L'efficacité de l'utilisation d'un logiciel comptable

Organisation interne de la direction de la comptabilité générale

Afin d’assurer une meilleure organisation et d’optimiser l’accomplissement de sa mission, la direction de la comptabilité générale est composée de trois services ci-après, à savoir : le service des principes, méthodes et référentiel comptables, le service de la production comptable, et le service de la production comptable.
Le service des principes, méthodes et référentiels comptables : Ce service est garant de l’orthodoxie comptable à la banque. Sur ce, il définit les principes et les normes comptables appliqués à la banque, en conformité avec ceux définis au niveau national et international.
Le service de la production comptable : La mission principale du service de la production comptable consiste à enregistrer toutes les opérations dont les écritures n’ont pas fait l’objet d’un processus d’intégration dans le système informatique comptable de la Banque Centrale. De plus, il est chargé de la production des états règlementaires de la banque centrale (balance, relevé, documents fiscaux, état financier,…)
Le service de la révision comptable : Le rôle du service de la production comptable consiste à contrôler le bon déroulement des opérations de la banque. A cet effet, il assure que les informations comptables et financières produites sont complètes et à jour. Parallèlement, il met sous sa responsabilité, la vérification de la régularité et de la véracité des informations.

Diagnostic externe : opportunités et menaces

L’objectif de cette analyse est d’évaluer les opportunités et menaces auxquelles sera confrontée l’entreprise dans son activité. Concrètement pour un domaine donné, on redoute souvent à l’avance le fait qu’un critère soit une opportunité ou une menace pour l’entreprise. En fait, la compétence de l’analyste réside dans sa capacité à définir les bons critères et à poser les bonnes questions.
Les opportunités constituent le domaine d’action dans lequel l’entreprise peut espérer jouir d’un avantage différentiel. Une entreprise aura un avantage différentiel lorsque ses compétences propres lui permettront d’exploiter une opportunité plus facilement que ses concurrents, c’est à dire lorsqu’elle peut exploiter les facteurs clés de succès plus facilement.
Les menaces correspondent à un problème posé par une tendance ou une perturbation de l’environnement externe à l’entreprise. Une menace est d’autant plus grave qu’elle nuit fortement au projet et qu’elle a des chances de se produire.

L’organisation de la fonction comptable

La fonction comptable est traditionnellement centralisée. Disposer de son propre service comptable représente pour l’entreprise des avantages (meilleur accès aux informations, plus grande réactivité, meilleure connaissance de l’entreprise, confidentialité des informations, coût moins élevé,…) ; mais aussi des inconvénients (gestion des compétences, actualisation des connaissances, rentabilité de certaines tâches,…). Cette centralisation s’accompagne d’une structure très hiérarchisée (Directeur financier, chef comptable, comptable,…).
Les entreprises n’hésitent toutefois pas à décentraliser et même externaliser certaines tâches, essentiellement pour des raisons de coût (ex : certaines opérations à «forte main d’œuvre» sont sous-traitées à des prestataires de services implantés dans des pays où le coût est plus faible) et de technicité (ex : la paie).
Cette section nous a permis d’étudier la fonction comptable, il est maintenant question d’analyser le système comptable de la BCM.

Théorie générale sur la fonction comptable

Pour bien cerner notre étude sur l’efficacité de l’utilisation d’un logiciel comptable, nous jugeons utile de savoir davantage sur la fonction comptable puisque l’emploi d’un logiciel comptable se fait essentiellement par cette fonction. Cette deuxième section va nous donner une définition de la fonction comptable. Elle exposera entre autre les missions, les caractéristiques ainsi que le mode d’organisation de la fonction comptable.
La fonction comptable est un processus qui permet de satisfaire les besoins en informations des tiers, internes (dirigeant, cadres, …) ou externes (banquier, actionnaire, fournisseur, …) à l’entreprise. Ces informations leur permettront d’analyser la situation de l’entreprise et de prendre des décisions par la suite.
Missions : La fonction comptable a pour missions de recueillir les données utiles, puis de produire, analyser et communiquer diverses informations financières. Ces informations doivent être conformes aux règles en vigueur, compréhensibles, fiables, pertinentes et aptes à éclairer les décisions des partenaires internes et externes de l’entreprise. La fonction comptable doit: Satisfaire une obligation légale : Le droit impose l’établissement d’une déclaration annuelle qui informe sur la situation du patrimoine de l’entreprise (bilan) et sur la performance de l’activité (compte de résultat).
Être un outil de gestion : La mise en place de comptabilités facultatives (comptabilité analytique, comptabilité budgétaire) permet aux dirigeants d’obtenir des informations qui les aideront à prendre des décisions.
Être un instrument de communication financière : La comptabilité est un instrument de communication externe pour l’entreprise à destination des actionnaires, des salariés, des banquiers, des fournisseurs, des clients, …

Table des matières

INTRODUCTION
1ère PARTIE : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA BANQUE CENTRALE DE MADAGASCAR
Section 1 : Disposition générale et attributions de la Banque Centrale de Madagascar
1-1- Généralité
1-2- Activités de la Banque Centrale
Section 2 : Organisation de la Banque Centrale de Madagascar
2-1- Gouvernement de la Banque Centrale
1-3. L’organe de décision
1-4. L’organe de surveillance
2-2- Structure de la Banque Centrale
2-2-1 Les directions centrales de la Banque Centrale
2-2-2 Les agences de la Banque Centrale de Madagascar
2-2-3 La Commission de supervision bancaire (CSBF)
2-2-4 Organigramme
Section 3 : Présentation de la Direction Comptabilité Générale
3-1- Présentation
3-1-1. Justification du choix
3-1-2. Historique
3-1-3. Missions
3-2- Organisation interne de la direction de la comptabilité générale
3-2-1 Le service des principes, méthodes et référentiels comptables
3-2-2 Le service de la production comptable
3-2-3 Le service de la révision comptable
3-2-4 Organigramme
CHAPITRE II : TECHNIQUES DE PREPARATION A LA RECHERCHE : LA PRE-ENQUETE
Section 1 : Généralités
1-1- Définitions préalables
1-1-1. La méthodologie
1-1-2. Les techniques
1-1-3. La méthode
1-2- Notion de recherches
1-2-1 Définition
1-2-2 Type de recherche mise en œuvre
Section 2 : L’analyse théorique
2-1- Définition
2-2- Stratégie d’analyse théorique mise en œuvre
Section 3 : La documentation
3-1- Recherches bibliographiques
3-2- Recherches webographiques
CHAPITRE III : TECHNIQUES DE COLLECTE DE DONNEES ET DE TRAITEMENT DE DONNEES
Section 1 : La collecte de données : L’enquête
1-1- L’échantillonnage
1-1-1. Définition
1-1-2. Méthode mise en œuvre
1-2- Le questionnaire
1-2-1 Définition
1-2-2 Elaboration et administration du questionnaire
1-3- L’entretien
1-3-1 Définition
1-3-2 Types d’entretien mis en œuvre
1-3-3 Forme d’entretien adopté
Section 2: Le traitement des données : Outil d’analyse : Le diagnostic SWOT
2-1- Définitions
2-2- Diagnostic externe : opportunités et menaces
2-3- Diagnostic interne : forces et faiblesses
2-4- Avantages et inconvénients de la matrice SWOT
Section 3 : Limites de l’étude
3-1- Limite informationnelle
3-2- Limite temporelle
3-3- Limite financière
3-4- Chronogramme
2ème PARTIE : PRODUITS DES INVESTIGATIONS
CHAPITRE I : ANALYSE DES DONNEES ET DES INFORMATIONS
Section 1 : Théorie générale sur la comptabilité
1-1- Définitions
1-2- Rôles
Section 2 : Théorie générale sur la fonction comptable
2-1- Définitions
2-2- Missions
2-3- Les caractéristiques de la fonction comptable
2-4- L’organisation de la fonction comptable
Section 3 : Système comptable de la Banque Centrale de Madagascar
3-1- Niveau 1 : Saisie des opérations
3-2- Niveau 2 : Validation et simulation 2
3-3- Niveau 3 : Le Réel
CHAPITRE II : ANALYSE DES LOGICIELS COMPTABLES ET DE SES BIENFAITS
Section 1 : Le logiciel comptable
1-1- Définitions
1-2- Les modules de logiciel comptable et leurs fonctions
Section 2 : Analyse SWOT : Opportunités et forces du logiciel comptable
2-1- Une facilité d’utilisation
2-2- Un gain de temps notable
2-3- Des données plus exactes
2-4- Des rapports automatisés
2-5- Un contrôle Accru
2-6- Une meilleure capacité de prise de décision
2-7- Un meilleur flux de trésorerie
2-8- Le Tax Time
Section 3 : Le progiciel comptable utilisé par la Banque Centrale de Madagascar : EASY OPEN
3-1- Présentation
3-2- Les modules de l’Easy Open et leurs fonctions
3-3- Les avantages de la Banque Centrale dans l’utilisation d’EASY OPEN
3-3-1 Facilité d’utilisation
3-3-2 Progiciel personnalisable
3-3-3 Création des rapports
3-3-4 Ouverture fonctionnelle
3-3-5 Aucun compromis entre sécurité et confidentialité
CHAPITRE III : LES PROBLEMES RENCONTRES FACE A L’UTILISATION D’UN LOGICIEL COMPTABLE et VALIDATION DES HYPOTHESES
Section 1 : Analyse SWOT : Menaces et faiblesses du logiciel comptable
1-1- Comporte des coûts
1-2- Comporte des risques
1-3- Acquisition de nouvelles compétences dans l’organisation
1-4- Ne résoudre les problèmes du système comptable
Section 2 : Analyse SWOT : Les problèmes comptables rencontrés par la Banque Centrale
2-1- Sous-utilisation du progiciel
2-2- La comptabilité analytique
2-3- Les soldes des comptes
2-4- La multiplication des comptes d’attente et des comptes de liaison
Section 3 : Validation des hypothèses
3-1- Hypothèse 1
3-2- Hypothèse 2
3ème PARTIE : INTERPRETATION ET PROPOSITION D’AMELIORATIONS
CHAPITRE I : SOLUTIONS DU POINT DE VUE DU LOGICIEL COMPTABLE
Section 1 : Choisir et acheter le bon logiciel comptable
1-1- Définir les besoins du point de vue logiciel
1-1-1. Nombre de transactions ou de saisie qui doivent être notées
1-1-2. Nombre de devises
1-1-3. Sécurité
1-1-4. Méthodes d’achat et coûts
1-2- Evaluer les modules du logiciel
1-3- Examiner les logiciels et vendeurs disponibles
Section 2 : Adapter le logiciel aux besoins de l’entreprise
2-1- Etre réaliste aux résultats attendus d’un logiciel comptable
2-2- Ne saisir que l’information nécessaire
2-3- Se concentrer sur ce qu’on veut obtenir du système comptable
CHAPITRE II : SOLUTIONS DU POINT DE VUE DU PERSONNEL ET DU FOURNISSEUR
Section 1 : Préparer et former le personnel
Section 2 : Rôle du fournisseur et/ou fabriquant
2-1- Des formules d’assistance adaptées
2-2- Des mises à jour gratuites
2-3- Un accès illimité et privilégié à l’assistance téléphonique
CHAPITRE III : SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS POUR LA BCM
Section 1 : Propositions de solutions faces aux problèmes
1-1- Formation du personnel
1-2- Mise en place d’une comptabilité analytique
1-3- Minimisation de la durée du traitement des opérations en comptes de liaisons
1-4- Rôle du fournisseur
Section 2 : Le fournisseur du progiciel EASY OPEN : GFI Informatique
2-1- Présentation
2-2- Contact
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXE : QUESTIONNAIRE