Méthode de la conception d’un tableau de bord

DIRECTION ADMINISTRATIVE

Il est la première source de bon fonctionnement de son agence. C’est lui qui décide le mode de règlement de ses fournisseurs c’est-à-dire qu’il les paie en espèce ou à crédit. Il est le signataire des chèques de la société et supervise le travail de ses différents services.

a- Secrétaire de direction C’est un poste un peu difficile car la secrétaire se charge de la réception et de l’émission des courriers afin de les enregistrer dans le cahier d’arrivée. Elle s’occupe également des classements des dossiers de litige et de contentieux de la société et assure l’accueil et planifie les rendez-vous des tiers avec le Directeur. Enfin, elle reçoit la communication directe qui est le classement standard téléphonique.

b- Service comptabilité Ce service est le pilier de la société, grâce à son savoir gérer ses temps et sa manière d’organiser son travail. C’est lui qui se charge des dépenses et des recettes de la société. Avec la présence de ces deux aides comptables dont l’un s’occupe la passation de l’écriture comptable c’est-à-dire les achats et les ventes d’une manière manuscrite dans leurs propre journal chacun l’objectif de cette système est de faciliter les suivis en cas de confusion avec les fournisseurs. L’autre assure l’écriture comptable en utilisant la nouvelle technologie en comptabilisant toutes les données afin d’être vérifiées par son supérieur hiérarchique le responsable de ce service. En tant que l’une des grande sociétés dans la province de Mahajanga, SEMS se collabore avec trois banques telles que: BOA, BFV-SG, BMOI. Ces entités financières lui permettent de s’occuper du rapprochement bancaire. Il gère le règlement des fournisseurs car il sait la situation de la trésorerie avec l’accord du directeur. A part le divers compte dans le PCG2005, la société possède des comptes analytiques pour mieux repartir ces sections. Ces comptes analytiques se repartissent comme suit :

c- Service taxation Ce service a une grande responsabilité au sein de la société avec sa relation entre les tiers. Il est composé de plusieurs agents qui sont :

-Le statisticien : il récapitule toutes les données d’embarquement et de débarquement que ce soient des marchandises, conteneurs vides et pleins et la totalité d’un navire au large et au quai qui passe sur la zone de Mahajanga pendant une période déterminée, mensuelle, annuelle.

-Les agents de comptoir : ils reçoivent les clients et donnent des informations pour faciliter les procédures des documents d’embarquement et de débarquement. Les facturiers : ils sont le premier responsable de ce service. Ses tâches se déroulent comme suit : Point de vue de débarquement Qu’est-ce qu’on entend par le débarquement ? Le débarquement, c’est le déchargement des marchandises au bord du navire. La procédure de l’établissement de la facture de débarquement se présente ainsi : Tout d’abord, le client doit tirer un bon à délivrer au consignataire concerné. Puis il présente ce bon à délivrer à la Société SEMS Le facturier compare ce bon à délivrer et consulte son manifeste c’est une sorte des annuaires des marchandises donnés par le consignataire du navire au manutentionnaire pour qu’il puisse vérifier que telle marchandise ou tel conteneur est bien débarqué par ce navire lors de son passage.

Ensuite, il établit les factures en six exemplaires dont : deux pour le client, un pour le directeur d’exploitation, un pour l’archive, un pour la caisse, un pour la direction générale qui est au siège social à Antananarivo. Point de vue d’embarquement L’embarquement, c’est l’inverse de débarquement. Il est le chargement des marchandises au bord d’un navire. Le processus d’élaboration de la facture d’embarquement se déroule comme suit : Enlèvement du bon à embarquer ou bon d’embarquement auprès du consignataire. Le bon d’embarquement est un papier mentionnant les détails des marchandises à embarquer, nature, volume, quantité, montant, tare, … et les renseignements du navire : nom du navire, nom du capitaine, sa destination, … Présentation du bon d’embarquement à la société Etablissement des factures toujours en 6 exemplaires comme le cas du débarquement Les tarifications du débarquement et d’embarquement sont classées en fonction de la catégorie des marchandises, de son poids, de sa nature, c’est-à-dire que ce soit en rade ou à quai. Cette tarification se présente comme suit :

GENERALITE D’UN TABLEAU DE BORD

Un tableau de bord est un instrument de mesure de la performance facilitant le pilotage d’une ou plusieurs activités dans le cadre d’une démarche de progrès. Le tableau de bord contribue à réduire l’incertitude et facilite la prise de risque inhérente à toutes décisions. Le tableau de bord est un instrument d’aide à la décision. Le tableau de bord de pilotage n’est pas un instrument de contrôle. Le tableau de bord de pilotage est la brique essentielle à toute démarche de progrès dans une logique une performance durable. En effet, il n’est pas vraiment possible d’assurer un cadrage rigoureux de la démarche selon les ambitions affirmées et les moyens mis à disposition sans une évaluation précise. Et pour évaluer correctement la valeur et la portée de l’effort selon les exigences et les spécificités de la démarche de progrès, il faut bien disposer d’un instrument de mesure spécifiquement adapté aux besoins. Cet instrument de mesure ne sert pas uniquement à contrôler la conformité de l’effort accompli selon les prévisions initiales. Le tableau de bord de pilotage est un instrument d’aide à la décision. Il assure un éclairage de la situation en cours et à venir, orienté selon les objectifs de la démarche de progrès engagé. Le tableau de bord, en tout cas lorsqu’il est bien conçu, est d’une certaine manière un réducteur du risque.

Menaces des comportements introvertis

Les organisations ont tendance à privilégier les comportements introvertis. Elles consacrent une bonne part d’énergie à ce « qu’elles sont » sans se préoccuper de la manière dont « elles sont perçues ». En toute logique, les tableaux de bord sont conçus en respect de ce travers. Les indicateurs mesurant la performance des processus internes et les résultats financiers se taillent la part du lion. Cette perception partielle inhibe toute réflexion sur la réalité du, les clients et la concurrence. Décider en groupe : C’est d’autant plus vrai lors de la décision en équipe. Un groupe a plutôt tendance à niveler et à rechercher la conformité. D’autre part, il faut aussi reconnaître que les programmes de développement de la décision en groupe ont trop souvent été le prétexte des hiérarchies qui voulaient jouer les apparences en introduisant un semblant de responsabilité coopérative dans l’organisation. On n’attendait pas vraiment qu’ils décident quoique ce soit. Lorsque les utilisateurs ne sont pas persuadés de la sincérité du changement, il ne faut pas attendre un grand dynamisme de leur part pour cette étape fondamentale de l’appropriation du tableau de bord comme système d’aide à la décision. Faisabilité : la collecte des informations

Dans la plupart des cas, c’est du côté de la collecte des données qu’il faut chercher le coupable. Les concepteurs mésestimaient assez souvent le coût et la difficulté de cette phase fondamentale. Celle-ci peut représenter 75 % du résultat attendu. Les systèmes d’information des organisations ne se sont pas construits en un temps unique. Malgré les efforts de standardisation avec notamment le développement, ils restent hétérogènes. Pour des besoins décisionnels, il faut remettre en forme les données et avant de les consolider, les nettoyer des valeurs aberrantes, compléter les valeurs absentes. On s’attardera tout de même sur le cas particulier de la collecte des données lors de rapprochements d’entreprises, de fusionsabsorptions. Certaines informations fondamentales ne sont pas directement utilisables sans connaître un tant soit peu les précautions d’usage. Soit, malgré un identificateur commun, elles ne couvrent pas les mêmes notions, soit le mode de calcul est différent… Les concepteurs devront donc se rapprocher des utilisateurs habituels.

CONCLUSION GENERALE

Le tableau de bord est un instrument d’aide à la décision Revenons à la définition du tableau de bord et aidons-nous de l’analogie du tableau de bord automobile. Pour conduire votre véhicule, il est indispensable que vous puissiez voir la route. Un bon nombre d’indicateurs (jauge, voyants, tachymètre, GPS, radio…) vous aident à appréhender les difficultés à venir. L’ensemble de ces instruments vous permettent de rester maître de votre véhicule. La seule préoccupation étant de respecter ses prévisions de consommation. C’est pourtant ainsi que sont conçus la grande majorité de tableaux de bord en usage dans les entreprises ! L’exemple du conducteur automobile ou du commandant de bord, surveillant du coin de l’oeil ses instruments de pilotage, sera encore utilisé à profit pour expliquer aux pilotages de la performance. Mais sans pour autant chercher l’exactitude, le bon sens commun nous fera aussi remarquer que dans tous les cas on ne mesure que ce qui est mesurable.

Pourtant toutes les formes de progrès ne s’évaluent pas systématiquement en données quantifiées. Il existe des notions bien plus subjectives qui mériteraient un traitement qualitatif. Lorsque sur le terrain on subit la pression de la politique ne sommes-nous pas d’ailleurs tentés de définir comme mesurable ce qui en fait est facile à mesurer ? De là, en manière de syllogisme (argumentation) peut on dire que l’on ne pilote que ce qui est facile à mesurer ? Une fois encore, la pratique nous apprend que ce n’est pas tout à fait en ces termes qu’il faut exprimer la formule. C’est-à-dire qu’ils privilégient les axes dont les perspectives d’amélioration sont les plus flatteuses à court terme. La précision de l’indicateur est toute relative La rapidité est essentielle au succès. Il n’est quelquefois pas possible d’attendre des résultats complets et exhaustifs pour décider en connaissance de cause. Il faut alors prendre un minimum de risques en se contentant d’un résultat partiel. Mais l’intuition nous informe que ce risque sera mineur… Puisque le tableau de bord doit rester un réducteur de risques, a part ce système de pilotage y a-t-il d’autre moyen pour sauver la vie de la société face aux crises que le monde entier s’inquiète l’avenir de l’univers professionnel ?