Partie analytique vision détaillée de la structure de Gest

Cours partie analytique vision détaillée de la structure de Gest, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

Autorités

L’autorité est le pouvoir officiel et légal, le droit de commander, de se faire obéir, de faire exécuter une tâche ou un travail déterminé et d’exercer un contrôle sur des personnes et sur leurs tâches. Cette autorité est en fonction du niveau hiérarchique de l’organe. Les organes du niveau supérieur ont plus d’autorités par rapport à ceux qui sont dans les niveaux inférieurs.
Nous allons voir le différent degré d’autorité existant dans la structure organisationnelle de GEST.
La structure organisationnelle de l’entreprise GEST est purement de forme hiérarchique dont la gérante se trouve au sommet, le coordinateur est sous l’autorité de la gérante, et ce sont tous les services qui sont sous l’autorité du coordinateur.
En prenant la forme de l’organisation de Mintzberg, les organes de la structure organisationnelle de GEST se regroupent et se classifient comme suit :

Sommet stratégique

Au sommet stratégique, il y a l’organe de la gérance. Puisque la GEST n’est qu’une petite entreprise, il n’y a pas de direction, c’est cet organe qui s’occupe du management de l’entité. La gérante est celui qui possède le pouvoir officiel et légal et le droit de commandement suprême dans l’entreprise. C’est le coordinateur qui est directement sous son autorité.
D’une part, la gérante est le superviseur direct du coordinateur. Elle peut lui donner de l’ordre ou de commandement.
Mais d’autre part, la gérante peut parfois laisser le coordinateur exercer ses tâches sans aucun commandement. C’est dans le cas où le coordinateur exécute les tâches de gestion d’après la délégation de pouvoir de la gérante vers le coordinateur.

Ligne hiérarchique

Pour la ligne hiérarchique, c’est l’organe de la coordination. C’est parce que cet organe qui a le rôle d’animer les équipes de travail. Le coordinateur est le superviseur direct de tous les responsables des services. C’est lui qui émet les ordres et commandements sur ces services.
Le coordinateur a donc le pouvoir de faire exécuter les tâches dans les services, ainsi que le contrôle sur les personnes dans les services et leurs tâches.

Centre opérationnel

Et dans le centre opérationnel, il y a le service commercial, le service des ressources humaines, le service d’administration et financier, le service d’exploitation, et le service de logistique.
Ces services exercent leurs tâches selon les ordres et les commandements du coordinateur. Ils ont l’obligation d’obéir les superviseurs.

ENTREPRISE GEST VIS-A-VIS DES DETERMINANTS DE LA STRUCTURE

Nous avons vu plus haut qu’il y a quelques éléments de l’entreprise qui sont des outils permettant de définir la structure de l’entreprise. Nous allons voir un par un ces déterminants :

Age de l’entreprise

La compétence de l’entreprise dans l’exercice de ses activités dépend de ses expériences dans le domaine. Le comportement de l’organisation est donc influencé par sa durée de vie. Les tâches sont bien maîtrisées lorsqu’elles sont faites de façon répétée.
Plus la durée de vie de l’entreprise est élevée, plus l’’entreprise rencontre des problèmes. En vivant dans ces problèmes, l’entreprise devient capable de résoudre les difficultés, la capacité de l’entreprise dans la gestion de risque augmente également. Plus l’entreprise maitrise les risques, plus elle est plus sécurisée.
Pour les entreprises jeunes, il faut établir des structures plus souples pour que nous puissions réagir vite selon la situation car notre connaissance sur les risques sont encore faibles. Nous n’avons pas encore la capacité de réagir très vite en cas d’urgence. C’est le cas de l’entreprise GEST, notre entité fête son troisième anniversaire cette année. Elle n’a vécu que pendant trois exercices comptables. Nous n’avons pas donc que quelques expériences, qui ne sont pas suffisantes pour définir les prévisions, les stratégies que nous pouvons adopter.
Par conséquent, la structure organisationnelle de GEST n’est pas sûrement encore la structure idéale pour l’entreprise. Cette structure ne peut être celle qui est vraiment adaptée à l’entreprise pour toute sa vie. Il est encore difficile de déterminer une structure pérenne pour l’entreprise.

Taille de l’entreprise

La taille de l’entreprise est une des plus grands déterminants de la structure. Plus l’entreprise est grande, plus la structure organisationnelle est complexe.
L’entreprise GEST est une petite entreprise. Elle n’emploie que très peu nombre de personne dans l’exercice de leurs activités, à part le personnel externalisé par les entreprises clientes.

Système technique

Le système technique concerne le processus de servuction. Chez GEST, nous avons deux sortes de processus de servuction. Ce sont celui de la gestion de placement du personnel qui est plus court car cela consiste à chercher des employés pour un certain poste et dans l’exigence du client ; et le processus de servuction pour la gestion intérimaire et la gestion externe qui est un peu long car le processus commence au service de placement jusqu’à la gestion des ressources humaines et aussi la gestion de administrative du personnel.

Environnement

L’environnement externe de l’entreprise exerce une influence sur la planification stratégique de l’entreprise ainsi que sur les activités en général. Par conséquent, les éléments de l’environnement externe se portent mutuellement des influences sur la structure de l’entreprise :
– En premier lieu, les clients exercent leur pouvoir de négociation sur l’entreprise. Ce pouvoir de négociation porte généralement sur la modulation de l’offre. Le client peut imposer au prestataire et notamment au personnel en contact de faire de tâches imprévues dans le contrat initial. Lorsque leur relation a duré une certaine période et que la relation de confiance s’est instaurée. Elle porte aussi sur le délai de règlement des droits du prestataire. En retour, le prestataire peut brandir le spectre de la bannière de sortie avec les risques que cela comporte pour le client et celui de la facturation.
– La relation avec les fournisseurs de l’entreprise qui sont essentiellement des équipementiers (uniformes, outils de ménage, bâton, les outils administratifs…) tourne également autour des délais de paiement des factures. En outre, l’entreprise a recours à d’autres types de fournisseurs tels que les formateurs externes et les institutions d’enseignement académique et professionnel.
– Les concurrents directs de GEST qui sont constitués des entreprises spécialisées dans la sécurité, de nettoyage, de placement. Entre eux, la relation est purement de compétition.
A rappeler aussi les relations que nous avons développées lorsque nous avons parlé des problèmes de l’entreprise avec leur leader sur le marché en matière de gestion d’employés intérimaires, l’Aide Intérim. Cette relation prend forme de bataille sur les mêmes marchés d’une part et du partage en cas d’insuffisance des moyens de l’un des deux de l’autre.
– Les services de substitution semblent venir des services que l’entreprise se refuse de fournir actuellement, notamment dans la sécurité à savoir, l’utilisation des technologies de surveillance qui commence à inonder le marché et des entreprises qui utilisent des chiens de garde.
– La menace des nouveau vénus sur le marché n’est pas aussi à écarter, vu l’intérêt que présente actuellement le marché notamment pour la sécurité.
– La relation avec l’Etat se résume en tout cas pour l’entreprise comme une obligation d’inscription, son ministère tutelle, des contrats de travail établis éventuellement des règlements des charges fiscales.
– Enfin, sa relation avec les autres parties prenantes concerne surtout celle avec les institutions financières pourvoyeurs de fonds pour sa gestion de trésorerie et des salariés qui font pression pour recevoir leur dus avec le respect d’une certaine échéance.
Cet environnement de l’entreprise comme nous l’avons vu est constitué de forces sur qui elle n’a pas de contrôle et certaines dont elle peut influencer. Mais ce ne sont pas les seuls éléments qui remettent en jeu sa stratégie.

Stratégie

Nous avons parlé plus haut que l’entreprise est encore jeune, qu’elle n’a existé que depuis 3ans. Ces trois ans d’existence ne suffise pas encore à se faire connaître sur le marché. Par conséquent, l’entité est encore d’une part en phase de lancement ; mais d’autre part, elle se développe en même temps. On peut dire alors que l’entreprise pratique la stratégie de pénétration sur le marché et la stratégie d’extension du marché.

Culture et valeur d’entreprise

Afin de comprendre toute stratégie de cette entreprise, il serais utile de connaître ses valeurs primordiales. Ce sont celles :
 La mise en œuvre de la relation avec le personnel : ressource primordiale sur laquelle repose tout le métier de l’entreprise.
 La persévérance : peut être le moteur qui a permis que son histoire continue jusqu’à aujourd’hui malgré les difficultés rencontrées.
Après avoir vu ces informations détaillées concernant la structure de GEST, nous allons précéder à la présentation des forces et faiblesses, les opportunités et menaces afin de formuler les problèmes.

LIAISONS ENTRE LES ORGANES, LES SERVICES ET LE SYSTEME D’INFORMATION

Nous avons vu que la structure organisationnelle de GEST est de forme hiérarchique car il n’y a qu’une unité de commandement au dessus des subordonnés. Chaque subordonné n’a qu’un chef.
Il y a trois niveaux hiérarchiques dans notre structure :
La gérance qui est au sommet de la hiérarchie, elle a le coordinateur comme subordonné. Le coordinateur quant-à lui, il est le chef hiérarchique directe de tous les services, C’est lui qui donne les commandements envers ces services dans l’exécution de ses fonctions.
Normalement, la circulation des informations dans l’entreprise doit se faire verticalement, c’est-à-dire qu’il ne faut pas y avoir des informations qui se passent entre les services de même niveau hiérarchique. Toutes les informations doivent être descendantes, ce qui veut dire qu’elles viennent de la gérante et qui vont vers les services en passant au coordinateur. Ou encore ascendante, c’est-à-dire qu’elles viennent des services et qui vont monter vers leurs superviseurs (coordinateur et gérante).