Maîtriser les feuilles de calcul

Un document Excel se présente sous la forme d’un classeur comportant plusieurs feuillets de différent types (feuille de calcul, feuille de graphique). Chaque feuillet comporte un nom et est accessible directement via un onglet situé au bas de la fenêtre. L’exemple de la Figure 1 montre un classeur comportant au moins 4 feuillets respectivement nommés « PV Exam », « ListeEtu », « Coef » et « Tableau ». Le nombre maximum de feuillets d’un classeur va au-delà de 200 (il n’est limité que par la taille mémoire de l’ordinateur sur lequel on travaille). Les flèches à gauche des onglets permettent respectivement de se positionner sur le premier onglet, faire défiler les onglets d’un cran vers la gauche, faire défiler les onglets d’un cran vers la droite, se positionner sur le dernier.

Un classeur Excel est stocké sur disque dans un fichier et possède un nom. C’est lors de la première opération d’enregistrement du classeur que l’on désignera l’emplacement exact ou l’on souhaite enregistrer le fichier sur disque (voir Figure 2). Il est ainsi possible d’enregistrer le fichier sur disquette (« A: »), sur le disque local de votre poste de travail (« C: »), ou sur un disque accessible depuis un réseau (ex : « K: »). A l’intérieur d’un disque, les fichiers sont généralement classés dans des dossiers (ex : dossier « usr » de l’unité C: dans l’exemple de la figure 1). Dans l’environnement d’UT1, nous vous recommandons d’enregistrer vos fichiers dans la partition allouée à votre compte étudiant (« K: ») sur le disque du serveur SIP1 qui est accessible depuis le réseau pédagogique d’UT1. Utilisez les disquettes uniquement pour faire des sauvegardes. N’oubliez pas que d’une séance à l’autre vous ne serez pas forcément sur le même poste de travail et que n’importe qui a accès aux fichiers enregistrés sur un disque local. Evitez donc d’enregistrer vos fichiers sur « C: ».

C’est aussi lors de la première opération d’enregistrement du classeur que l’on précisera le nom du fichier qui le contient (voir Figure 2). Dans l’environnement Windows, le nom d’un classeur est toujours suivi du suffixe ‘.xls’, qui signifie que le fichier correspondant contient un classeur Excel.

Les commandes permettant de créer un classeur, enregistrer un classeur et dupliquer un classeur à un nouvel endroit sont respectivement : Fichier/Nouveau, Fichier/Enregistrer, Fichier/Enregister sous.

Lorsque l’on crée un nouveau classeur, celui-ci possède un nombre prédéfini de feuillets appelés ‘Feuil1, ‘Feuil2’, ‘Feuil3’ Le nombre de feuillets générés à la création d’un nouveau classeur est paramétrable et peut être modifié via la commande Outils/Options/Général permettant d’accéder à la case « Nombre de feuilles par nouveau classeur » (voir Figure 3). Notez que cette commande n’est accessible que si un classeur est ouvert. Comme vous pouvez le constater sur la Figure 3, de nombreux éléments concernant le comportement d’Excel peuvent être paramétrés via la boîte de dialogue « Options »..

Une feuille de calcul est constituée d’un tableau de cellules que l’on peut identifier à l’aide d’un quadrillage ligne colonne (voir Figure 1). Suivant l’option choisie au moyen de la commande Outils/Options/Général (voir case à cocher « Style de référence L1C1 » Figure 3), les colonnes sont repérées par des lettres (A, B,…, Z, AA, AB,…) ou des numéros (1, 2,…, 256). Les lignes sont toujours repérées par des numéros (1, 2,…, 16 384).

A tout instant, il existe une cellule active dans une feuille active, sur laquelle on peut travailler. La feuille active est affichée au premier plan et la cellule active est encadrée. Pour activer une feuille il suffit de cliquer sur son onglet. Pour activer une cellule, il suffit de cliquer dessus.

Toute cellule est identifiée par une ligne et une colonne. L’identifiant d’une cellule est communément appelé adresse. Suivant que l’on a coché la case « Style de référence L1C1 » ou non, l’adresse d’une cellule est représentée respectivement par l’une des deux notations suivantes :

– L9C3 qui signifie Ligne 9 Colonne 3 ou – $C$9 qui signifie colonne C ligne 9.