Les pièces justificatives de la comptabilité

PIECES JUSTIFICATIVES DE LA COMPTABILITE

Tout enregistrement comptable doit être appuyé d’une pièce justificative. Il peut s’agir soit de pièces de base justifiant une écriture, soit de pièces récapitulatives d’un ensemble d’opérations.

LA PIECE DE BASE

Elle concerne une opération isolée. Elle peut émaner d’un tiers ou être d’origine interne. Les pièces internes sont, par exemple, les doubles des notes d’honoraires (justifiant les recettes), les doubles des bulletins de paie (justifiant les salaires). Les pièces d’origine externe sont, par exemple, les actes publics, les actes sous seing privés, les factures des fournisseurs, la correspondance, etc.

LAPIECE RECAPITULATIVE

Elle reprend un ensemble d’opérations traduites par une ou plusieurs écritures comptables à la condition qu’il s’agisse d’opérations de même nature, réalisée en un même lieu et au cours d’une même journée. Il s’agit toujours de documents d’origine interne, tels que listings informatiques, journaux divisionnaires, etc. Ce type de document récapitulatif justifie une inscription mensuelle des différentes opérations sur le livre-journal. NB : attention à bien détenir des factures régulières en la forme pour la justification des frais pour éviter tout contentieux à ce niveau en cas de contrôle fiscal. Il faut notamment rappeler que fiches et tickets de caisse ne sont pas des documents probants de même que le récépissé de paiement par carte de crédit qui ne constitue que la preuve d’un paiement et non d’une charge déductible.

CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES

Les livres, registres, documents ou pièces justificatives doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Cette obligation est applicable, quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu’il est magnétique ou optique. Lorsque ces livres, registres, documents ou pièces justificatives sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant au moins 3 ans (délai de reprise), puis, à l’issue de ce délai, sur tout support pendant encore 3 ans (CGI, LPF, art. L102 BI). Si vous présentez seulement sous forme papier des données originellement informatisées, vous ne remplissez pas correctement votre obligation de conservation et vous exposez, le cas échéant, à un rejet de comptabilité. En revanche, la conservation sur support informatique vous autorise à ne pas constituer d’archivage supplémentaire sur support papier. (BOI13 L-106, n° 70) NB : attention, car certaines pièces comptables doivent être conservées plus longtemps. Il en est ainsi des factures d’éléments immobilisés qui doivent être conservées 6 ans à compter de la vente ou destruction du bien, des factures courantes de biens et services qu’il est utile de conserver 10 ans au moins, des factures de prestations faites par le professionnel libéral qui doivent être gardées 30 ans (obligation du Code civil), des contrats signés à conserver 30 ans de même que les anciens livres de paye, doubles de bulletins de salaire et registre du personnel qu’il est conseillé de garder de façon illimitée (alors que le délai fiscal est de 6 ans) du fait des obligations de délivrance des certificats et attestations permettant aux salariés de faire valoir leurs droits à la retraite.

ENREGISTREMENT DES RECETTES 1. NATURE DES RECETTES

Les recettes à comptabiliser s’entendent de toutes les sommes que vous avez encaissées au cours de l’année. La nomenclature comptable établit cependant une distinction entre les recettes fiscalement imposables dites  » recettes d’exploitation  » et les recettes non imposables dites  » recettes patrimoniales. Chaque encaissement comporte obligatoirement deux inscriptions sur le livre-journal : – une inscription dans le compte de trésorerie concerné (banque, caisse, CCP) – et une inscription dans le compte de recettes concerné (honoraires, apports personnels, …)

 DATE D’ENREGISTREMENT DES RECETTES

 Règles de base Le critère à retenir pour la prise en compte des recettes est l’ENCAISSEMENT. Les honoraires sont réputés encaissés à la date où vous en avez la libre disposition. (1) Ainsi, un chèque remis le 30 décembre N et déposé à la banque le 2 janvier N+1 doit être comptabilisé au 30 décembre N. Lorsque, par simplification, les écritures ont été passées à partir des relevés bancaires, la situation est à régulariser à la clôture de l’exercice. Il convient dans ce cas d’ajouter les chèques reçus mais non encore déposés en banque. Attention : les dates de valeur retenues par la plupart des banques ne correspondent pas aux dates d’enregistrement.
(2) Solution conseillée, l’administration n’ayant rien précisé à ce sujet. (3) même si les sommes ne vous sont reversées que l’année suivante (cas notamment des médecins confiant le recouvrement des recettes aux cliniques pour lesquelles ils travaillent).