement la question traitée dans la lettre.

Dans la correspondance commerciale on trouve souvent le mot ‘‘Concerne’’ à la place de l’objet. Pour bien mettre en évidence le problème traité dans la lettre, il faut souligner le mot concerne de même que la précision sans mettre un point à la fin.

Ex : Objet : Demande d’emploi

A part les éléments (soulignés) énumérés ci-dessous, dans certains cas particuliers on retrouve d’autres points dans l’entête d’une lettre administrative c’est le cas de transmis copie réalisé lorsqu’en écrivant une lettre on est obligé de réserver la copie aux tierces personnes (cf. supra)

Pièces jointes

S’agissant de la correspondance administrative lorsque les pièces jointes sont annexées à la lettre, on doit les mentionner entre les mentions référence et objet de la lettre en utilisant la mention pièces jointes ou annexes.

Dans la correspondance commerciale, il est d’usage qu’on écrive la mention annexe au coté gauche. La mention pièce jointe présente un double intérêt :

– Elle permet de vérifier la correspondance

– Elle permet aussi au destinataire de constater dès la présentation du document que les pièces annexées ont été jointes.

Appellation et Traitement

– L’appel est la partie de la lettre qui donne au destinataire son titre précis et sa qualité en l’interpellant. Dans les règles générales du protocole, on utilise le terme usuel ‘‘Mr’’ en toute lettre suivi de la qualification destinataire et jamais son nom. Il n’est pas conseillé d’utiliser les abréviations dans l’appel.

– Le traitement est le terme qu’on emploi dans le corps pour des raisons de courtoisie.

Exemple : Son excellence, sa sainteté, Son éminence, sa majesté, révérend etc.

– Dans toute correspondance professionnelle à défaut de connaitre les traitements (de mot de courtoisie), on utilise le traitement professionnel vous au lieu de tu.

– Il faut commencer la souscription avec la préposition ‘‘A’’.

– L’appel est toujours en vedette c’est-à-dire sur une seule ligne et détacher du corps de la lettre suivie d’une virgule.

– Le protocole Français appliqué aussi au Congo indique qu’on n’écrit jamais : Mon cher Monsieur.

PROTOCOLE D’UNE PIECE DE CORRESPONDANCE : Spécificités de la lettre administrative

Mention « transmis »

Dans la correspondance administrative il arrive que le problème qui fait l’objet de la lettre intéresse plus à plus service ou un certain niveau de la hiérarchie administrative. Les services qu’on estime être concerné dans une certaine manière dans cette lettre recevront les copies tandis que l’originale sera adressée au destinataire.

Mention transmis copie pour information ou exécution

Elle doit être portée en haut et à droite en dessous de la date. Celui qui reçoit la copie pour information prend acte de la communication et n’est pas obligé de répondre. En cas de transmis copie en plusieurs destinataires, ceux-ci se trouvent indiquer ensemble. Il est nécessaire de masquer des traits sur chaque inscription en indiquant le destinataire visé. Dans chaque cas, l’adresse de cette personne se trouve sur l’enveloppe. On peut classer de plus grader ou moins grade.