Qui tient la comptabilité dans l’entreprise ?

Les professionnels de la comptabilité

Les PME (petites et moyennes entreprises) ou les TPE (très petites entrepri-ses) ont le choix entre deux possibilités:
• elles peuvent faire appel à un professionnel de la comptabilité, exté-rieur à l’entreprise, pour l’établissement des comptes ou des décla-rations périodiques: paies, déclarations sociales (URSSAF, ASSEDIC…), déclarations de TVA, rapprochements bancaires, établissement du bilan et du compte de résultat. Il peut s’agir d’un expert-comptable ou d’un centre de gestion agréé habilité à faire de la comptabilité (unique-ment pour les personnes physiques ou les entreprises individuelles).
• elles peuvent traiter en interne leur comptabilité: via un comptable salarié, ou le dirigeant s’il connaît bien les opérations comptables.
• Les experts-comptables
Les experts-comptables sont des professionnels de la comptabilité inscrits à l’Ordre des experts-comptables. Ils interviennent principalement dans la te-nue de la comptabilité, les enregistrements comptables, l’établissement des comptes annuels et les déclarations fiscales et sociales.
Si la comptabilité est tenue en interne par l’entreprise, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable, celui-ci ayant pour mission de vérifier que les règles comptables sont bien appliquées.
• Les centres de gestion agréés (CGA)
Les centres de gestion agréés délivrent à leurs adhérents – personnes phy-siques, entreprises individuelles (commerçants ou artisans) – une attesta-tion leur permettant de bénéficier d’un abattement de 20 % sur le bénéfice imposable. Ils sont agréés par l’administration fiscale pour effec-tuer des contrôles de cohérence de la comptabilité et des déclarations fis-cales produites par leurs adhérents. Ces derniers sont tenus de régler une cotisation et doivent faire viser leur comptabilité par un expert-comptable avant de fournir leurs documents au centre de gestion agréé. Certains cen-tres de gestion agréés sont habilités à tenir la comptabilité complète de leurs adhérents.
À savoir
Le rôle du commissaire aux comptes
La nomination d’un commissaire aux comptes est obligatoire pour les sociétés anonymes (SA), ainsi que pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL) dans le cas où 2 des 3 seuils suivants sont atteints:
– chiffre d’affaires supérieur à 3100000 € ;
– total du bilan supérieur à 1550000 € ;
– effectif de 50 salariés.
Le rôle du commissaire aux comptes est d’assurer la fiabilité et la sécurité des informations financières concernant l’entreprise tant pour ses besoins internes de gestion que pour l’information des tiers.
Y a-t-il un comptable dans l’entreprise?
Attention !
Le chef d’entreprise ne peut se désintéresser de la situation comptable de son entreprise.
La comptabilité ne doit pas être considérée comme extérieure à la politique menée par son dirigeant. En effet, la comptabilité est directement influencée par les décisions concernant:
– le choix de l’activité et des produits offerts à la vente;
– le choix des marges et des prix de vente des produits offerts à la vente;
– la recherche ou non de la croissance;
– la recherche ou non de la rentabilité;
– les conditions de règlement;
– les nouveaux investissements;
– les financements;
– les décisions d’affectation du résultat.
L’enregistrement des flux en emplois et en ressources
Dans une entreprise où la comptabilité est intégrée, les collaborateurs qui enregistrent sur informatique les commandes, sortent les bons de livraison et les factures clients, font de la comptabilité sans le savoir.
Dans les petites entreprises, l’emploi d’un salarié à temps plein pour tenir la comptabilité peut paraître excessif; souvent un emploi à temps partiel ou la venue régulière (par exemple, un ou deux jours par semaine) d’un colla-borateur du cabinet comptable peut sembler suffisant pour effectuer cer-taines opérations comptables, tels les paies, les rapprochements bancaires, les déclarations fiscales et sociales, l’établissement des comptes annuels.
De très nombreux logiciels de comptabilité existent sur le marché et sont satisfaisants. Des disquettes ou CD-Rom de démonstration sont souvent proposées afin de tester le produit offert.
Il faut savoir que la mise en place d’un logiciel comptable nécessite une pé-riode d’adaptation et de formation plus ou moins longue. Selon la taille des entreprises, le choix peut se porter soit sur un logiciel autonome de comp-tabilité, soit sur un logiciel comptable à juxtaposer avec d’autres logiciels, par exemple un logiciel de gestion commerciale (qui intégrera la prise des commandes, l’élaboration des bons de livraison, des commandes aux four-nisseurs, des factures, des traites…).
De plus, il convient d’ajuster sa demande de logiciels informatiques à la taille de son entreprise et de ne pas acquérir une Jaguar alors qu’une Deux chevaux suffirait! La difficulté est sans doute de trouver un équipement et des logiciels compatibles avec la taille de l’entreprise et pouvant s’adapter à une activité en développement afin de ne pas être obligé de tout changer après un ou deux ans d’utilisation.

L’enregistrement des flux en emplois et en ressources

Les emplois et les ressources

L’entreprise en création doit se procurer des fonds. Ceux-ci sont apportés par le créateur ou des amis ou des relations ou une banque. Ces fonds, qui constituent des ressources pour l’entreprise, vont être enregistrés comme des dettes à l’égard des apporteurs ou prêteurs d’argent: le capital social est une dette à l’égard des porteurs de parts (dans les SARL) et des action-naires (dans les SA), les fonds prêtés sont des dettes à l’égard des prêteurs. Les ressources financières ainsi obtenues vont être utilisées par le chef d’en-treprise en partie pour acquérir certains biens (par exemple, du matériel de fabrication s’il s’agit d’une société de production), le reste étant conservé en caisse ou en banque pour divers règlements à effectuer. On remarque que l’acquisition du matériel et l’argent mis en caisse ou en banque cons-tituent des emplois de fonds.
Les ressources et les emplois de fonds sont répertoriés dans un document de synthèse appelé bilan qui se décompose en deux parties:
– le passif indique l’origine des fonds (capital social, dettes) qui cons-tituent les ressources financières de l’entreprise;
– l’actif précise l’emploi des fonds (dans notre exemple, l’acquisition d’un matériel et sommes conservées en caisse ou en banque).
Lorsque l’entreprise commence et développe son activité, elle va vendre les biens qu’elle a fabriqués (cas d’une entreprise de production) ou qu’elle a achetés (cas d’une affaire de négoce). Dans les deux cas, le produit de la vente se traduira par une entrée de fonds.
Le produit des ventes constitue une ressource financière pour l’entreprise, qui va lui permettre de financer ses charges courantes (les salaires et char-ges sociales, les achats de marchandises pour les revendre, les matières pre-mières nécessaires à la fabrication, les agios bancaires…). Les différentes charges de l’entreprise sont, en conséquence, considérées comme l’emploi des ressources financières provenant des ventes. Les charges se traduisent par des sorties de fonds.
L’enregistrement des flux en emplois et en ressources
Un document de synthèse contient toutes les charges et tous les produits enregistrés pendant une période donnée: c’est le compte de résultat ; ce dernier indique quelles sont les ressources et les emplois provenant de l’ac-tivité de l’entreprise:
– les produits (ventes) constituent une ressource pour l’entreprise, qui se traduira par une entrée de fonds;
– les charges (achats de marchandises, salaires…) constituent un emploi des ressources précitées et se dénouent par des sorties de fonds.

Les flux économiques

La comptabilité a pour objet d’enregistrer les flux économiques entre l’en-treprise et son environnement. Ces mouvements portent sur l’échange de biens et services d’une part, et sur des flux financiers d’autre part (dettes, créances et mouvements monétaires).
Ainsi, une vente peut être considérée comme un échange de marchandises ou de services contre une somme d’argent qui se traduit par une ressource financière pour l’entreprise.
Les règlements peuvent se faire au comptant ou avec un certain délai.
Par exemple, si pour régler la marchandise achetée, le client paie comptant, une entrée de fonds se fait immédiatement pour l’entreprise (en espèces pour de petits montants ou par chèque). Par contre, s’il est prévu un paie-ment différé (par exemple, par traite à 30 jours), la contrepartie de la vente se traduira par une créance sur le client, créance qui se dénouera par le rè-glement du client.
En résumé
Les flux économiques sont enregistrés dans les deux documents essentiels de l’entreprise, le bilan (voir p. 38) et le compte de résultat (voir p. 41).
Au bilan sont enregistrés:
• En emplois, à l’actif, par exemple, une acquisition d’immobilisation (matériel, machines, voiture…) ou des sommes déposées en banque ou en caisse.
• En ressources, au passif, un prêt bancaire, une augmentation de capital ou un résultat bénéficiaire.
Au niveau du compte de résultat, il est possible de distinguer:
• En emplois, les charges (achats de biens et services) qui sont ou seront suivies par une sortie de fonds.
• En ressources, les produits (ventes) qui correspondent ou correspondront à une entrée de fonds.