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Le contenu
Définition et cadre conceptuel de la comptabilité
Le PCG 2005 défini la comptabilité comme un système qui permet de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées telles que les factures d’achat, les factures de vente et les pièces de règlement.
Du côté fiscal, l’article 01.01.19 le code général des impôts prévoit que les entreprises soumises au régime du réel sont astreintes à tenir une comptabilité régulière et doivent produire obligatoirement, avec la déclaration annuelle des revenus, les états financiers. En effet, la comptabilité sert de base pour le calcul de l’impôt sur le revenu (IR) que l’entreprise doit verser à l’Etat. De même, elle constitue un moyen de preuve en cas de conflit avec les fournisseurs ou clients ou autres tiers.
La comptabilité doit respecter la terminologie, les conventions comptables de base et les autres principes communs à l’ensemble des entités. Ensuite, elle doit aussi mettre en œuvre des méthodes et des procédures normalisées. Et enfin, elle doit s’appuyer sur une organisation répondant aux exigences de tenue, de contrôle, de collecte et de communication des informations à traiter.
Le PCG 2005 prévoit quatre (4) conventions comptables de base, huit (8) principes comptables fondamentaux, des méthodes d’évaluation ainsi que des règles ou pratiques spécifiques à appliquer pour établir et présenter les états financiers. Les diverses dispositions du PCG 2005 s’appliquent à toute personne physique ou morale astreinte à la tenue d’une comptabilité destinée à l’information externe comme à son propre usage, sous réserve de dispositions spécifiques la concernant. (OECFM et CSC, 2005)
En fait, la finalité de la comptabilité est de pouvoir présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes.
Les états financiers sont une représentation structurée de la situation financière d’une entité.
Ils sont constitués par : le bilan, le compte de résultat, le tableau de variation des capitaux propres, le tableau des flux de trésorerie et les notes annexes aux états financiers.
Le bilan décrit séparément les éléments actifs et passifs de l’entité et fait apparaître de façon distincte les capitaux propres. L’actif représente les ressources de l’entreprise (exemple : bâtiment, meubles, stocks en magasin, fonds déposé en banque, etc). Le passif représente les obligations de la société (exemple : emprunts, dettes, impôt à payer, etc).
Tandis que les capitaux propres sont l’intérêt résiduel dans les actifs de l’entreprise après déduction de tous les passifs (exemples : report à nouveau, résultat, etc) (OBERT, 2011).
Dans le PCG 2005, les comptes du bilan sont représentés par les comptes des « classes 1 à 5 ». La présentation du Bilan est exposée dans l’Annexe 3 de ce document.
Le compte de résultat est un état qui récapitule les charges et les produits de l’exercice.
Les charges sont des opérations réalisées par l’entreprise qui est à l’origine de la diminution de son patrimoine et se traduit par une augmentation des dettes ou une diminution de l’actif (exemples : achats de bien autres que les immobilisations, prestations de services facturées par les fournisseurs, salaires, impôts, divers frais). Quant aux produits, ce sont des opérations qui à contrario impliquent une création de richesse soit par une augmentation de l’actif, soit par la diminution des dettes (exemples : production vendue, production stockée).
La différence entre ces deux agrégats constitue le résultat de l’exercice. Le résultat est bénéficiaire si les produits excèdent les charges, le résultat est déficitaire dans le cas inverse. (OBERT, 2001). Dans le PCG 2005, les charges sont représentées par les comptes de la « classe 6 » et les produits sont représentés par les comptes de la « classe 7 ». La présentation du compte de résultat est exposée dans l’Annexe 4.
Double enregistrement
A l’inverse de l’omission d’écriture, il y aussi le double enregistrement. Leurs origines peuvent être diverses. ¨Par exemples : un mauvais système de classement des pièces ou un mauvais système de contrôle peut causer le double enregistrement. Les charges ou les produits sont alors surévalués, et l’information financière ne reflète plus la réalité. Dans des cas pareils, le principe de prudence n’est pas respecté.
Dans le cas où le service comptable n’est composé que d’une seule personne, comme dans le cas de l’entreprise ADRAX, il se pourrait qu’un double enregistrement cache des fraudes et des détournements de fonds. De plus, l’absence de vérification et de contrôle pourrait conduire à comptabiliser plusieurs fois une facture concernant la même opération et le même fournisseur.
Erreur provenant du report à nouveau
Comme l’entreprise n’utilise pas de logiciel comptable, les reports à nouveau sont reportés manuellement. Cela présente un risque car des erreurs peuvent se glisser lors de la saisie manuelle.
A titre d’exemples, il peut s’agir d’un oubli de report d’un compte, d’un double report d’un même compte ou d’une interversion entre débit et crédit d’un compte.
Erreur de calcul au niveau des salaires
Les salaires bruts des employés de la société sont constitués par différents éléments variés, tels que : le salaire de base, les heures supplémentaires calculées en fonction des heures supplémentaires effectuées par l’employé, les heures majorées calculées en fonction des heures travaillées pendant les jours fériés, l’indemnité de repas calculée en fonction du nombre de jours travaillé par l’employé durant le mois, l’indemnité de performance calculée par le responsable des ressources humaines, et communiquée au comptable sur un fichier Excel.
Le comptable doit déduire la Cnaps, l’Ostie et l’IRSA sur les salaires bruts pour pouvoir obtenir les salaires nets à payer à chaque employé. Et après établissement de l’état de paie global de tous les employés, le comptable doit produire une à une les fiches de paie d’une centaine d’employés à partir d’un matrice spécial en version Excel. Ainsi, la moindre erreur de formule ou erreur de calcul émise par le comptable est conséquente au niveau du montant net à payer au salarié, de la charge salariale à comptabiliser et des déclarations IRSA, CNAPS et OSTIE.
Erreur dans la préparation des diverses déclarations fiscales et sociales
Concernant la TVA, la déclaration est normalement préparée à partir des TVA déductibles comptabilisées et des encaissements reçus comptabilisés au cours du mois. Mais comme la comptabilité n’est pas mise à jour régulièrement, le comptable établit la déclaration TVA sur la base des pièces physiques, or nous avons exposé dans le paragraphe 2. ci-haut qu’il y a un faille au niveau du classement des documents.
En ce qui concerne l’IRSA, si le comptable émet des erreurs lors de l’établissement des états de paie, il y aura forcément un impact sur le montant des salaires déclarés et des impôts payés.
PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RESULTATS ATTENDUS
Après avoir exposé les différentes anomalies que nous avons pu observer lors de l’analyse des existants, nous allons à présent nous concentrer sur les solutions à proposer pour améliorer l’organisation du service comptable de la société, afin d’aider ce service à produire des informations financières fiables.
Cette deuxième partie traitera deux chapitres : le premier chapitre sera consacré à la présentation des diverses propositions de solutions relativement aux problèmes énumérés dans la partie précédente, quant au second chapitre, il présentera les résultats attendus.
PROPOSITIONS DE SOLUTIONS D’AMELIORATION DE L’ORGANISATION COMPTABLE DE LA SOCIETE
Pour orienter leurs décisions, les dirigeants ont besoin d’informations financières qui reflètent l’mage fidèle de la société. L’analyse que nous avons effectuée révélait plusieurs disfonctionnements au niveau du service comptable, qui probablement affectent les comptes de l’entreprise. Pour aider l’entreprise à résoudre ses problèmes, nous exposerons en détails dans les paragraphes suivants nos propositions de solutions.
Renforcement de l’équipe comptable
L’équipe du service comptable a pour mission de réaliser tous les travaux comptables nécessaires à l’entreprise, dans son aspect réglementaire comme celui de la comptabilité générale : tenue de comptes, révision, établissement des comptes et des déclarations fiscales. A part cela, l’établissement de l’état de paie ainsi que l’édition des bulletins de salaire individuels tous les mois incombent également à ce service.
La composition d’un service comptable dépend de la taille de la société et du volume des flux à traiter.
Pour le cas de la société ADRAX, nous proposons de composer le service comptable par un Assistant, un Comptable et d’un Chef Comptable. Il faudra donc recruter une troisième personne, pour assurer le poste de Comptable, car le Comptable actuel devra assurer le rôle de Chef Comptable.
L’Assistant Administratif
Il doit assurer les fonctions administratives. Ses principales tâches consistent à gérer les courriers et correspondances avec les clients, les fournisseurs, les banques, les salariés, les services fiscaux et les organismes sociaux. Il réceptionne les documents venant de ces tierces et les transmet au Comptable pour comptabilisation et classement. Pour pouvoir retracer la circulation des documents il doit tenir un registre des documents arrivés et envoyés.
Le Comptable
Le Comptable assure trois catégories de tâches : la tenue de la comptabilité, la préparation des déclarations fiscales et sociales, et le traitement des paies. Concernant la partie comptabilité, il assure tous les travaux de base, c’est-à-dire : la réception des factures et pièces de banque transmises par l’Assistant administratif, l’enregistrement des pièces dans le système comptable ainsi que le classement et l’archivage des pièces. Il prépare également les états de rapprochement bancaire, participe aux divers travaux de clôture et à l’établissement des divers rapports financiers (états financiers, reporting). Par rapport au traitement de la paie, il établit l’état de salaire mensuel sur la base des informations fournies par le Responsable des ressources humaines. Après validation de l’état de paie par le Chef Comptable, il édite les bulletins de paie des employés et prépare les chèques et ordres de virement pour le règlement des salaires.
En ce qui concerne les obligations périodiques, le Comptable doit préparer les déclarations IRSA, TVA, acomptes IR, CNAPS et OSTIE. Après validation des déclarations par le Chef Comptable, il prépare le paiement des impôts, et assure la télé déclaration ou le dépôt des déclarations auprès de l’administration. Il est également responsable de la récupération et de l’archivage des récépissés de déclaration. Pour pouvoir honorer les échéances fixées par les lois en vigueur, le
Comptable se doit de respecter le calendrier de travail mis en place par son supérieur.
Le Chef Comptable
Le rôle principal du Chef Comptable est de superviser et de valider les travaux effectués par le Comptable. Il contrôle la régularité de la tenue de la comptabilité à partir d’une analyse détaillée des comptes et donne des directives au Comptable si des régularisations doivent être effectuées. Il finalise et valide le montage des états financiers et des déclarations. Il vérifie les chèques et ordres de virement préparés par le Comptable avant de les envoyer pour signature au Gérant. Il veille au respect du calendrier de travail pour éviter les paiements d’amende et pénalité de retard. Il est aussi l’interlocuteur privilégié de la société vis-à-vis des tierces personnes telles que : le commissaire aux comptes, les auditeurs, l’administration, la banque, les fournisseurs, etc.
Le Chef Comptable est placé sous la responsabilité du Gérant. Outre la supervision de la comptabilité, il coordonne la gestion de la trésorerie et propose une politique financière à court, moyen et long terme. Il peut être amené à participer au comité de direction. Il aide à mettre en place le budget, valide les décisions prises, rend possibles les projets et l’équilibre budgétaire. Il doit constamment s’informer de l’évolution de la réglementation comptable et fiscale et veille à son application dans l’entreprise, et doit informer la direction en permanence sur la santé de l’entreprise.
Renforcement des moyens matériels
Les moyens matériels jouent un rôle très important à la performance de l’équipe. Donc, pour obtenir un meilleur rendement, des moyens matériels adéquats doivent être mis à la disposition du service.
Suite aux résultats des différentes analyses effectuées au sein de la société, nous pensons que les plus importants et urgents sont d’acquérir de meubles supplémentaires pour le rangement des documents et de mettre en place un logiciel spécial pour le traitement de la comptabilité, car le traitement manuel présente beaucoup de risques d’erreur.
Un logiciel comptable est un programme informatique qui permet d’assurer la tenue de la comptabilité. Il permet de retranscrire toutes les transactions effectuées par l’entreprise avec ses partenaires (clients, fournisseurs, salariés, associés, banque). Il peut être développé en interne par l’entreprise ou acheté directement à un éditeur de logiciels. Les logiciels comptables les plus souvent utilisés par les entreprises sont : SAGE, CIEL COMPTA, SAP.
Outre la tenue de la comptabilité, les logiciels comptables permettent de gérer les transactions (consultations des comptes, lettrages des comptes de tiers, établissement des rapprochements bancaires), de gérer les immobilisations, de tenir une comptabilité analytique, de générer les documents financiers (bilan, compte de résultats, balance générale), de générer des documents fiscaux, et d’exporter ou d’importer des données à partir d’autres supports informatiques.
En général, les logiciels de comptabilité sont composés de modules. Plus il est intégré de modules dans le logiciel, plus le logiciel coûte cher. Il convient donc de vérifier, avant tout achat, que tous les modules souhaités sont bien compris dans le logiciel.
L’utilisation d’un logiciel comptable permet un gain de temps considérable et évite les risques d’erreurs car les traitements sont automatisés. Lorsque les informations sont correctement renseignées dans le système informatique, le logiciel permet d’assurer l’unicité de l’information. De plus, les documents financiers tels que les journaux, grand livres, balances, etc. peuvent être produits plus rapidement car l’information peut être diffusée en temps réel si la comptabilité est mise à jour régulièrement.
Mise en place d’un manuel de procédure comptable
La résolution des problèmes quotidiens nécessite la planification des tâches sur la base d’une organisation préétablie. Les règles qui régissent le fonctionnement du service comptable devraient être écrites et stipulées dans un manuel de procédures. D’un côté, ce manuel servira de référence pour évaluer la performance des intervenants dans le service comptable, et d’un autre côté, permettra d’estimer l’achèvement des travaux.
Par ailleurs, le service comptable devrait établir un calendrier de travail pour les tâches périodiques et répétitives pour pouvoir honorer les échéances fixées par les lois et règlements en vigueur (établissement des états financiers, établissement de la paie du personnel, déclarations fiscales et sociales, etc)
Il est donc dans l’intérêt de l’entreprise de mettre en place ce manuel de procédure, et d’établir un planning afin de pouvoir organiser correctement les travaux comptables et les tâches quotidiennes, dans le but d’assurer la qualité des informations financières.
Définition d’un manuel de procédure comptable
Le manuel comptable décrit particulièrement l’organisation comptable de l’entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Il comprend notamment les informations ayant trait à l’organisation générale de l’entreprise, à son organisation comptable, au plan des comptes, à la description des contenus des comptes, au guide des imputations comptables, à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations, au système de classement et d’archivage, aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables, au modèle retenu de présentation des états financiers, au guide de justification des comptes et des travaux d’inventaire avec des modèles de rapprochement et d’état de justification pour les travaux récurrents, au modèle d’instructions d’inventaire, à l’organisation des travaux d’élaboration et de présentation des états financiers. (Coulibaly, 2008)
Modèle de manuel de procédure
Nous allons développer dans les paragraphes suivants un modèle de manuel de procédures pouvant être adopté au sein de la société ADRAX, selon le cycle des opérations.
Cycle « ACHAT »
Après analyse en détails des activités de la société, ci-dessous un modèle de procédure comptable relié au cycle « ACHAT ».
La réalisation de l’achat est l’aboutissement d’une série d’étapes : l’expression du besoin, la sélection des fournisseurs, le lancement de la commande, la réception de la marchandise, la réception de la facture, la comptabilisation et le règlement des factures.
L’expression du besoin
L’expression du besoin est matérialisé par une demande interne d’achat (DIA), à l’initiative de tout agent ayant constaté le besoin quelque soit son service. Ce dernier remplit la DIA qui doit ensuite être visée par le responsable de son service avant sa transmission au Gérant.
La Demande interne d’Achat doit mentionner : le numéro de la demande, la date d’émission, la nature et description du bien demandé, le délai de livraison proposé par le service demandeur, la quantité demandée, le coût unitaire et le coût total.
La sélection des fournisseurs
A la réception de la DIA visée par le responsable du service concerné, l’Assistant se réfère à la base de données fournisseurs composée, par exemple, d’une dizaine d’entreprise. Après réception et analyse des factures proforma, le fournisseur le mieux disant sera sélectionné après une consultation restreinte avec le Chef Comptable
Le lancement de la commande
La commande est envoyée par email sur la base d’un bon de commande (BC) pré numéroté et signé par le Gérant.
Le BC est établit en trois (3) exemplaires dont une copie pour l’Assistant, une copie pour la comptabilité dans le but d’un rapprochement BC/Bon de Réception/Facture et une copie pour le fournisseur lors de la livraison.
Réception des fournitures
La réception est faite par l’Assistant et d’un technicien au cas où les fournitures livrées ont des spécificités techniques. Un rapprochement est fait entre le BC et le bon de livraison du fournisseur (BL). En cas d’accord, l’Assistant établit un bon de réception(BR) en pré numéroté et signé en trois exemplaires dont une copie pour l’Assistant, une copie pour la comptabilité dans le but d’un rapprochement BC/BR/Facture, et une copie pour le fournisseur lors de la livraison.
Réception de la facture
La facture du fournisseur est reçue par courrier par l’Assistant contre décharge d’un cahier de réception. Il affecte à la facture un numéro interne d’ordre et transmet la facture reçue, le BL et le BC au service comptabilité.
Comptabilisation
L’Assistant comptable reçoit la facture du fournisseur accompagnée d’une copie du BC, reporte les références de la facture (avec numéro d’ordre) dans un registre pour le suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces. Après, il procède aux vérifications concernant les points suivants: la prestation, la livraison, objet du contrat, la périodicité du règlement de la facture, la conformité du montant de la facture, la présentation formelle de la facture, la régularité des prestations du fournisseur.
Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le Comptable après vérification des conditions de prix et de règlement. La facture originale est conservée dans un bac « factures à régler » avec un cachet « comptabilisé ».
Schéma d’écritures
Le Comptable débite le compte de charge concerné (compte 60, 61, 62) et le compte de TVA correspondant (compte 4456), et crédite le compte fournisseur concerné (compte 40).
Table des matières
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
INTRODUCTION
PARTIE I : CONTEXTE GENERAL
CHAPITRE I. FONDEMENTS THEORIQUES ET METHODOLOGIE DE RECHERCHE
Section 1 : FONDEMENTS THEORIQUES
1.1 L’organisation comptable
1.2 Définition et cadre conceptuel de la comptabilité
1.3 Conventions comptables de base, caractéristiques qualitatives de l’information financière et principes comptables fondamentaux
Section 2. METHODOLOGIE DE RECHERCHE
2.1 Stage au sein du cabinet
2.2 Compilation de documents
2.3 Entretiens
CHAPITRE II : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE ET ANALYSE DES EXISTANTS
Section 1. PRESENTATION DE LA SOCIETE ADRAX
Section 2. ANALYSE DES EXISTANTS
PARTIE II : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RESULTATS ATTENDUS
CHAPITRE I. PROPOSITIONS DE SOLUTIONS D’AMELIORATION DE L’ORGANISATION COMPTABLE DE LA SOCIETE
Section 1. Renforcement de l’équipe comptable
Section 2. Renforcement des moyens matériels
Section 3. Mise en place d’un manuel de procédure comptable
Section 4. Le contrôle interne
Section 5. Les travaux de fin d’exercice
Section 6. Audit externe et Commissariat aux comptes
Chapitre II. RESULTATS ATTENDUS
Section 1. Renforcement de l’équipe comptable
Section 2. Renforcement des moyens matériels
Section 3. Mise en place d’un manuel de procédure
Section 4. Mise en place d’un système de contrôle interne
Section 5. Mise en place d’un programme de clôture des comptes annuels
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
