Meilleure répartition des fonctions

La multiplicité des tâches ou bien de fonctions d’un seul agent est un facteur de confusion au sein d’un service. Dans ce cas, l’efficacité d’un tel agent risque d’être diminué et implique aussi la diminution de sa résistance physique et intellectuelle de la personne concernée. Nous préconisons donc qu’une meilleure répartition des tâches ou fonctions est indispensable. Pour le Groupe RL qui a atteint une certaine envergure et reconnue sur le territoire nationale par leurs produits, la séparation des tâches et le développement des responsabilités imposent une répartition de l’ensemble des activités entre les services assurant ces responsabilités.

Séparation des tâches

La séparation des tâches, c’est un enjeu principal de l’organisation interne. Dans ce cas, chaque membre qui la compose se voit attribuer une tâche bien définie comme on vient de le voir. Ajoutons aussi qu’il s’agit de fonction que chacun peut accomplir d’après les profils définis de chaque agent lors de son recrutement de ses compétences sur la réalisation de leurs travaux. Et si la séparation est effective, chaque agent à sa propre façon d’accomplir leurs tâches mais l’essentiel c’est qu’il répond aux attentes de l’ensemble du Groupe et des clients, dans le but d’assurer sa performance. Chacun est libre aussi de mettre sa propre initiative du moment que cela contribue au bon marché des activités de l’entreprise.

Il faut éviter à tout prix tout blocage au niveau d’un agent afin qu’il puisse exercer librement leur métier. Si le cas se présente, il a toute possibilité de s’adresser à son supérieur direct pour des éclaircissements. Mais il faut que l’agent en question fasse preuve de sa valeur et de sa compétence pour impressionner favorablement son chef direct et ses collègues. Pour éviter la confusion et le chevauchement des fonctions au sein des services, il faut 55 Meilleure répartition des fonctions que chacun prenne conscience de son rôle spécifique pour pouvoir organiser, planifier, gérer d’une façon rationnelle son travail dans le système qui existe au sein du Groupe.

Et la hiérarchie directe doit pouvoir superviser les fonctions de chacun dans un climat de confiance et de collaboration franche. Pour les tâches, la multiplicité des tâches à exécuter suppose qu’une certaine répartition ou attribution précise existe effectivement. Il n’est pas question d’augmenter indéfiniment le nombre des agents, car cela risque d’augmenter aussi les charges fixes, mais d’assurer le rendement maximum de la part de chacun. C’est ce qui fait la différence entre un groupe fortement structuré d’un autre qui ne l’est pas. La répartition des tâches suppose une précision, une compétence et motivation sur le travail effectué. Le travail à exécuter peut être formalisé par écrit ou non.

La seule exigence est que chacun sache exactement ce qu’il doit faire pour éviter tout débordement et tout chevauchement, c’est à dire que l’un n’empiète pas sur l’autre pour les travaux effectués. Chacun doit donner le meilleur de soi-même pour accomplir sa tâche dans les délais impartis par la hiérarchie. Les informations correspondantes doivent être claires pour éviter toute interprétation qui ne répondait pas à l’objectif visé par le Groupe RL. Chacun doit contribuer pour un fonctionnement harmonieux de l’ensemble, sachant ce qu’il a à faire. Et si le besoin s’en fait sentir une réunion de différents responsables doit être prévues de façon régulière pour harmoniser les actions et rectifier les tirs. Dans le service comptabilité donc la répartition des tâches que nous avons préconisée doit être effective.

Rapidité sur le traitement des informations

L’utilisation des matériels informatiques permettra le traitement rapide des informations ou des données pour la bonne marche de l’entreprise. Ces machines sont le seul moyen efficace de traiter et de faciliter le traitement des données. Elles accélèrent la réalisation de traitement et peuvent communiquer des informations à la seconde. Cela veut dire que les sociétés dans le Groupe sont obligées de s’investir dans ce domaine, soit par l’achat directe de ces matériels. Sur ces matériels, il est indispensable d’acheter un ordinateur avec un logiciel performant qui facilite l’utilisation du tableau de bord au sein du Groupe.