Microsoft Access étapes de création d’une base de données

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Etapes de création d’une base de données

Voici les étapes de base pour créer une base de données :
 Déterminez l’objectif de votre base de données.
 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.
 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.
 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.
 Déterminez les relations entre les tables.
 Affinez votre structure.
 Ajoutez les données et créez d’autres objets de base de données.
 Utilisez des outils d’analyse Microsoft Access.
1) Déterminez l’objectif de votre base de données
La première étape dans la conception d’une base de données consiste à déterminer l’objectif de la base de données et l’utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).
Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.
2) Déterminez les tables dont vous avez besoin
Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l’étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.
Vous n’êtes pas obligé de concevoir vos tables à l’aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d’abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l’esprit les principes de base suivants:
Une table ne doit pas contenir d’informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.
Lorsque chaque élément d’information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d’entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.
Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.
Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous pouvez stocker les adresses des clients dans une table différente de celle des commandes des clients, de manière à pouvoir supprimer une commande et conserver malgré tout les informations relatives à un client.
3) Déterminez les champs dont vous avez besoin
Chaque table comporte des informations relatives à un même sujet, et chaque champ d’une table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table. Par exemple, une table Client pourra inclure les champs Société, Adresse, Ville, Pays et Numéro de téléphone.
En esquissant les champs de chaque table, gardez les conseils suivants à l’esprit :
Etablissez une relation directe entre chaque champ et le sujet de la table.
N’incluez pas des données dérivées ou calculées (des données qui sont le résultat d’une expression).
Incluez toutes les informations dont vous avez besoin.
Stockez les informations de la manière la plus logique possible (par exemple, créez les champs Nom et Prénom, plutôt que seulement Nom).
4) Identifiez les champs comportant des valeurs uniques
Pour permettre à Microsoft Access de relier les informations stockées dans des tables séparées (par exemple, pour relier un client à toutes ses commandes), chaque table de votre base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s’appelle une clé primaire.

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