Optimisation des stratégies de gestion des médicaments

Normes des aires de stockage

Locaux et matériel de stockage 

Les locaux Leur conception, leur plan, leur agencement et leur utilisation doivent tendre à éliminer les risques d’erreurs et à permettre un nettoyage et un entretien garantissant la bonne conservation des produits pharmaceutiques [48]. Elles sont conçues et adaptées en vue d’assurer de bonnes conditions de stockage. En particulier, elles doivent être propres et sèches et maintenues dans des limites acceptables de température.

Situation

La pharmacie hospitalière est implantée et organisée de manière à permettre des communications rapides et fiables avec les services médico-techniques et tous les lieux où sont utilisés des produits placés sous responsabilité pharmaceutique. 

Organisation général

Dans la pharmacie sont exercées des activités de différentes natures exigeant pour chacune d’elle des locaux ou zones spécifiques et adaptés. Elle comporte des espaces de confidentialité, en particulier pour l’exercice des activités soumises au secret professionnel. La documentation réglementaire, scientifique, technique et commerciale est localisée dans un lieu de superficie suffisante permettant son regroupement, son exploitation et sa consultation notamment informatisée.

Zones de préparation des médicaments magistraux et officinaux

Les substances et préparations dangereuses (classées dans les catégories très toxiques, toxiques, irritantes, corrosives, cancérigènes, tératogènes ou mutagènes) sont stockées conformément à la réglementation des substances vénéneuses dans des zones d’accès contrôlé, séparées des autres substances ou préparations. Les substances vénéneuses sont des substances susceptibles de provoquer chez l’homme des réactions desquelles des effets nocifs sont attendus. Ces produits sont maintenus dans leur emballage d’origine comportant l’étiquetage approprié. Une zone de quarantaine est prévue pour les produits en attente de contrôle : matières premières, articles de conditionnement, préparations. 60 Un local de nettoyage du matériel, adapté à l’activité, est installé à proximité immédiate « du préparatoire » ainsi qu’une zone de rangement propre et sèche. Des locaux, des installations et des équipements spécifiques sont réservés à : – la préparation des médicaments qui doivent être stériles ; – la préparation de médicaments à risques ou particulièrement dangereux (comme, par exemple, les médicaments radio-pharmaceutiques, les médicaments anticancéreux…). 

Zone de réception et de stockage 

Locaux ou zones réservés à la réception

De préférence attenant à la pharmacie, les locaux ou zones réservés à la réception sont pourvus d’une aire de déchargement facilement accessible et d’une zone réservée à la mise en quarantaine des produits nécessitant un contrôle préalable [79]. L’aire de déchargement est adaptée au volume et à la nature des marchandises à recevoir. Le sas de réception est de taille suffisante pour réceptionner les marchandises, contenir le matériel de manutention adapté, assurer la chaîne du froid, permettre le nettoyage des produits livrés, si nécessaire, et traiter les déchets générés par leur manutention.

Locaux de stockage

Leurs dimensions permettent un aménagement intérieur assurant une circulation facile et un rangement fonctionnel. Le règlement N° 09/2010/CM/UEMOA, les locaux utilisés doivent être suffisamment vastes et bien entretenus de façon à permettre le stockage des produits reçus dans des conditions n’affectant pas la qualité de ces produits. Les zones de stockage doivent être d’une capacité suffisante pour permettre le stockage ordonné des différentes catégories de produits (PNA). Les surfaces apparentes des locaux de stockage sont lisses, imperméables et sans fissures afin de réduire l’accumulation de particules et de micro-organismes et de permettre l’usage répété de produits de nettoyage et, le cas échéant, de désinfectants. Les plafonds sont étanches et lisses. Les équipements de stockage à basse température sont proportionnés aux besoins et pourvus de systèmes de contrôle et de sécurité qualifiés (alarmes, enregistrements…). Un système de secours est prévu en cas de panne. Ces équipements sont exclusivement affectés au stockage des produits pharmaceutiques. Ils ne contiennent ni boissons, ni aliments.  Les gaz à usage médical sont stockés conformément au règlement de sécurité contre l’incendie relatif aux établissements recevant du public. Les locaux, sécurisés, inaccessibles au public et au personnel non autorisé, permettent un stockage des bouteilles à l’abri des intempéries et à une température compatible avec la sécurité, leur conservation et les exigences indiquées par le fournisseur. Les zones de stockage sont propres, sèches, bien ventilées, réservées à cet usage et situées de préférence près de la pharmacie afin de faciliter le contrôle, la dispensation et la traçabilité. Les centrales et les récipients cryogéniques de gros volume sont d’accès limité aux seuls agents autorisés. Les matières premières, préparations et spécialités pharmaceutiques classées comme stupéfiants sont détenues dans des locaux fermant à clef et munis d’un système d’alerte ou de sécurité renforcé contre toute tentative d’effraction, relié à un poste de sécurité. L’utilisation d’une armoire ou chambre forte ou d’un coffre-fort scellé est recommandée. Dans tous les cas, ces armoires et dispositifs de rangement ne contiennent que ces produits. Seul un personnel qualifié et dûment autorisé a accès au stock de stupéfiants. L’emplacement protégé des clés et les codes d’ouverture ne sont connus que du nombre le plus restreint possible d’agents.

Zone de distribution et de dispensation

Si les unités d’emploi doivent être extraites de leur emballage secondaire, leur protection est assurée de façon à maintenir les qualités de l’emballage primaire et du dispositif médical stérile. Si elles sont réemballées dans un nouvel emballage secondaire, les mentions figurant sur le précédent emballage secondaire sont reportées sur le nouvel emballage. La dispensation au public des médicaments ou produits est organisée dans des locaux spécifiques convenablement équipés, disposant de sanitaires à proximité, comportant une zone d’attente, concourant à la qualité de l’acte de dispensation et garantissant le respect du secret professionnel et de la confidentialité ainsi que la sécurité du personnel concerné et du public. Celui-ci n’a pas accès aux autres locaux de la pharmacie. La dispensation est différente de la distribution. En milieu hospitalier, le pharmacien traite les demandes des services en médicaments et leur fournit ces derniers. C’est la distribution. Cependant, la dispensation est la délivrance du médicament directement au patient en veillant à la sécurité de l’utilisation du médicament. L’accès à ces locaux est facilité par un fléchage clair et lisible. Les médicaments sont dispensés dans des emballages permettant le respect de la confidentialité. 62 6.1.7 Locaux à vocation administrative Les activités générales de gestion de la pharmacie sont regroupées dans des bureaux séparés (gestion administrative, gestion pharmaceutique). Ils sont pourvus des équipements nécessaires à cette gestion (armoire de rangement et d’archivage, équipements bureautiques). 6.1.8. Zone commune réservée au personnel Les sanitaires, les vestiaires, les locaux de ménage et une salle de détente sont prévus, séparés des zones d’activité pharmaceutiques, et accessibles exclusivement au personnel du service pharmaceutique. 

Matériels de communication

La pharmacie hospitalière dispose (directement ou indirectement) de moyens de communication lui permettant d’assurer ses missions de vigilance, d’information et d’analyse pharmaceutique : téléphone, télécopie et internet. 

Matériels et équipements informatique

Le matériel informatique et les logiciels sont conçus et installés de façon à éviter les erreurs, permettre le traitement des demandes urgentes, respecter le secret médical et la discrétion professionnelle. Aujourd’hui la Santé Digitale (SD) a été consacré pour définir l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) en faveur de la santé. Elle vise l’amélioration, de la circulation des informations par voie électronique, de la prestation de services de soins et de la gestion du système de santé en particulier l’informatisation du dossier patient connecté à la dispensation des médicaments (cellule santé digitale MSAS). Ils permettent la sauvegarde et l’archivage de ces données conformément à la législation en vigueur. Le nombre de postes informatisés est adapté à l’activité et à l’effectif du personnel concerné. En cas de panne informatique, une solution manuelle, décrite par une procédure écrite et détaillée, permet la continuité de l’approvisionnement en médicaments et dispositifs médicaux stériles. Les informations sont accessibles et consultables par les seules personnes autorisées dans le respect du secret professionnel pendant toute la durée de leur conservation.