Les outils informatiques utilisés dans le service Comptabilité Clients

Rapport de stage les outils informatiques utilisés dans le service Comptabilité Clients, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

LES ENCAISSEMENTS

a- les carnets d’encaissements

Un carnet d’encaissement est un carnet à souches auto- carbonées, sur lequel est enregistré chaque encaissement effectué par un client de COLORADO.
Le client peut régler ses factures par chèque, par effet comme il peut le faire en espèces, de ce fait, COLORADO utilise deux type de carnets : carnets d’encaissements chèque/effet et carnets d’encaissements pour espèces.
Le service Comptabilité Clients se charge de l’envoi de ces carnets à toutes les agences de l’entreprise, qui à leur tour s’occupent de la transmission de ces carnets aux représentants, ces derniers se déplacent chez les clients pour la collecte des encaissements.
Il est à noter qu’à chaque encaissement, cinq souches de couleurs différentes sont utilisées :
La blanche : c’est celle que garde le client
La rose : avec laquelle est agrafé l’encaissement (espèces, relevé de la banque, effet ou chèque), elle sera communiquée au service Comptabilité Clients pour le contrôle et la saisie sur le système Mfg/Pro
La verte : elle est utilisée en cas d’accordement d’un escompte si non elle s’agrafe avec la bleue
La bleue : elle est classée dans un chrono qui reste dans le service Comptabilité Clients
La jaune : celle qui reste à toujours dans le carnet d’encaissements, elle est utilisée pour le contrôle interne des carnets et fait l’objet d’une comparaison avec les informations figurant sur le système MFG/Pro
Note : En cas de perte d’une souche par le représentant il doit présenter une déclaration sur l’honneur signée et légalisée, dans laquelle il certifie sur l’honneur que les reçus annulés n’ont pas été utilisés à des fins malhonnêtes et assume l’entière responsabilité des conséquences. [ voir l’annexe n° 1]

b- le circuit des encaissements

L’entreprise COLORADO couvre l’ensemble du territoire national à travers sa répartition en six zones : Casablanca et ses régions, Rabat et ses régions, Fès et ses régions, Marrakech et ses région, Agadir et ses régions et Oujda et ses régions.
Chaque zone est répartie en secteurs et à la tête de chaque secteur il y a un représentant qui se charge de la collecte des encaissements.
Le représentant agrafe ses encaissements avec un bordereau dans lequel sont notés : les n° de reçus, la date d’échéance, le n° des chèques ou des effets et le montant des encaissements. Ensuite il les dépose à l’agence (la plus proche de son secteur) qui, à son tour se charge de leur envoi par voie postale au siège.
Au service Comptabilité Clients, c’est l’agent administratif chargé du contrôle des encaissements qui a le premier contact avec ses encaissements, il s’assure que :
Les numéros de reçus notés dans le bordereau sont successifs
La date d’échéance est la même dans le bordereau, le chèque ou l’effet et le reçu de l’encaissement
Le montant est le même dans le chèque/l’effet/ le relevé de banque, le bordereau et le reçu de l’encaissement
Le chèque / l’effet est signé
Dans le chèque/ effet le mentant en chiffres est le même en lettres
Il n’y a aucune rature dans le chèque/effet
Le reçu n’est ni raturé ni illisible ni mal rempli
Note : en cas d’encaissement par effet, si le client a au moins un impayé, l’encaissement est automatiquement rejeté, sauf en cas de dérogation de la direction générale.