ORGANISATION NÉCÉSSAIRE A L’ÉLABORATION D’UN CDCF

Cahier des charges fonctionnel CdCF

Définition (NF X 50-150) :

On appelle Cahier des charges fonctionnel, CdCF, le document par lequel le demandeur exprime son besoin (ou celui qu’il est chargé de traduire) en terme de fonctions de service et de contraintes. Pour chacune des fonctions et contraintes, sont définis des critères d’appréciation et leurs niveaux. Chacun de ces niveaux est assorti d’une flexibilité.
Remarque 1 : le CdCF s’occupe des fonctions de service du produit, des contraintes correspondantes et n’exprime aucune idée de technique et, il n’impose pas de solutions.
Remarque 2 : le but poursuivi par le CdCF est d’obtenir en réponse la proposition de produit le plus apte à rendre le service attendu, dans les conditions prévues, pour le coût minimum. A cet effet, le CdCF n’exprime que des exigences de résultats et en principe, aucune exigence de moyens.
L’un des principes de base du concept de « Qualité » est de bien séparer dans toutes les activités, d’une part le besoin à satisfaire et d’autre part la solution choisie pour répondre à ce besoin. Cette démarche permet de mieux analyser le besoin, d’étendre l’éventail des solutions possibles, de définir les dispositions pour la qualité et parvenir à une meilleure optimisation du couple besoin-solution en matière de coût, sans mettre en cause les performances atte ndues.

Exemples de CdCF

Exemple 1 : CdCF d’un écran de visualisation (avec limites d’acceptation et flexibilités)
Fonction
Avoir des caractéristiques d’inscription compatibles avec les exigences de visibilité pour la majorité de la population.
Critères
Dimension du plus petit élément perceptible :
niveau écran à fond clair 2 minutes d’arc ;
niveau écran à fond sombre 1 minute d’arc.
Ces limites sont des limites inférieures d’acceptation.
Exemple 2 : CdCF d’un moteur d’avion (avec limites d’acceptation et flexibilités)
Fonction :
Fournir une poussée à l’aéronef.
Critères
niveau de poussée : 30 000 daN,
limite d’acceptation : 28 000 daN.
niveau de consommation du carburant : 0,5 kg par heure ; de carburant par unité de poussée à Mach 0,8 et une altitude de 9000 m.
masse nominale : 5200 kg; limite d’acceptation 5500 kg.
Taux d’échange : un écart de masse de 1 kg s’échange avec un écartde consommation de carburant de 0,01 %.
Cela veut dire que le client est prêt à accepter de manière équivalente un moteur dont la masse et la consommation de carburant seront de :
m = 5210 kg avec une consommation = 0,4995 ,
m = 5200 kg avec une consommation = 0,5 ,
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL CDCF.doc P.JOHO Page 3
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL CDCF
m =5190 kg avec une consommation = 0,5005.
En tout état de cause, les limites d’acceptation devront être impérativement respectées. Cet ensemble de fonctions, critères, niveaux, flexibilités sont en quelque sorte « des règles du jeu » auxquelles l es solutions que vous proposerez devront satisfaire pour participer à la sélection finale.

démarche d’expression fonctionnelle du besoin

Principe de la démarche

L’énoncé fonctionnel du besoin se compose d’une liste de fonctions de service (fonctions d’usage et d’ estime) et de contraintes que le ou les produits proposés devront satisfaire ou respecter. Il ne fait pas référence aux solutions techniques susceptibles d’y répondre (n’exprime aucune idée de technique et n’impose pas de solutions).
Les fonctions sont en général assorties de critèresqui permettent de juger si ces fonctions sont, ou non, correctement remplies par le produit proposé comme solution.
Les critères sont assortis de niveaux nominaux souhaités par l’utilisateur et de flexibilité sous forme de limites d’acceptation en deçà et au-delà desquelles la fonction n’est plus satisfait e, de classes de flexibilité ou de taux d’échange.
Exemple : pour l’exemple 2 du moteur d’avion, la poussée nominale est de 30 000 daN et la limite d’acceptation de 28 000 daN.
Remarque : les taux d’échange permettent un écart défavorablesur un niveau nominal de l’un des critères à condition qu’il y ait compensation par un écart favorable sur un autre critère.
Exemple : pour le moteur d’avion, un écart de masse de 1 kg est toléré s’il s’accompagne d’un écart de consommation de carburant de 0,01%.

Intérêt de la démarche fonctionnelle

L’importance et les avantages d’une expression fonc tionnelle du besoin peuvent être résumés par les points suivants :
elle sert au demandeur à exprimer les besoins des utilisateurs qu’il représente, la démarche permet d’exprimer ce besoin dans un langage unifié compréhensible par l’ensemble des parties, elle permet au concepteur de réaliser une meilleure conception et une meilleure réalisation par une offre accrue de produits compétitifs et innovants, une progression vers la solution la mieux adaptée au besoin exprimé, permet de vérifier qu’à chaque étape de l’élaboration la voie suivie répond bien à la demande formulée, etc.
elle favorise le dialogue entre les partenaires (relation plus claire entre client et fournisseur),
elle facilite l’examen des propositions et la comparaison des offres ou produits répondant au même besoin.
Remarque : la démarche est à la fois fonctionnelle, méthodique et pluridisciplinaire.

PARTIES PRINCIPALES D’UN CdCF

Dans le cas de produits complexes ou nouveaux, il est souvent nécessaire de procéder à plusieurs rédactions ou éditions successives du CdCF avant d’arriver à l’expression définitive. Un CdCF se compose de quatre parties principales plus des annexes éventuelles.

Une présentation générale du problème

Elle permet de prendre connaissance rapidement du problème posé et est destinée à donner toutes les informations générales utiles concernant le produit : marché, débouchés, contexte du projet, concept général du produit, besoins principaux auxquels il doit répondre, son environnement, les limites de l’étude, etc.

L’énoncé fonctionnel des besoins (partie principale ou cœur du CdCF)

Il servira de base pour concevoir des solutions susceptibles de répondre aux besoins. Il décrit et définit les fonctions de service à satisfaire par le produit, les contraintes, les critères d’appréciation (niveaux, flexibilité, limitesd’acceptation, taux d’échange), etc.

Un appel éventuel à des variantes

Cette partie demande et fixe les limites à l’étude d’autres propositions ou d’autres solutions possibl es pour réaliser le produit.

Un cadre de réponse

Il est destiné à simplifier et à codifier la façon de répondre (présentations, descriptions, etc.) afin de faciliter les dépouillements et vérifier que toutes les informations nécessaires sont bien fournies.Les annexes

ORGANISATION NÉCÉSSAIRE A L’ÉLABORATION D’UN CDCF

Pour élaborer un CdCF un demandeur a besoin d’une structure de travail particulière analogue à celle utilisée dans une action d’analyse de la valeur. Cette structure est constituée d’un ensemble décideur, animateur plus groupe de travail.
Demandeur : personne, organisme ou société responsable du financement, qui élabore le cahier des charges du produit. Le demandeur peut être l’utilis ateur du produit, un service de l’entreprise ou un organisme qui se substitue aux utilisateurs ou encore le concepteur du système auquel le produit doit s’intégrer.
Décideur : personne nommée ou mandatée pour prendre les décisions. Elle représente la direction de l’entreprise et a reçu les pouvoirs nécessaires. Elle intervient chaque fois que nécessaire et impérativement lors des choix définitifs.
Animateur : c’est la personne chargée de l’organisation et du déroulement de l’élaboration du CdCF. Elle est responsable devant le décideur. L’animateur peut être interne ou extérieur (« animateur conseil ») à l’entreprise.
Groupe de travail : c’est la structure opérationnelle de l’élaboration, celle qui collecte les informations, réfléchit, fait des propositions, rédige, etc. Le groupe n’a pas de hiérarchie interne et est solidairement responsable de la qualité du travail et de la validité de ce qu’il propose. Le groupe permet une démarche pluridisciplinaire en réunissant les représentants des différentes parties prenantes dans l’acquisition du produit et/ou dans sa mise en œuvre.

CDCF et dossier d’appel d’offre

Selon le Code des Marchés Publics (CMP), sorte de limite supérieure en matière d’appel d’offre, un dossier de consultation doit contenir:
l’objet du marché,
les références aux documents officiels: le Cahier des clauses administratives générales (CCAG), le Cahier des clauses techniques générales (CCTG),
les documents particuliers: le Cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le CdCF (généralement inclus dans le CCTP),
le lieu et les dates limites de réception des offres,
le délai pendant lequel l’offre reste valable,
les justifications à fournir par le fournisseur concernant la qualité et ses capacités, des considérations diverses.
Remarque : le CdCF intégré dans un dossier d’appel d’offre secompose des parties abordées au paragraphe IV précédent.