L’ORGANISATION DU CABINET D’AVOCAT

..quotidiennement par l’avocat qui entend prêter assistance à son patron, aider ses collaborateurs, travailler de concert avec ses associés et qui de surcroît tend à développer son cabinet et à satisfaire sa clientèle au sein de l’organisation qu’il a souhaité mettre en place. l’accueil du client à la tenue correcte des entretiens et des réunions avec lui, à la suite rapide et efficace donnée aux problèmes posés et aux dossiers confiés, au respect des échéances judiciaires ou administratives, au strict respect des règles déontologiques, comptables et fiscales et en l’assurance, enfin, que la juste rémunération de ses prestations soit garantie.  l’organisation pratique du cabinet (bureau, salle de réunion, secrétariat, tenue des agendas,…), l’organisation comptable et fiscale et, enfin, la pratique des honoraires. En ce qui concerne les obligations sociales, le lecteur pourra se reporter au mémento des stagiaires mis à jour chaque année et qu’il pourra se procurer au  contact avec leurs auteurs qui tenteront, lorsqu’ils les auront reçues, de les collationner et d’en tirer le meilleur parti à l’occasion de futures mises à jour.

mais néanmoins essentiel de la gestion pratique des dossiers confiés à l’avocat, comment constituer et tenir un dossier, assurer la gestion efficace de ce dernier, le classer, comment gérer les audiences afférentes à ce dossier, gérer l’ensemble des rendez-vous pris par l’avocat…Il nous sera donné, à ce propos, d’aborder la question particulière de l’organisation pratique du travail de l’avocat : gestion des agendas, organisation du secrétariat, utilisation efficace de la bureautique, … répondant aux exigences de la loi comptable et fiscale, nous évoquerons la meilleure manière de satisfaire aux obligations fiscales de l’avocat et les différents documents qui doivent être obligatoirement tenus par ce dernier pour satisfaire aux exigences de l’administration fiscale.  L’accueil du client ne commence pas lors de la première visite que celui-ci rendra à l’avocat. Le client, souvent désemparé, doit être « accueilli » bien avant, lors du premier contact, souvent téléphonique, qu’il aura avec le cabinet de l’avocat. L’essentiel de ce premier contact est de se montrer disponible, prêt à l’écoute et accueillant. Le client doit constater à l’occasion de ce premier entretien téléphonique que le problème qu’il évoque ou la question qu’il pose rentre dans les compétences de l’avocat, l’intéresse et que ce dernier souhaite le rencontrer pour pouvoir approfondir

avec lui les différents aspects de la question ou du litige qu’il souhaite confier à l’avocat. L’idéal serait d’avoir un premier contact téléphonique direct avec le client. Cela n’est malheureusement pas toujours possible dans la mesure où l’avocat pourrait être occupé à d’autres tâches (plaidoiries, réunions extérieures, autres réunions au cabinet,…) au moment où le client décide de prendre le premier contact. Il faut alors s’assurer qu’il sera reçu téléphoniquement par le secrétariat, que l’avocat aura mis en place, et qu’il y trouvera chaleur humaine et réponse à son souhait de convenir avec l’avocat d’un rendez-vous, ou, le cas échéant, d’être rappelé par téléphone. Si l’avocat ne dispose pas d’un secrétariat, il conviendra que les appels téléphoniques puissent être reçus et traités, pendant son absence ou son indisponibilité, par un confrère (stagiaire, collaborateur ou associé) ou que soit mis en place un système efficace de messagerie (répondeur automatique, messagerie vocale, …).  Il est essentiel que le client, habituel ou potentiel, trouve réponse à son appel : le plus souvent, si le client téléphone, c’est qu’il a besoin d’un conseil, d’une assistance, d’une consultation ou de l’intervention peut-être urgente d’un avocat.

L’avocat pourrait alors également prendre pour habitude, lorsqu’il est à nouveau disponible de rappeler le client qui a pris contact téléphoniquement avec son cabinet durant son indisponibilité pour avoir, avec lui, le premier entretien « préparatoire » à la réunion sollicitée et obtenue par le client quelques minutes, voire quelques heures auparavant. premier contact avec le client, de glaner certaines informations relatives à la question qui sera posée à l’avocat ou au litige qu’il lui sera demandé de résoudre. Il est, par exemple, essentiel, préalablement au premier contact et à la première visite du client, d’essayer d’obtenir l’ensemble des documents constituant le dossier qui sera remis à l’avocat. L’examen des premiers documents remis par le client, préalablement à sa première visite, surtout si celle-ci est relativement éloignée de la date à laquelle le  premier contact a été pris, permettra à l’avocat de réfléchir au premier conseil à donner au client lors de sa visite ou, le cas échéant, à déplacer le rendez-vous du client si des mesures urgentes devaient être prises avec son accord. L’essentiel lors du premier entretien avec le client est de l’écouter et de tenter de comprendre le problème posé et l’importance des pièces qu’il a remises. A l’occasion de ce premier entretien, il faut prendre note des coordonnées essentielles du client. Il est conseillé d’insérer, dans chaque dossier, une fiche signalétique reprenant ces coordonnées essentielles : adresse de correspondance, siège social et/ou d’exploitation, personne de contact, téléphone, téléfax, GSM, adresse e-mail, numéro d’immatriculation au registre des personnes morales, numéro de compte bancaire, …. Autant d’informations qui seront utiles pour la gestion du dossier et la préparation des actes de procédure. Lors de ce même entretien, il faudra également prendre note des faits saillants des  Il ne faut pas hésiter, non plus, à l’occasion de ce premier entretien, à commenter les pièces remises par le client et à les examiner en sa compagnie en lui posant toutes les questions destinées à compléter l’information qui a déjà été reçue ou donnée lors du premier entretien téléphonique ou à l’occasion de la communication de son dossier de pièces, préalablement à l’entretien au cabinet.