PLAN D’INTERVENTION EN CAS D’URGENCE.

Ce modèle de plan d’intervention a été élaboré pour guider et aider les dépositaires de biens culturels à réagir de façon appropriée lors de situations d’urgence. Important Un « Plan de sécurité incendie et des mesures d’urgence » se rapportant au bâtiment et aux personnes est exigé selon plusieurs lois provinciales et règlements municipaux. Ce plan d’urgence répond aux besoins particuliers des institutions ayant des collections et ne prétend pas remplacer ni répondre à toutes les exigences légales du « Plan de sécurité incendie et des mesures d’urgence ». Il est la responsabilité des institutions de s’assurer d’avoir un plan qui satisfait à toutes les lois en vigueur. Un plan d’urgence n’est qu’un volet de la gestion des risques. Il permet de savoir comment réagir en cas d’urgence puis de mettre en place un processus de sauvegarde de la collection. Cependant, il est toujours plus avantageux de réduire à la source les risques pouvant affecter les collections, et ce faisant, minimiser les dommages et les traitements de restauration requis. Comme le dit l’adage : « Mieux vaut prévenir que guérir » Ce plan d’intervention devrait donc faire partie d’un ensemble de documents et de procédures appelé Plan intégré de gestion des risques regroupant : – un rapport d’analyse des risques pour la collection permettant de détecter tous les risques concernant la collection, ainsi que des propositions d’actions permettant de diminuer ces risques. Cette analyse permet d’étudier non seulement les risques de catastrophes et sinistres, mais aussi d’autres risques importants tels que les infestations, le vandalisme, les rayons solaires, etc. – un ou des plans d’intervention pour répondre aux risques qui ne sont pas couverts par le plan d’urgence, tel qu’un plan de gestion des insectes et espèces nuisibles ; – la mise en place d’une équipe d’intervention en cas d’urgence ou de sinistre ainsi que la formation des membres de cette équipe, pour qu’ils comprennent bien leur rôle en cas d’urgence ; – la formation de tous les employés sur leurs rôles et responsabilités en cas d’urgence. Cette formation inclut des exercices d’évacuation périodiques ; – des procédures d’inspection régulière des structures pour détecter les problèmes et les résoudre rapidement. Les instructions de ce plan se rapportent plus particulièrement aux collections. Rappelons cependant que, dans toute situation d’urgence, les personnes ont priorité sur les collections. Assurez votre propre sécurité, celle des visiteurs et des autres membres du personnel avant de prendre des mesures pour protéger les collections et les fonds d’archives. Instructions Chaque plan d’intervention se bâtit en remplissant les [espaces vierges] du plan modèle et en adaptant les sections à ses propres besoins. Une part essentielle du processus consiste à recueillir les informations concernant votre établissement, à créer un comité d’urgence, à compléter un Plan d’intervention en cas d’urgence propre à votre organisation, puis à en assurer la mise en œuvre. Les procédures d’urgence et les méthodes de sauvetage doivent être connues du personnel affecté au soin et à la mise en valeur des collections. Des exemplaires du plan dans sa version intégrale devraient être distribués aux membres de l’équipe d’intervention et autres intervenants directement touchés ; conserver l’original dans un endroit sûr.

Instructions.

Si le sinistre arrive hors des heures d’ouverture, communiquer avec les employés à l’aide de la pyramide téléphonique ; ils doivent être avisés de rester à leur domicile ou de demeurer disponible s’il devait porter assistance Voir onglet : COORDONNEES IMPORTANTES – PYRAMIDE TELEPHONIQUE (P. X)  Si le sinistre arrive pendant les heures d’ouverture, regrouper les employés pour les aviser de la situation et de la marche à suivre  Convoquer l’équipe d’intervention en cas de sinistre si des œuvres sont touchées  Établir un poste de commandement  Confirmer les responsabilités de chacun ; assigner les tâches selon les besoins  Désigner une personne-clé pour répondre aux médias  Communiquer avec les services d’urgence locaux et régionaux  Contacter les restaurateurs pouvant porter assistance et les institutions avec lesquelles des protocoles d’entente ont été signés Voir Annexe 4 : ENTENTE DE COLLABORATION (P. X) 6. Évaluation de la situation  Interdire l’accès aux personnes non autorisées ; remettre les systèmes de sécurité en fonction  Inspecter les lieux avec une équipe réduite, accompagnée si nécessaire d’un ingénieur, pour déterminer les dommages causés au bâtiment et à la collection  Prioriser la santé et la sécurité des gens – fournir les équipements de sécurité requis (vêtements de protection, injections antitétanos, masques, etc.)  Documenter les étapes avec des photos, vidéos, notes  Effectuer une première évaluation des dommages aux œuvres, aux documents, au bâtiment, aux systèmes informatiques o Quel type de sinistre (feu, inondation, déversement de produit chimique, catastrophe naturelle, chaleur, humidité?) o Quels endroits sont affectés? o Quelle partie de la collection est affectée? o Quels types de matériaux sont endommagés?  Retirer les débris et stabiliser les endroits instables  Mesurer les conditions environnementales Note : Dès que possible, évacuer l’eau à l’aide de pompes et de racloirs, commencer à ventiler, jeter le matériel mouillé non récupérable et ne faisant pas partie des collections pour accélérer le séchage et minimiser la prolifération des moisissures. Préparation du sauvetage des collections : 7. Rassembler le matériel et les ressources nécessaires aux interventions  Vérifier les ressources financières disponibles (gouvernements, assurances)  Contacter les fournisseurs de services d’urgence, d’espace réfrigéré et de lieux de congélation Voir Annexe 5 : FOURNISSEURS DE MATERIEL ET SERVICE (P. X)  Rassembler les équipements et le matériel nécessaires en cas de sinistre Voir Annexe 2 : LISTE DE MATERIEL NECESSAIRE DE SAUVETAGE (P.X)  Regrouper les documents pertinents (listes, inventaires, dossiers) 8. Établir le lieu de travail pour les opérations de sauvetage  Identifier un espace de travail sécuritaire et sain, sur le site ou dans un bâtiment séparé, où les objets à sauvegarder pourront être relocalisés pour stabilisation et traitement de restauration de base.  Préparer les espaces de travail. Couvrir les tables avec du polyéthylène (du polythène) et/ou des matériaux de matelassage. Activer la ventilation  Pour faciliter le séchage et empêcher la prolifération de moisissures, mesurer et contrôler les conditions environnementales o réduire la température et l’humidité relative (moins que 22 °C et 60 % HR) ; o installer des ventilateurs pour faciliter la circulation d’air ; o installer des déshumidificateurs. Sauvetage des collections : 9. Établir un centre de triage  Trier les objets selon la destination : objets secs à relocaliser, à sécher à l’air, à congeler Voir onglet: SAUVETAGE DES COLLECTIONS (P.X)  Prendre en compte la liste de sauvetages prioritaires Voir Annexe 1 : COLLECTIONS : SAUVETAGES PRIORITAIRES (P.X) 10. Sauvetage des œuvres touchées par le sinistre  Suivre les recommandations élaborées dans le Guide de sauvetage en un clin d’œil. La Roulette des sinistres ou les applications pour téléphones intelligents Emergency Response and Salvage peuvent aussi être utilisées Voir sections : SAUVETAGE DES COLLECTIONS ET SAUVETAGE EN UN COUP D’ŒIL (P.X)  Si nécessaire, établir une procédure pour l’emballage, l’identification et le déplacement des objets à évacuer Après le sinistre : 11. Établir un programme de traitement des œuvres stabilisées Une fois l’état d’urgence terminé, les pièces de la collection pourront être nettoyées ou recevoir des traitements de restauration. Établir un programme de restauration complet pour les œuvres endommagées. Certaines œuvres pourraient devoir être aliénées.

Le coordonnateur évalue la situation et détermine le plan d’action. Les efforts doivent converger vers l’élimination du problème à sa source sans pour autant placer le personnel, les visiteurs ou l’équipe d’urgence en danger. RESPONSABILITES DES MEMBRES DE L’EQUIPE D’INTERVENTION Coordonnateur principal  Établit le poste de commandement et rassemble l’équipe d’intervention.  Confirme les responsabilités de chacun.  Vérifie les ressources humaines, financières, communicationnelles et matérielles disponibles.  Établit un budget d’intervention et autorise les achats.  Informe les autorités ministérielles.  Agit comme porte-parole de l’institution auprès des médias.  Guide et accompagne les journalistes et équipes de tournage lors de leurs déplacements sur les lieux du sinistre.  Garde un suivi de la remise en état des lieux sinistrés et d’un éventuel retour vers ceux-ci.  Fait des rapports d’étape à l’équipe.  Voit à l’aliénation des équipements endommagés.  Contacte les clients concernés.  Dresse le bilan de l’intervention. Coordonnateur adjoint  Assiste le coordonnateur principal et agit, au besoin, comme substitut.  Assiste le ou la responsable des opérations de sauvetage. Responsable des opérations de sauvetage (œuvres, objets)  Établit une stratégie de sauvetage dès que l’accès aux lieux sinistrés est possible.  Voit à l’aménagement des lieux désignés de travail et d’entreposage.  Constitue des équipes et évacue prestement (mais avec précaution) les œuvres, les objets et les pièces d’équipement menacés par le sinistre et protège, le cas échéant, ce qui ne peut être retiré des lieux.  Identifie et classe ces œuvres et objets selon un système de priorités commandé par la nature des matériaux ou la gravité des dommages subis. Cette étape des opérations pourra s’effectuer en étroite collaboration avec le responsable de l’inventaire et des transferts des œuvres, des objets et des pièces d’équipement.  Fait appliquer les procédures d’emballage, d’identification de manutention et de transport.  Fait acheminer tout ce qui a été retiré des lieux sinistrés vers les locaux qui auront été temporairement assignés.  S’assure de la disponibilité de l’équipement, de la facilité du repérage et de l’accessibilité des matériaux nécessaires aux opérations de sauvetage et communique au responsable des achats toute demande en équipements et en matériaux additionnels.  Constitue des équipes de travail et amorce. Selon un ordre de priorités, certaines opérations de nettoyage superficiel, de stabilisation, de protection.  Produit un registre des opérations de sauvetage et en fait un rapport au coordonnateur principal. Responsable de l’inventaire et des transferts des œuvres, des objets  Travaille en étroite collaboration avec le ou la responsable des opérations de sauvetage.  Regroupe la documentation pertinente (listes d’inventaires, dossiers des œuvres…) concernant les collections touchées par le sinistre.  Établit une procédure de transfert et garde un suivi de ces œuvres et de ces objets lors de leur transfert vers d’autres lieux (locaux de travail, entrepôts frigorifiques, entreprises de décontamination..)  Coordonne le retour des œuvres et des objets déplacés. Responsable du bien-être et de la sécurité des équipes de travailleurs  Travaille en étroite collaboration avec le responsable des opérations de sauvetage.  S’assure du bien-être et de la sécurité des travailleurs qui auront à œuvrer aux opérations de sauvetage, sur les lieux sinistrés ou dans les espaces désignés.  S’assure que les lieux sinistrés ne présentent aucune source de risques qui mettraient en danger la santé et l’intégrité physique des travailleurs.  Fournit aux travailleurs les équipements et les installations qui leur permettront d’effectuer de façon sécuritaire leurs travaux.  Transmet au responsable des achats toute demande en équipements et en matériel de protection additionnel.  Établit des quarts de travail et planifie la relève.  Dispense une formation à d’éventuelles équipes de volontaires. Responsable du contrôle climatique des lieux sinistrés et des lieux désignés  Travaille en étroite collaboration avec le responsable des opérations de sauvetage.  Maintient les lieux sinistrés dans des conditions climatiques favorables à la sauvegarde des œuvres et des objets en installant, au besoin, des appareils d’appoint.  Voit à ventiler et à aérer les lieux.  Voit à l’élimination des matériaux humides ou souillés.  Isole, au besoin, certaines œuvres ou certains objets et crée des microclimats.  Valide les lieux d’entreposage temporaire. Responsable de la sécurité et de l’autorisation d’accès aux lieux  Contrôle l’accès des lieux sinistrés dès qu’autorisé par le Service des Incendies, et ce, jour et nuit.  Contrôle aussi l’accès des lieux désignés (locaux de travail et lieux d’entreposage temporaire).