La solution : un système externe fiable « anti-ampoules »

Ainsi, il faudrait pouvoir mettre en place un système qui nous permettrait d’éteindre les ampoules et donc de supprimer les émotions négatives dont nous nous bombardons en permanence. Autrement dit, ce système devrait nous aider à passer de l’intention aux actions. Il serait bon aussi de pouvoir lui faire davantage confiance qu’à notre cerveau pour nous rappeler nos engagements. Ce serait donc un système externe et non plus notre bonne vieille mémoire, aidée médiocrement de Post-it® et de « listes de choses à faire ». La méthode que nous vous proposons repose sur un système qui va vous permettre de gérer tous les aspects de votre vie, personnelle et professionnelle. Avec lui, vous retrouverez facilement toutes les informations et tous les objets que vous avez manipulés. Il tient compte de notre tendance à tout repousser à plus tard et sa mise en place ne dépend pas d’un outil informatique. Vous aurez enfin la possibilité de traiter non seulement les urgences (ça, vous le faites déjà très bien) mais aussi tout le reste : ce qui vous fait envie et les tâches de longue haleine. Issue non seulement de l’expérience de conseil en organisation que possède Laurence Einfalt auprès de particuliers et d’entreprises, mais aussi des recherches et expérimentations que mène Stéphanie Bujon dans ce même domaine depuis des années, cette méthode a pour objectif de vous offrir ce luxe : une tête enfin vidée de ses guirlandes, enfin libre de réfléchir (et non plus consacrée majoritairement aux tentatives de souvenirs) et une capacité décuplée à passer à l’action. Une méthode tout-terrain qui vous permet de vous organiser tous les jours de votre vie, sept jours sur sept. Parce que nous croyons qu’une vie réussie est certes faite de bonnes idées, mais surtout de réalisations.

• Notre monde est constitué de « déclencheurs d’ampoules 

À la minute où vous lisez, où que vous soyez, des dizaines d’idées traversent votre esprit. Certaines sont des informations : celles que vous venez de lire, celles qui vous reviennent à l’esprit (« C’est vrai que j’avais commencé une liste de choses à faire, le mois dernier »), celles qui n’ont qu’un lointain rapport (vous avez lu « expérimentations » et pensez au super cadeau d’anniversaire qu’a reçu votre excellent ami, chercheur au CNRS). D’autres sont des appels à l’action : continuer de lire ce livre, filer à la réunion de 14 h 30, regarder dans le mode d’emploi de votre lecteur MP3 pourquoi le voyant vert clignote, acheter votre abonnement de bus. D’autres encore sont des choses que vous voulez vous rappeler, mais dont vous n’avez pas besoin tout de suite : la couleur préférée de Sylvain, pour lui choisir un cadeau de départ ; le mot de passe de votre blog ; les dates des vacances scolaires de la Toussaint. Sans compter toutes les informations inutiles : Le Bon Samaritain fait des soldes la semaine prochaine (mais vous avez déjà votre tenue pour le mariage de Clara) ; « Il faut manger cinq fruits et légumes par jour » (vous le faites déjà) ; Bonato a une réunion de service lundi prochain (pourquoi avez-vous retenu ça ?)… Nous sommes d’accord, il ne s’agit là que d’échantillons. Votre tête déborde d’idées de toutes sortes, parmi lesquelles, bien sûr, vous sentez bien qu’il faudrait faire le tri. En réalité, vous faites en permanence le tri, au point que, parfois, vous avez l’impression d’avoir le cerveau qui « mouline ». C’est avant que votre cerveau « mouline » que nous cueillons l’idée avec vous.

• Récolter les ampoules

La première étape de notre méthode consiste à récolter tout ce qui traverse votre esprit et votre vie, de manière à éteindre l’ampoule qui clignote dans votre tête. Pour reconnaître une ampoule, c’est simple.
Votre première récolte d’ampoules Sur votre lieu de travail ou chez vous, choisissez un endroit de 1 m2 environ, de préférence une table. Examinez les objets qui se trouvent sur cette table… et notez rapidement sur un morceau de papier toutes les choses qui vous viennent à l’esprit en les regardant, sous la forme de « Il faut que » : « Il faut que je paye mes factures », « que j’appelle Machine pour déjeuner avec elle ce midi », « que je taille mon crayon à papier », « que je répare cet étui de portable », etc.
Voilà ! Vous avez récolté vos premières ampoules !

EXERCICE 2
C’est l’étape la plus importante du processus. Pour organiser sa vie, il faut avoir devant soi les éléments pour le faire. Nul doute que, si vous ne l’avez jamais fait, l’idée de noter toutes ces choses vous semble être une perte de temps. Pourtant si vous lisez ce livre, c’est bien que vous pensez que votre système d’organisation a des lacunes… des fuites. Et ces fuites se situent souvent à ce niveau-là du processus : si vous avez oublié d’appeler Nadine, c’est parce que vous aviez en tête ce congrès pour lequel vous deviez rédiger une intervention… Appeler vous est « sorti de la tête ». Votre tête était pleine d’autres choses à ce moment-là. Si vous aviez noté quelque part d’appeler Nadine, et retrouvé votre note au bon moment, vous ne l’auriez vraisemblablement pas oublié, vous auriez même eu « le temps » de le faire.

• Réfléchir à ce que vous voulez en faire

La deuxième étape vous incite à réfléchir à chacun des éléments que vous avez récoltés. L’organisation est faite de ça : la proactivité, pro pour « avant », et activité pour « agir ». L’organisation, c’est ce qu’on fait en vue d’agir : et c’est d’abord réfléchir.
Les éléments récoltés sont pris un par un, et c’est à nous de décider quelles suites donner à chacun. Est-ce que j’attends comme résultat de « déjeuner avec Brigitte ce midi » :

• une bonne partie de rigolade ? • qu’elle m’invite au resto ? • qu’elle me trouve un poste dans sa nouvelle boîte ? • que je lui fasse retrouver le moral suite à sa dépression ? • qu’elle me donne des pistes pour la réunion de mardi ? • de ne pas déjeuner tout seul ? • de lui extirper son numéro de téléphone personnel ? À partir du résultat qu’on attend d’une action, on peut réfléchir à la manière dont on va agir. On vérifie que c’est la bonne action, d’abord. Peut-être vaudrait-il mieux s’organiser une rencontre (pour la réunion de mardi), ou plutôt prévoir un dîner un de ces soirs (pour rigoler ou lui rendre le moral). On vérifie que c’est le bon moment, aussi. Pourquoi ce midi et pas demain midi, ou la semaine prochaine ? Que c’est la bonne personne, enfin. Après tout, peut-être que Nicolas pourrait, mieux que vous, lui demander de vous recommander chez Outcome & Co… Votre objectif : trouver l’action la plus simple, la plus petite pour faire avancer l’affaire, de manière à aboutir au résultat voulu. Ne pas trouver l’idée, mais l’action. Vous notez qu’on passe ici de l’idée à l’action, qui se définit par un verbe, et potentiellement un lieu, une date, une personne qui agit. Et si finalement les états d’âme de Brigitte vous importent peu, et ses entrées chez Outcome & Co tout autant, vous pouvez toujours décider de donner la priorité à vos dossiers ou à votre conjoint, et tout simplement laisser tomber.

• Organiser le résultat de vos réflexions

La troisième étape vous entraîne, elle, à « lancer » un message de rappel dans un circuit, pour qu’il revienne au bon moment et à la bonne personne. Pour ce faire, il faut déjà sortir du circuit ce qui n’a plus lieu de s’y trouver. Certaines des ampoules qui clignotent dans votre esprit le font inutilement, elles concernent des actions qui n’ont pas de sens pour vous, que vous ne voulez ou ne pouvez pas accomplir, ni même déléguer, ou que vous envisagez, oui, mais sûrement pas dans les semaines à venir… Mille fois vous avez fait une « liste de choses à faire » ou empilé quelques dossiers sur un coin de bureau en vous disant : « Dès que j’ai bouclé le rapport Y, je commence par ça » ou : « Tous les jours je fais au moins un truc de ma liste. » Tout ça pour retrouver listes et dossiers sous des piles de documents que vous avez dû traiter depuis, « en urgence », ou pour être détourné par une préférence évidente pour les relations sociales ou les jeux vidéo. Cette étape permet de vous assurer qu’au moment où vous le souhaitez – lundi prochain, 9 h 20, ou quand Germain vous aura confirmé votre rendez-vous, ou encore tous les jeudis soir – un rappel apparaîtra à un endroit où vous le recevrez, pour que vous passiez à l’action en temps voulu.