Notions de base sur les bases de données Access

Type de relation

Relation un-à-un 1 :1

Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la table A ne peut correspondre qu’à un enregistrement de la table B, et inversement chaque enregistrement de la table B ne peut correspondre qu’à un enregistrement de la table A.
Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d’une même table. Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d’une table pour des raisons de sécurité, ou pour stocker des informations ne s’appliquant qu’à un sous-ensemble de la table principale.

Relation un-à-plusieurs 1:N

La relation un- à-plusieurs est la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, alors qu’à chaque enregistrement de la table B ne correspond qu’un enregistrement de la table A. Dans ce type de cas, la clé primaire de la table A va migrer dans la table B , on l’appellera alors clé étrangère.
Exemple : Entre la table Etudiant et la table spécialité il existe la une relation de type 1:N , où :
Un étudiant est inscrit dans une et une seule spécialité et dans une spécialité plusieurs étudiants sont inscrits. B

Relation plusieurs-à-plusieurs M:N

Dans une relation plusieurs-à-plusieurs, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n©est possible qu©après définition d©une troisième table (appelée table de jonction), dont la clé primaire est composée de deux champs — les clés primaires des tables A et B.
Une relation plusieurs-à-plusieurs n©est en fait rien d©autre que deux relations un-à-plusieurs avec une troisième table.
Exemple : Sachant que dans une spécialité on enseigne plusieurs modules et un module peut être enseigné dans plusieurs spécialités, on déduit alors une relation de plusieurs-à-plusieurs entre ces deux tables, ce qui permettra par la suite la création d©une nouvelle table Spécialite_Module, en définissant sa relation un-à-plusieurs avec la table spécialité et de même avec la table Module

Modèle de conception de la base de données

A la fin de création des tables et de définition des relations entre tables il faudra réaliser un modèle de conception pour la base de données, dans le but de connaître les tables, les champs, les clés primaires et les clés étrangères. C©est une étape importante avant de passer à la réalisation de la base de données sous Access.
Exemple : Notre base de données Scolarité est composée de 5 tables principales (Etudiant, Enseignant, Spécialité et Module) et d©une table générée d©une relation plusieurs-à-plusieurs ( Spécialité_Module)

DEFINITION DE ACCESS

Microsoft Access est un système de base de données relationnelle qui fait partie de Microsoft Office, il permet d©’enregistrer, de trier, de manipuler et de restituer les données d©une manière puissante.
La force d’Access est qu’il est facile à utiliser pour les débutants grâce aux fonctions de base, pour commencer à développer des bases de données simples dès le début. Il est aussi utilisé pour développer des applications très sophistiquées.
Access vous permet aussi de modifier des champs et des tables après avoir entré des données.

Base de données sous Access :

Access stock tous les objets faisant partie d’une même base de données dans un seul fichier de base de données, possédant l’extension .mdb . C’est ce fichier que vous ouvrer et que vous utilisez lorsque vous travailler dans le programme access. Les différents objets qui peuvent faire partie d’une même base de données sont :
A. Table : Une table est une collection de données sur une rubrique précise,. En utilisant une table séparée pour chaque rubrique vous stockez les données une seule fois, ce qui rend votre base de données plus performante et réduit les erreurs relatives à la répétition des données ; Les tables organisent les données en colonnes ( appelées champs) et lignes (appelées enregistrements).
B. Requête : C’est une question que vous posez à une base de données pour déterminer des informations particulières. On utilise une requête pour afficher, modifier ou analyser les données de différentes manières. On peut aussi les utiliser comme source d’un formulaire ou d’un état.
C. Formulaire : On utilise les formulaires pour créer une fenêtre qui nous aide à insérer les données dans une table facilement.
D. Etat : Les états permettent de représenter efficacement vos données sous une forme imprimée. Dans la mesure ou vous avez la possibilité de définir la taille et la mise en forme de chaque élément de l’état, vous pouvez afficher les informations exactement comme vous le souhaitez
E. Page : Une page est un fichier au format HTML distincts de la base de données Access, à placer sur le Web pour faciliter le partage des données
F. Macros : Une macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opération particulière, telle l’ouverture d’un formulaire ou l’impression d’un état. Les macros permettent d’automatiser les tâches habituelles. Vous pouvez, par exemple, exécuter une macro qui imprime un état lorsque l’utilisateur clique sur un bouton de commande.
G. Module : Un Module est un programme que vous écrivez à l’aide de Microsoft Visual Basic.

Etapes de conception d’une base de données

Une base de données reflète un système donné dans un environnement spécifique. De ce fait, l’application qui fait le suivi et la gestion de ce système dépend de la base qui lui est définie et qui représente la partie non visible de cette dernière.
Afin que la conception s’effectue de manière claire et efficace, vous devez préalablement préciser vos besoins et les tâches incombant à la future base de données.
Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s©attarder sur sa structure. Une structure de base de données bien conçue est l©élément essentiel de la création d©une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.
Les étapes de conception d’une base sont les suivantes :
1. Déterminer l©objectif de votre base de données (recenser la liste de données à partir des besoins du système et des souhaits des utilisateurs future de la base de donnée)
2. Déterminer les tables nécessaires à la base de données (regrouper les données dans des groupes et donner à chacun un nom)
3. Déterminer les champs nécessaires aux tables (leur structure : type, taille et propriétés)
4. Identifier les champs comportant des valeurs uniques dans chaque enregistrement (définir une clé primaire pour chaque table)
5. Déterminer les relations entre les tables et faire migrer les clés.
6. Saisie des données
7. Créer d©autres objets de base de données (formulaire, requête et état).

Création d’une base de données

Lancement de Access :

Pour lancer Microsft Access, cliquez sur Démarrer, sélectionnez Programme, ensuite cliquez sur Microsoft Access.
La fenêtre d’Access s’affiche

I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES
I.1. Introduction
I.2. Concepts de base :
I.2.1. Une table :
I.2.2. Les Champs :
I.2.3. Le champ clé
I.2.4. Enregistrement
I.2.5. Les relations entre tables
I.2.6. Type de relation
I.3. Modèle de conception de la base de données
II. DEFINITION DE ACCESS
II.1. Base de données sous Access :
II.2. Etapes de conception d’une base de données
II.3. Création d’une base de données
II.3.1. Lancement de Access :
II.3.2. Créer une nouvelle base de données
II.3.3. Ouvrir une base de données
II.3.4. L’assistant de projet de base de donnée
III. CRETAION DES TABLES
III.1. Définition
III.2. Création d’une table
III.3. LES TYPES DE DONNEES
III.4. La description du champ
III.5. Les propriétés
III.5.1. Définition de la taille d’un champ
III.5.2. Définition des formats d’affichage
III.5.3. Définition d’un masque de saisie
III.6. Créer une table a l’aide de l’assistant table
III.7. Créer des relations inter tables
IV. Utilisation des feuilles de données
IV.1. Opérations sur une feuille de données
IV.1.1. Ouverture de table:
IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de ligne
IV.1.3. Ajout, modification et suppression d’enregistrement
IV.2. Tri d’enregistrement
IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de données
IV.4. Filtrage des enregistrements
IV.4.1. Utilisation du filtre par sélection
IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire
IV.4.3. Filtre à plusieurs critères
IV.4.4. Enlever des filtres.
V. LES FORMULAIRE
V.1. Introduction
V.2. Création d’un formulaire avec l’assistant
V.3. Affichage du formulaire en mode création
V.4. Contrôles et sections
V.4.1. Insérer une zone de texte
V.4.2. Sélectionner les contrôles
V.4.3. Déplacer des contrôles
V.5. Contrôles spécifiques
V.5.1. Insérer un champ sous la forme de case ou bouton
V.5.2. Créer une liste pour la saisie d’un champ
V.5.3. Gérer les champs OLE
VI. LES REQUETES
VI.1. Introduction
VI.2. Création une requête simple
VI.2.1. Le mode création
VI.3. Gestion de la grille d’interrogation
VI.3.1. Exécution d’une requête
VI.3.2. Définir les critères de sélection
VI.4. Création d’une requête paramétrée
VI.5. Création d’une requête multi-tables
VI.6. Synthèse des enregistrements
VI.6.1. Les opérations
VI.6.2. Le regroupement
VI.6.3. Création d’un champ calculé
VII. LES ETATS
VII.1. Introduction
VII.2. Les sections
VII.3. Les tris et regroupements
VII.4. Création d’un état avec l’aide de l’assistant
VII.5. Impression d’un Etat
VII.6. Création d’un état de plusieurs tables
VII.7. Création d’un état pour l’impression d’étiquettes