Processus d’approvisionnement en produits pharmaceutiques et réactifs de laboratoire

Présentation du service de la pharmacie hospitalière de l’HALD 

L’approvisionnement de l’hôpital en médicaments, réactifs et dispositifs médicaux est géré au niveau de ce service dirigé par un Pharmacien chef. Il est assisté par un Pharmacien chef adjoint qui coordonne les activités menées par le personnel au sein de ce service composé de deux départements: -Le département de la Pharmacie Centrale qui est le site du lancement du processus des commandes, de la confection et de la dispensation des kits de blocs opératoires, des anticancéreux(ATC), des antirétroviraux(ARV), des 17 produits de l’hémodialyse. Il approvisionne également les différents services médicaux et d’aide au diagnostic de l’hôpital. Il est situé à une centaine de mètres de l’entrée de l’hôpital sur la voie principale. -Le département de la pharmacie IB (Initiative de Bamako) qui est le site de l’approvisionnement, de gestion, et de la dispensation des médicaments essentiels et dispositifs médicaux. Il se trouve sur la même voie juste après les bâtiments administratifs qui font face au portail de l’hôpital. Les activités menées au niveau de la pharmacie sont: o approvisionnement en produits pharmaceutiques et dispositifs médicaux o gestion des stocks o distribution aux unités de soins o dispensation des médicaments essentiels et dispositifs médicaux o analyse économique et qualitative de la consommation des médicaments. o Collaboration avec le personnel soignant pour une meilleure adaptation des traitements destinés aux malades. o pharmacotechnie (préparations hospitalières).

Présentation de la pharmacie centrale  Locaux

 Le département de la pharmacie centrale comprend : – un bureau du pharmacien chef de service – un bureau du pharmacien chef adjoint – une salle de préparation de formes pharmaceutiques – deux grands magasins où sont stockés les produits – un espace pour la distribution des produits aux services médicaux – un bureau pour la dispensation des antirétroviraux et des produits d’hémodialyse 18 – un espace pour la dispensation des anticancéreux (ATC) et des médicaments morphiniques – une salle servant à la confection et à la dispensation des kits.  Personnel Pour ce qui est du personnel de ce département, on peut noter: – un pharmacien chef – un pharmacien chef adjoint – cinq pharmaciens responsables – un préparateur en pharmacie – une aide préparatrice en pharmacie – un comptable des matières – un magasinier – un aide magasinier – une secrétaire – quatre manœuvres 

Présentation de la pharmacie IB (Initiative de Bamako) 

La pharmacie IB (Initiative de Bamako) est le site de l’approvisionnement, de la gestion, et de la dispensation des médicaments et produits essentiels. L’Initiative de Bamako correspond à une réforme de la gestion des systèmes de santé afin de redynamiser les services de soins de santé primaires. L’initiative de Bamako est un concept, né dans les années 1980. Elle a été adoptée dans plusieurs pays africains à la suite d’une réunion des ministres de la santé africains à Bamako en 1987. C’est une résolution prise par le comité régional de l’OMS pour l’Afrique à Bamako au Mali, en septembre 1987 à la demande de l’OMS. Elle aboutit à la mise en place d’un certain nombre d’activités de soins (paquet minimum de soins) visant notamment à l’amélioration des soins de la mère et de l’enfant et le contrôle des endémies. Elle concerne particulièrement la 19 vaccination, l’offre de soins primaires, la vente de médicaments génériques (politique de médicaments essentiels visant à en faciliter l’accès). Elle se fonde sur le concept que les collectivités locales participent au financement et à la gestion des soins de santé primaires, dont le fonctionnement au moins est en partie assuré grâce aux revenus générés par le paiement des soins médicaux. La gratuité de certaines prestations telles que la vaccination des enfants (plan élargi de vaccination) est prévue. L’Initiative de Bamako représente donc un défit lancé aux gouvernements africains en vue de mettre en place un système permanent de base et un réseau de soins de santé primaires de qualité à la portée de tous.  Locaux Le département de la pharmacie IB comprend: – un bureau des pharmaciens – une salle de vente – une salle de garde -un grand magasin -deux cabines de facturation des ordonnances  Personnel Le personnel comprend le pharmacien responsable du département, deux pharmaciens assistants de l’équipe du matin (8h à 15h) et l’équipe du soir (15h à 20h). Il existe aussi un personnel d’appoint constitué par: -un comptable des matières -un magasinier -un agent de facturation -un caissier – quatre auxiliaires en pharmacie (vendeurs) placés sous la responsabilité d’un pharmacien d’astreinte qui assurent les gardes de la nuit (20h à 8h). – quatre manœuvres 

Ressources financières

L’HALD est un établissement public de santé qui a un statut juridique qui le met dans l’obligation de présenter un budget autonome qu’il exécute en ressources et en dépenses. L’élaboration du budget implique la participation de tous les acteurs hospitaliers à travers des organes créés qui sont : commission médicale d’établissement, comité technique d’établissement, conseil d’administration etc. Le budget de la pharmacie est habituellement d’environ un milliard de francs CFA.

Sélection 

Les différents services choisissent les produits qui peuvent satisfaire leurs besoins prioritaires en matière de soins. Les critères de sélection sont basés sur les directives cliniques dans la prise en charge des patients dans le service mais aussi sur l’efficacité, l’innocuité et la stabilité des produits. Chaque service exprime ses besoins sous forme de liste signée ou de support électronique. Toutes ces listes sont compilées et les quantités regroupées pour établir une expression de besoin globale de tout l’hôpital. Cette tâche du reste très fastidieuse est faite en tenant compte du fonctionnement réel de chaque service, de l’expérience des exercices précédents et des nouvelles activités envisagées l’année suivante. Cette étape de la sélection est très importante car si elle est bien faite, la disponibilité permanente des produits peut être garantie. 

Quantification des besoins

Après la sélection, les produits sont classés par types (médicaments, dispositifs médicaux, réactifs de laboratoire et produits de radiologie). Ces types de produits seront divisés en sous-types. Il y aura à la fin autant de listes de produits que de sous-types. Ces listes vont constituer les lots de produits composant le cahier des charges de l’appel d’offre. Il existe plusieurs méthodes de quantifications. On peut citer: celle basée sur la consommation moyenne mensuelle (CMM), celle basée sur la morbidité ou encore sur la consommation ajustée. Mais la méthode pratiquée à la pharmacie de l’HALD est celle de la consommation moyenne mensuelle qui est la quantité d’un produit consommé en moyenne par mois. Elle permet d’établir une liste globale des besoins annuels réels. Le calcul est basé sur des données fiables, donc c’est un paramètre important pour l’estimation des besoins en produits pharmaceutiques. Elle est calculée de la manière suivante: 23 CMM= 

Acquisition

Au niveau de la pharmacie de L’HALD, l’acquisition se fait selon deux sources: l’achat ou la donation. 

Achat 

En fonction de la quantité des produits à acquérir et de leur coût estimatif, le code des marchés publics en vigueur au Sénégal prévoit plusieurs types de procédures. Pour la pharmacie de l’hôpital, les procédures habituellement utilisées sont: l’appel d’offre ouvert (AOO), la demande de renseignements et de prix (DRP), l’appel d’offre restreint(AOR) et l’entente directe.  Appel d’Offre Ouvert (AOO) C’est une procédure qui est prévue pour les produits dont le coût estimatif a atteint le seuil de marché c’est à dire quinze millions de francs CFA. L’hôpital lance l’appel d’offre à partir des besoins consignés dans le cahier de charge. C’est une procédure formelle qui ouvre la concurrence à tous les fournisseurs qui sont informés par voie de presse nationale. Cela permet à l’hôpital d’obtenir des offres variées qui seront évaluées sur la qualité des produits, les prix, le délai de livraison. Les fournisseurs doivent se conformer aux normes administratives c’est à dire ils doivent justifier d’une expérience avérée et de l’exécution correcte de marchés antérieurs du même type. Ils doivent aussi être en règle avec la fiscalité et les institutions sociales (IPRES et CSS). Les offres sont adressées à l’hôpital sous plis fermés. Elles ne seront examinées qu’au moment de la séance d’ouverture des plis dont la date est fixée à l’avance. consommation annuelle (12mois)- les jours de rupture (en mois)