Meilleur suivi des pièces comptables

PROPOSITIONS DE SOLUTIONS

A partir de l’analyse de l’existant, on peut constater que l’intégration de SAGE dans le système de gestion administrative et financière du FTM constitue une grande innovation et entraîne un changement significatif. Pour faire face aux difficultés, l’établissement doit relever le défi surtout au niveau de l’organisation de la comptabilité matière. Pour ce faire, il faut mettre en œuvre des démarches pour une adaptation progressive et continue. La mise en place des méthodes et des processus bien définies sont aussi importantes pour assurer la cohérence entre les éléments de l’ensemble du système. Ainsi nous allons aborder en deux sections les propositions d’améliorations du système comptable du FTM à savoir la proposition d’amélioration au niveau de l’organisation de la comptabilité matière, la proposition d’amélioration au niveau du personnel de la comptabilité générale et sur le traitement comptable.

Solutions concernant l’organisation de la comptabilité matière

Une bonne disposition de travail de comptabilité matière repose sur une bonne organisation.
Dans ce sens, nous apportons nos suggestions sur le renforcement des matériels et sur la transmission à temps des pièces comptables.

Renforcement des matériels

L’ordinateur est l’un des moyens matériels que l’entreprise a besoin pour atteindre leurs objectifs généraux parce qu’il fonctionne rapidement. Il faut donc améliorer le matériel utilisé c’est-à-dire plus performant que les anciens. Mais leur acquisition est cadrée en dépend des ressources financières et aux possibilités de développement.
L’utilisation des matériels techniques plus équipés permet d’avoir une telle rentabilité plus importante. Les conditions de travail doivent être optimales afin d’obtenir les résultats satisfaisants. Pour cela, le service de la comptabilité matière doit se soucier de la sécurité, de la bonne utilisation des matériels. Ce qui amène à la modernisation des matériels informatiques.
L’utilisation optimale des machines modernes et performantes est à rechercher à travers un réglage au genre de travail à exécuter.
Pour faciliter la gestion de stock et la gestion des immobilisations, il est nécessaire d’acquérir un nouveau matériel ou augmenter la capacité du matériel existant.

Transmission à temps des pièces comptables

La gestion de stocks doit traiter des procédures établies à l’avance. La plupart des informations la concernant provient du magasin. En effet, l’exigence de la transmission journalière des pièces comptables venant du magasin assure la régularité de la réception.
En outre, l’enregistrement dans le fichier central doit être à temps réel mais ne devrait pas attendre une semaine afin d’obtenir une fiabilité de la situation des stocks.
En plus, le décalage des mouvements physiques et comptables est minime lorsque le fichier central est mis à jour.
Ainsi pour pouvoir sortir les prix unitaires des achats, le service magasin devrait adresser leurs rapports au service comptabilité matière le plutôt possible puisqu’ils sont une source d’information concernant la valeur des stocks à l’entrée.
Pour que ce soit possible, le responsable qui s’occupe de l’élaboration de ces rapports doit les effectuer au fur et à mesure de leur réception et de les envoyer au service comptabilité dans le plus bref délai.
La régularité des pièces comptables facilite le travail, elle diminue le risque d’omission, de détournement et surtout elle permet de connaître la consommation de l’établissement. Donc, la bonne gestion des stocks dépend de la qualité des informations qu’elle reçoit.

Solutions concernant la comptabilité générale

Pour que le facteur humain ne constitue pas un obstacle de changement et au bon fonctionnement du travail, il doit être en mesure de répondre aux exigences du monde du travail. Ainsi, nous proposons comme solutions le renforcement à la formation du personnel et la recherche du dynamisme du personnel pour accélérer le travail.

Solutions concertants les facteurs humains

Formation du personnel

La comptabilité traite toutes les opérations comptables et qui doivent être convenablement classés et enregistrées.
La qualité du personnel, sa connaissance des méthodes comptables apportées à l’exercice de ses fonctions sont très importantes, évitant des erreurs significatives. Un personnel ayant une formation comptable n’est pas facile à trouver. Il doit donc comprendre l’importance de vérification et de contrôle interne.
Il faut faire des organisations pour la formation du personnel. Les organisations plus importantes et plus complexes ont besoin de personnel bien qualifié en matière de gestion comptable et financière.
Le personnel comptable doit être encouragé et participé à leur programme de formation surtout à l’utilisation du logiciel SAGE. Si le personnel est bien formé, le service comptabilité a de bons employés qui comprennent l’importance de l’information comptable et de produire une information exacte en temps voulu.
En somme, la formation du personnel est cadrée par l’utilisation du logiciel comptable afin de réduire l’incapacité au niveau de la manipulation de ce logiciel.

Accélérer l’accomplissement du travail

Pour exécuter le travail, l’établissement a besoin de dynamisme, d’innovation de la part de ses salariés. Cela suppose qu’elle a besoin de motivation. Mais la motivation ne doit pas paraître comme une condition nécessaire à la paix sociale. La recherche de motivation se fait à partir de l’analyse des besoins de chaque individu et elle doit être conforme à la condition nécessaire de développement. Le développement de l’établissement est basé sur le plan stratégique bien déterminé comme le recrutement supplémentaire. Il est vraiment que le recrutement du personnel au niveau de la comptabilité générale peut faciliter le travail.
Cette personne peut aider et motiver les salariés à accélérer le travail. Alors, on fait une bonne
répartition des tâches. Cela engendre un facteur clé pour accélérer le travail.

Solutions concernant les traitements comptables

Pour permettre le traitement à temps ; il faut améliorer le suivi des opérations comptables.
Cette amélioration se fait dans la manière suivante :
– Meilleur suivi des pièces comptables et
– exploitation optimale de logiciel.

Meilleur suivi des pièces comptables

Pour assurer la régularité des pièces comptables, il faudra faire la mise à jour des documents existants. Pour le paiement, il devra être effectué avant la réception des biens ou les fournitures de service.
Il est nécessaire de faire une réorganisation des classements des pièces comptables numérotés et contenant des informations directement exploitables sur le logiciel. Cette réorganisation de classement des pièces permet d’apporter des efforts au cours de l’exercice en vue de trouver un système de classement adapté à la situation et aux moyens à la disponibilité du service comptable.

Pour la gestion des immobilisations

Il faut identifier les biens non référencés et s’assurer l’existence de cette référence de chaque article afin de le connaître. L’identification peut avoir des renseignements sur l’état des immobilisations. Après l’inventaire physique, les immobilisations devraient être précises, et doivent mentionner particulièrement si l’équipement est utilisable ou non.

Pour la gestion des stocks

La gestion des stocks doit être spécifiée par une procédure écrite pour faciliter le suivi des marchandises retournées afin de protéger les actifs.
Ces stocks seront évalués correctement à la fin de chaque période pour donner une image fidèle de la situation financière de l’établissement.

Pour les ventes clients

Il faut réviser la qualité du portefeuille des clients et évaluer les procédures de recouvrement de chaque individu afin de donner l’image fidèle de la situation financière.

Pour les achats fournisseurs

Il faut faire une analyse approfondie des dettes et considérer des mesures appropriées afin de les éliminer. En effet les soldes impayés sont justifiés.

Exploitation optimale de logiciel

Dans le but de perfectionner la qualité de traitement et la précision des informations, le FTM doit exploiter à fond le logiciel SAGE. C’est un outil puissant pour répondre aux besoins opérationnel et informationnels. Au niveau des applications, il est primordial de finaliser l’intégration des différents modules dans la comptabilité générale afin d’avoir une cohérence des actions des différents participants dans le travail de comptabilité. La finalité de cette intégration aussi est de rendre aisément confortable l’élaboration des documents pertinents servant d’instrument de décision comme le tableau de bord.
Avoir de l’information performante est possible par l’optimisation d’information. Le logiciel permet de rendre disponible l’information au bon moment. Sa meilleure exploitation donne la possibilité à tous les utilisateurs d’accéder à une large quantité d’informations, de les analyser, ou encore de les créer. Grâce à sa capacité, le logiciel peut stocker une grande quantité d’informations qui constituent par la suite des bases de données qui alimentent les informations à produire ou tout simplement pour satisfaire le besoin de renseigner.
Ce chapitre permet de connaître les solutions proposées à propos des problèmes cités dans la partie précédente. Ces propositions de solutions sont centrées sur l’amélioration de l’organisation de la comptabilité matière, sur l’amélioration de facteurs humains ainsi que l’amélioration sur le traitement comptable. Parmi ces solutions proposées quelques unes méritent d’être retenues et cela engendre le second chapitre de cette partie.

SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATION GENERALE

Ce chapitre se divise en deux sections très distinctes. D’une part, les solutions retenues développées pour améliorer le système comptable du FTM. D’autre part, nous allons citer les résultats attendus et la recommandation générale.

Solutions retenues

Parmi les solutions proposées, nous en retenons trois qui s’avèrent pertinentes. Nous insistons ainsi sur le développement des potentiels de facteurs humains, sur la proposition d’un modèle de suivi des procédures comptables et sur la proposition d’un modèle de tableau de bord.

Développement des potentiels de facteur humain

Les moyens humains sont les premières ressources de l’entreprise. Il faut développer les potentiels de ces ressources pour mettre en valeur les investissements et améliorer la performance de l’entreprise.

Développement de la formation

La formation est très importante pour le développement de la compétence. Elle permet de classer le niveau hiérarchique du personnel. Il s’agit d’un entretien des connaissances du personnel pour qu’il tienne correctement son rôle et qu’il prenne sa conscience de responsabilité.
Les mutations de l’environnement exercent des influences sur l’organisation du travail, l’évolution professionnelle, et imposent un certain niveau de compétence vis-à-vis du personnel. La flexibilité et la souplesse deviennent une revendication nécessitant ainsi une disposition de connaissance solide. A cet effet, pour améliorer la compétence, les besoins en matière de formation doivent être identifiés et spécifiés de telle sorte qu’un plan de formation sera mise en place. On doit donc former le personnel du département de comptabilité. Alors, la compétence du personnel garantira une bonne productivité au niveau du département que dans l’entreprise.

Développement de l’aspect collaboratif de travail

Le facteur humain est toujours placé au cœur du système. Ainsi, il faut développer l’aspect collaboratif de travail et mobiliser le facteur humain. Cela consiste à favoriser les relations interpersonnelles de travail. Pour ce faire, il importe que les objectifs soient partagés pour que chacun se sente concerner en produisant des efforts pour les réaliser ensemble. La mise à la disposition d’une bonne information à tous les personnels implique la participation de tous les acteurs de l’entreprise. Le désir d’obtenir une information à temps crée un dynamisme d’action entre équipes et contribue à l’amélioration du système comptable.

Proposition d’un modèle de suivi des opérations comptables

Face aux problèmes de difficultés de suivi de mouvement des opérations comptables, nous avons proposé un modèle de suivi des opérations comptables.
Le système comptable regroupe les processus à suivre pour le traitement comptable des différentes pièces.
Ces processus commencent par la réception des pièces et se terminent par la sortie des états financiers à la date de clôture de l’exercice. Les états financiers vont être utilisés comme un outil de prise de décision par le dirigeants afin d’orienter la gestion de l’établissement.
Les difficultés rencontrées lors de l’exécution des travaux comptables (envoi des pièces comptables…) dépendent de la réception des pièces comptables par le service comptabilité. Pour faciliter le suivi des opérations, il faut régulariser la transmission des factures le plutôt possible, la transmission des pièces comptables et l’exploitation du système d’information.
Voici la procédure correspondante.

Transmission des factures le plutôt possible au service comptabilité

Les différentes opérations effectuées par les autres services (achat, vente, trésorerie) sont comptabilisées par le service comptabilité.
Les factures ne sont pas tout de suite adressées à la comptabilité, elles doivent faire l’objet d’une vérification avec les bons de commande et les bons de livraison au service qui a passé la commande. Mais doivent arriver à la comptabilité avant échéance de la date de paiement. Alors, il faut bien déterminer le délai d’exécution des différents traitements de ces factures par les services concernés. Ainsi, le responsable qui assume le contrôle de la conformité des différentes pièces justificatives devrait réaliser au fur et à mesure de leur réception et le transmet tout de suite ces pièces au service comptabilité.

Transmission des pièces comptables

Toutes les opérations financières effectuées au sein de l’établissement sont comptabilisées par le service comptabilité. Ce dernier est en relation étroite avec les autres services et direction mais l’effectif du personnel de la division comptabilité générale est insuffisant. L’amélioration rationnelle du service avec les autres doit être envisagée pour faciliter l’exécution des travaux comptables. Donc, le recrutement du personnel avec répartition des tâches doit être nécessaire.

Exploitation du système d’information

Le système d’information a pour objectif de permettre à tous ceux qui prennent des décisions de disposer d’éléments qui vont leur permettre de décider de l’action la plus appropriée au moment adéquat.
L’information est vitale pour l’entreprise. La déficience du système d’information joue au détriment de la stratégie et de la réactivité de l’entreprise face aux mutations de l’environnement dans lequel elle évolue.
L’appropriation d’un système informatique plus performant se justifie ainsi par le besoin de bonnes informations. Si l’information est disponible et accessible en temps réel, le FTM rendre opérationnel le système d’information existant.

Gestion à temps réel d’information

Face à la masse grandissante des informations existantes au sein de l’entreprise, les opérations sont aussi nombreuses. Il faut rationnaliser les tâches par l’appui du système d’information.
La rationalisation consiste en une meilleure réalisation des travaux comptables. L’information accrue du système permet de répondre à l’impératif du temps réel. Elle élimine la saisie manuelle. En bref, elle assure la rapidité et la fiabilité de l’information destinée au besoin précis de tous les utilisateurs.

Meilleure gestion des ressources

Pour la gestion des ressources humaines, l’exploitation du facteur humain augmente le savoirfaire grâce à l’amélioration de compétence. Elle constitue un atout considérable par le biais de la formation. La formation est un outil stratégique pour évoluer l’entreprise si elle est bien gérée. Pour le personnel, la formation développe ses connaissances et aide à l’accomplissement des tâches. Pour l’entreprise, elle crée la stabilité de la productivité car la qualité du personnel détermine le bon résultat. En somme, la mise en valeur des ressources humaines favorise la capacité de créativité de l’entreprise.
Pour le matériel, l’exploitation à fond du système informatique par la modernisation de matériel et le renforcement du système optimise l’information. L’appropriation des outils informatique présente un grand investissement. Les coûts engagés doivent être repartis jusqu’au dernier amortissement des outils.