Planification de projet/programme

Vers la mise en œuvre

Une fois que les principaux aspects de l’intervention ont été définis selon les étapes décrites ci-dessus, la phase suivante consiste à déterminer: 1. comment les objectifs seront atteints (activités et calendrier); 2. les ressources qui devraient être/seront mobilisées pour les atteindre (programme des ressources, budget et flux de trésorerie); 3. le système de suivi (et d’évaluation) – comment les informations sur les indicateurs seront recueillies, analysées et utilisées pour orienter le déroulement de l’intervention. >6.1 Calendrier des activités Le calendrier des activités (aussi appelé «plan de travail») est un document qui analyse et présente visuellement les activités du projet/programme. Il aide à déterminer leur ordre logique, leur durée attendue et toute relation existant entre ces activités, et sert de base pour attribuer les responsabilités de gestion. 6.1.1 But du calendrier des activités Une fois que tous les objectifs, hypothèses, indicateurs et moyens de vérification ont été introduits dans la matrice du cadre logique, vous pourrez définir les activités. Les activités sont parfois incluses dans la matrice même, soit en détail, soit de façon sommaire. Parfois elles n’y figurent pas du tout. Quelle que soit l’option choisie, la programmation des activités devrait apparaître dans un document séparé, appelé le calendrier des activités. En principe, le calendrier des activités d’un projet (composante d’un programme) devrait être conçu avec un ensemble d’activités distinct pour chaque produit du projet. Cet outil aide à étudier et à déterminer: > ce qui se produira ; > le moment et la durée de l’action; > l’ordre dans lequel les activités doivent être conduites. D’autres éléments peuvent encore être ajoutés pour garantir que les activités sont menées à bien comme prévu. Certains éléments supplémentaires clés sont: > qui fera quoi; > quels types de contributions, en dehors des personnes, seront nécessaires; > les budgets, le revenu disponible et les dépenses; > des objectifs spécifiques de quantité par période (par ex., nombre de colis alimentaires distribués ou nombre d’ateliers tenus). Le niveau de réalisation de ces objectifs peut être surveillé plus précisément dans un plan de suivi et d’évaluation (voir p. 53). Le calendrier des activités peut aussi être utilisé comme base pour le suivi des activités. Il existe de nombreux outils, informatiques ou autres, conçus pour faciliter la programmation des activités. Un outil souvent utilisé est le diagramme de GANTT, qui comprend généralement le suivi de l’exécution des activités, comme dans l’exemple présenté à la Figure 16 .Le degré de précision requis dans le calendrier des activités dépendra de la nature et de l’ampleur du projet/programme, ainsi que des modalités de mise en œuvre attendues. Durant la phase de planification, la définition des activités devrait être indicative, car il n’est généralement pas nécessaire d’essayer de donner trop de détails. Cependant, il est utile d’établir l’ordre dans lequel les activités clés se dérouleront. Une fois le financement assuré, la programmation des activités peut être plus spécifique et détaillée. Le calendrier des activités devrait être perçu comme un document flexible qui peut être modifié à mesure que les conditions changent. Une fois le calendrier des activités préparé, il est possible de préciser les ressources requises et la planification des frais. Le calendrier des activités, tout comme le calendrier des ressources et le budget, devrait être clairement lié à la réalisation des résultats du projet/programme (tels que définis dans la matrice du cadre logique). Le problème le plus souvent rencontré lors de l’élaboration d’un calendrier des activités est de sous-estimer le temps nécessaire, notamment parce que l’on > a omis des activités et des tâches essentielles; > n’a pas suffisamment tenu compte de l’interdépendance entre les activités; > n’a pas prévu la concurrence entre les ressources (par ex., prévu qu’une même personne ou qu’un même équipement fasse deux choses ou plus à la fois); > a voulu impressionner en promettant des résultats rapides.

Établissement du budget et planification des ressources 

Une fois que l’équipe a élaboré le calendrier des activités, le moment est venu d’établir un budget énumérant les ressources requises et les frais. Le budget est le plan financier d’un projet/programme. La règle de base consiste à s’assurer que le budget reflète toutes les ressources et tous les frais nécessaires pour chaque activité déterminée. Le budget et les activités, les ressources nécessaires et les frais tels que reflétés dans le cadre logique doivent être clairement et directement liés. Le budget est une composante clé d’un bon processus de planification, car il > aide à vérifier si le plan du projet est réaliste: calcule les coûts estimés et les fonds qui seraient nécessaires; > est une condition préalable aux demandes de fonds; > constitue un appui vital pour le suivi et l’évaluation de l’avancement du projet/programme. La personne ayant la responsabilité générale directe de la mise en œuvre de l’intervention (parfois appelée «responsable du projet/programme» ou «responsable du budget») est chargée de préparer tous les budgets relatifs au projet/programme. Le personnel financier peut fournir un soutien technique le cas échéant. 

 Structure du budge

t Le modèle de budget proposé ci-contre est une structure générale utile, souvent employée par la Fédération internationale. Il montre quelles activités doivent être inscrites au budget en fonction de chaque produit de la matrice du cadre logique, et conformément aux postes budgétaires préétablis (de la Fédération internationale). 

Le rôle du budget

Le budget joue un rôle essentiel tout au long du cycle du projet/programme. Phase de planification La planification du budget permet aux responsables du projet et à d’autres de se faire une idée précise des coûts probables du projet. Elle garantit que ces coûts sont réalistes eu égard aux fonds nécessaires pour mettre en œuvre les activités permettant d’atteindre les résultats attendus. Lorsqu’ils établissent les budgets, les responsables de projet devraient avoir des entretiens approfondis avec le personnel chargé de certaines parties du projet, ainsi qu’avec les personnes qui gèrent le budget global du programme ou les budgets opérationnels, de façon à s’assurer que la budgétisation est réaliste. Mobilisation des ressources Un plan et budget réaliste est indispensable à la collecte de fonds et à toute négociation avec des donateurs potentiels. Il présente ce pour quoi l’organisation utilisera les fonds, et les résultats qu’elle espère obtenir grâce à ces fonds. Un plan et budget clair et réaliste, qui assure la confiance des donateurs, est donc essentiel pour élaborer un plan de mobilisation des ressources qui contribuera à obtenir des financements permettant de mener l’intervention comme prévu.