Qu’est-ce qu’un système d’information de gestion ?

Cours qu’est-ce qu’un système d’information ?, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

Qu’est-ce qu’un système d’information de gestion ?

Qu’entend-on exactement par système d’information de gestion ? Dans le contexte du présent guide pratique, un système d’information de gestion est une série de procédures et d’actions effectuées pour saisir des données brutes, les transformer en information utilisable et transmettre cette information aux utilisateurs sous une forme adaptée à leurs besoins. Un système d’information de gestion est bien plus qu’un programme informatique et ne sert pas uniquement à effectuer des calculs. La gestion de l’information a pour but essentiel et primordial de permettre à diverses personnes de  communiquer au sujet d’événements qui touchent au travail de leur organisation. Le plan comptable, l’ensemble des formulaires qu’utilise une institution − aussi bien les reçus que les demandes de prêts ou celles de congé du personnel − les réunions, les rapports, les stratégies et les procédures, la composition des effectifs, les descriptions de postes, les procédures de planification, jusqu’aux logiciels informatiques − tous ces facteurs et bien d’autres encore influent sur la circulation de l’information au sein d’une institution et composent, de ce fait, le système d’information de gestion. Notons ici la distinction qui est faite dans la définition d’un système d’information de gestion entre données et informations. Les données sont des faits qui n’ont pas encore été traités et dont on ne peut, à ce stade, tirer aucun enseignement. Par exemple, une simple opération de paiement ne nous dit pas si le paiement a été effectué en temps voulu et ne nous éclaire pas sur la situation du prêt. Les informations sont des données traitées ou transformées qui aident quelqu’un à prendre une décision ou à tirer des conclusions (figure 1.1). La comparaison entre les paiements effectués et le calendrier des versements nous renseigne sur la situation du prêt et sa chronologie − informations qui peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant le suivi ou le provisionnement du prêt en question. Une institution peut être noyée sous les données, sans pour autant avoir beaucoup d’informations.

Comment les différentes parties du système d’information de gestion sont-elles liées ?

Un système complet d’information de gestion regroupe tous les systèmes mis en œuvre par une institution pour produire les informations qui guident la direction dans ses choix et ses actions. Une institution de microfinance utilise en général deux grands systèmes : un système de comptabilité, qui s’appuie sur le plan comptable et le grand livre, et un système de suivi du portefeuille, qui examine l’état des comptes de chaque produit financier proposé par l’institution1. Certaines institutions ont en outre recours à un troisième système qui leur sert à collecter des données relatives à l’impact sur la clientèle, bien souvent à la demande des donateurs. Les institutions de microfinance ont d’autres besoins en matière de gestion de l’information, notamment pour la gestion des ressources humaines. Ce sont toutefois les activités financières et les opérations avec la clientèle qui produisent, incontestablement, le volume le plus important de données à traiter. Dans les institutions de grande taille, le système d’information de gestion est en général essentiellement ou entièrement informatisé et nécessite des programmes informatiques pour saisir et fournir les informations requises. La figure 1.2 décrit le lien entre le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille, et les autres éléments entrant en compte dans le système d’information de gestion. Le système de comptabilité est avant tout influencé par le plan comptable (chapitre 2), tandis que le système de suivi du portefeuille l’est par la stratégie, les procédures et la méthodologie (chapitre 5). Les données sont transformées en informations ensuite présentées dans des états financiers et des tableaux de bord (chapitre 3). Les indicateurs choisis par l’institution pour suivre la marche des affaires influencent la forme et le contenu de ces rapports (chapitre 4).