MODES D’AFFICHAGE

Mode Normal

Ce mode affiche une diapositive à la fois. La partie gauche de la fenêtre affiche un volet présentant deux onglets : le plan de la présentation ou les diapositives en miniatures. Cela favorise la réorganisation du contenu et permet d’importer des plans saisis dans d’autres applications. Les deux volets plan/miniatures, facilitent le déplacement entre les diapositives.
La partie inférieure de la fenêtre affiche un autre volet, destiné à du texte, des commentaires.
La partie droite affiche le volet Office qui donne un accès direct aux fonctionnalités les plus courantes en fonction du contexte en cours : ici, les différentes mises en page disponibles.

Mode Page de commentaires

Ce mode permet d’associer du texte à chaque diapositive. La diapositive apparaît dans la partie supérieure et les commentaires en dessous. Une fois imprimé, ce type de document pourra servir de guide au présentateur ou être distribué à l’assistance. Les commentaires pourront être insérés au cours de votre travail ou pendant la diffusion du diaporama.

Mode Trieuse de diapositives

Ce mode affiche une miniature de toutes les diapositives. Il offre une vue globale de la présentation qui facilite la réorganisation des diapositives et permet d’en masquer certaines, d’ajouter des transitions entre elles et de définir le minutage d’un diaporama automatique.

AUTRES MODES DE TRAVAIL

Mode Masque

Ce mode définit les mises en forme de l’ensemble de la présentation (couleur, taille et police des caractères, type de puces, etc.). Ces mises en forme seront donc présentes sur toutes les diapositives, documents ou pages de commentaires, assurant ainsi la cohérence du diaporama. C’est aussi dans ce mode que vous ajouterez les éléments (pied de page, logo) devant apparaître sur chaque diapositive, document ou page de commentaire.

Mode Diaporama

C’est dans ce mode que vous visualiserez la présentation, sur l’ordinateur, ou projeté sur un écran par l’intermédiaire d’un vidéo projecteur connecté à votre matériel. Le passage à la diapositive suivante peut être automatique, après un certain délai, ou être manuel.
Les diapositives peuvent être agrémentées d’animations et d’effets sonores. Les transitions entre elles peuvent être accompagnées d’effets spéciaux. Un discours peut également être enregistré et intégré au diaporama. Une fois au point, le diaporama pourra être diffusé de diverses façons : par messagerie, enregistré sur une disquette ou gravé sur un cd-rom à emporter, diffusé sur un intranet ou sur le Web.

CONSEILS POUR RÉALISER UNE PRÉSENTATION PERCUTANTE

La projection d’une présentation implique l’utilisation d’un processus en quatre étapes : planifier, préparer, pratiquer et présenter.

Définir l’objectif

• Quel sera votre public ? Connaissez-vous son expérience, ses besoins, ses désirs et ses objectifs ? Que sait-il du sujet, quelle information voulez-vous lui faire passer ?
• Définissez votre objectif : votre intention est-elle d’informer, de persuader, de motiver ?
• Planifiez le contenu de la présentation en fonction de votre objectif. Prenez en compte l’intérêt et le niveau de compréhension du public.

Préparer

• Demandez-vous en quoi cette information est importante pour ce public.
• Centrez la présentation sur un message et structurez-la avec des points clés appuyés par des preuves, des images, des exemples illustrés.
• Préparez une introduction percutante. Utilisez une question, attirez l’attention du public sur ce qui représente le point clef de votre présentation, intriguez le.
• Déterminez les idées clés du message et appuyez-les par des preuves telles que des chiffres, des démonstrations ou des illustrations (images, vidéo). Veillez à ce que ces idées clés appuient toutes un message cohérent.
• N’oubliez pas qu’un public ne peut généralement retenir que quatre à six points différents, et qu’il importe donc de choisir soigneusement les idées clés.
• Préparez une conclusion synthétique et percutante, reprenant les objectifs et qui produira une impression durable. Vous pourrez conclure en résumant, en réitérant le message, ou interpellant le public. Une conclusion qui reprend l’introduction peut aussi faire son effet.
Quel que soit le type de conclusion choisi, n’oubliez pas de dire au public que maintenant « la balle est dans son camp».

Pratiquer

Répétez votre présentation devant un collègue ou un public restreint et demandez-leur d’apporter leurs commentaires sur le contenu et le style de la présentation. Pensez à ces quelques points :
• Votre message est-il clairement et simplement exprimé ?
• Vos éléments textes, vidéo, images… renforcent-ils vos arguments ?
• Votre prestation correspond-elle aux attentes de votre public ?
• Votre conclusion est-elle marquante ?
• Que restera-t-il de votre message dans l’esprit du public à la fin de votre présentation ?
Surtout :
• Entraînez-vous : si possible, répétez plusieurs fois, en essayant de nouvelles idées ou techniques pour faire passer le message ; choisissez les techniques avec lesquelles vous vous sentez à l’aise : l’assurance est le meilleur remède à la nervosité.
• Pensez à minuter votre présentation afin de rester dans le temps alloué.
• Gardez un temps pour les questions.

1 – PRISE EN MAIN DE POWERPOINT
Introduction
Lancer/Quitter PowerPoint
La fenêtre de PowerPoint
Les menus
Les barres d’outils
Le volet Office
Affichage de la présentation
Utiliser l’aide
2 – DÉMARRER UNE PRÉSENTATION
Introduction
Utiliser l’assistant
Création manuelle
Saisir du texte
Manipuler le texte
Mettre en forme du texte
Mettre en forme une zone de texte
Listes à puces et numérotées
Arrière-plan et jeu de couleurs
Utiliser un modèle de conception
3 – LES OUTILS DE LA PRÉSENTATION
Vérification de l’orthographe
Recherche/Remplacement
Bibliothèque de recherche
Le mode Plan
Réorganiser le plan
Importer/Exporter un plan
Créer un album photo
4 – ORGANISER LA PRÉSENTATION
Ouvrir/Fermer une présentation
Mise en page, aperçu et impression
Manipuler les diapositives
Gestion des présentations
Enregistrer une présentation
Enregistrer en tant que page Web
Rechercher une présentation
5 – TABLEAUX
Créer un tableau
Modifier un tableau
Mettre en forme un tableau
Importer un tableau
6 – GRAPHIQUES DE GESTION
Insérer un graphique
La feuille de données
Changer le type du graphique
Mettre en forme le graphique
Importer un graphique Excel
7 – DIAGRAMMES ET ORGANIGRAMMES
Organigramme hiérarchique
Diagramme d’organisation
8 – DESSINS, IMAGES ET OBJETS
Dessiner avec PowerPoint
Mettre en forme les dessins
Insérer une image
Mettre en forme une image
WordArt
Manipuler les objets
Effets d’animation
9 – ENRICHIR LE DIAPORAMA
Effets de transition
Diapositive de Résumé ou de plan
Boutons d’action
Liens hypertexte
Enregistrer un discours
Séquences audio
Vidéos et séquences animées
Organisation du diaporama
10 – PRÉSENTER UN DIAPORAMA
Présenter un diaporama
Actions lors du diaporama
Diaporama personnalisé
11 – DIFFUSION D’UNE PRÉSENTATION
Diffusion par messagerie
Révision et fusion des présentations
Présentation à emporter
Publication de votre présentation
12 – CONSEILS PRATIQUES
Conseils préliminaires
Utiliser un modèle de conception
Compresser les images
Trucs en vrac
Raccourcis clavier
INDEX