GESTION DE PROJET SUJET MISE EN ŒUVRE D’ UN SYSTEME D’ INFORMATION POUR LA GRANDE DISTRIBUTION

Un audit sur le fonctionnement des différents magasins a permis d’établir qu’ils fonctionnent tous sur le modèle suivant :

Dans le système tel qu’il existe aujourd’hui, il n’y a pas de centrale d’achat ; chaque magasin est indépendant dans la gestion du magasin. Il n’y a pas de logistique. Chaque magasin possède ses propres fournisseurs avec lesquels il négocie directement ses prix de cession. Le chef de rayon est chargé de la négociation des articles et des tarifs avec le fournisseur. Les conditions de négociation sont renseignées dans un système info de manière à mettre à jour le tarif en caisse (articles, libellé, prix de vente code EAN…) Il est également de la responsabilité du chef de rayon de gérer ses stocks de manière à passer commande au fournisseur « au bon moment ». il passe sa commande par un fichier Excel avec une date et heure de livraison. Ce document est faxé au fournisseur et une copie est transmise au responsable du service réception afin qu’il organise ses équipes, éventuellement qu’il prenne des intérim en cas de surcharge. Les réceptionnaires reçoivent la marchandise accompagnée d’un bordereau de livraison. Ils effectuent un contrôle qualité et viennent déposer la marchandise dans les réserves. Le BL est transmis au service compta, il en garde une copie et une copie est transmise au chef de rayon pour l’informer de la mise à disposition des articles qu’il a commandés. Le service compta reçoit également une facture du fournisseur. Si les BL et la facture correspondent, alors le service compta du magasin se charge du paiement. Au fur et à mesure que les linéaires se vident, les magasiniers affectés à chaque rayon se chargent de les approvisionner. Le passage en caisse permet d’enregistrer automatiquement les ventes sur les différents articles en fin de journée.

 Mise en place d’une centrale d’achat. Celle-ci aura en charge la partie négociation avec les fournisseurs. En effet le regroupement d’un ensemble de magasins permettra d’homogénéiser l’offre d’un magasin à l’autre, de négocier des prix plus attractifs et de gérer le référencement des articles et des fournisseurs. Elle aura également en charge la partie référencement.

 Mise en place d’un entrepôt national qui permettra l’approvisionnement de tous les magasins cette fois à partir d’un seul point, et permettra par exemple l’importation de l’étranger. Il permet également de supprimer les ruptures de stock en magasin et minimiser les stocks magasin.

Lors de l’audit préliminaire, les utilisateurs ont exprimé un certain nombre d’idées et de besoins. Un rapport en a fait une synthèse. Il est parfaitement possible que des oublis, des erreurs ou des points d’améliorations subsistent. En tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage, vous devez proposer des aménagements ou signaler les erreurs et les risques ; cela fait partie de votre mission.

Le rôle principal de la centrale dans notre système d’information est : – d’une part de centraliser la partie négociation avec les fournisseurs. En effet l’achat massif d’un article pour l’ensemble des magasins permet d’obtenir des baisses de prix substantielles. – d’autre part la centrale représente le point d’entrée des informations et donc récupère les aspects de gestion de l’information /référencement. Cet aspect est également très important car du bon référencement des données dépend tout le bon fonctionnement du système d’information. Un chef de secteur est chargé de superviser à la fois l’aspect négociation et l’aspect référencement d’un département c’est à dire de plusieurs rayons possédant des caractéristique similaires Parmi les besoins exprimés par les utilisateurs, le référencement tient une place prépondérante . Les utilisateurs doivent réaliser les fonctions suivantes :

 Un article ne peut pas être supprimé s’il est encore en stock dans un magasin, il doit d’abord être désactivé pour être non commandable (pour la logistique et les magasins).Ainsi le produit continu d’être vendu jusqu’à ce que son stock soit épuisé. Il peut alors être supprimé..