Le code de commerce fait obligation pour tout commerçant de tenir une comptabilité et de présenter au moins une fois tous les douze mois des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe (art. L.123-12).

La comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants pour faits de commerce (art. L.123-23). La communication des documents comptables ne peut être ordonnée en justice que dans les affaires de succession, communauté, partage de société et en cas de redressement ou de liquidation judiciaires.

Les principes généraux les plus importants définis par le code de commerce sont les suivants :

c Prudence : À leur date d’entrée dans le patrimoine de l’entreprise, les biens sont enregistrés à leur coût d’acquisition. Les plus-values ne sont pas prises en compte, mais les moins-values donnent lieu à des dépréciations.

c Spécialisation des exercices : Seuls les bénéfices réalisés à la clôture d’un exercice peuvent être inscrits dans les comptes annuels.

c Continuité de l’exploitation : Pour l’établissement des comptes, le commerçant est présumé poursuivre ses activités. Il doit être tenu compte des risques et des pertes intervenus au cours de l’exercice ou d’un exercice antérieur, même s’ils sont connus après la date de la clôture de l’exercice.

c Permanence des méthodes : À moins d’un changement exceptionnel, la présenta-tion des comptes annuels et les méthodes d’évaluation retenues ne peuvent être modifiées d’un exercice à l’autre. Si des modifications interviennent, elles sont décrites et justifiées dans l’annexe.

Les comptes annuels doivent être :

c Réguliers, c’est-à-dire conformes aux règles et aux procédures comptables en vigueur.

c Sincères, c’est-à-dire qu’ils appliquent de bonne foi ces règles et ces procédures, en fonction de la connaissance que les responsables ont normalement de la réalité et de l’importance des opérations, des événements et des situations.

c Donner une image fidèle (true and fair view) c’est-à-dire rendre compte le plus fidèlement et le plus objectivement possible de la situation patrimoniale et de ses perspectives (avantages et difficultés à venir).

L’entreprise est un carrefour de flux externes ou internes.

Les flux externes sont générés avec les partenaires de l’entreprise. On distingue :

c les flux physiques qui sont la traduction des relations de l’entreprise avec :

– les fournisseurs et les clients : biens achetés ou vendus par l’entreprise ;

– le personnel : le flux de travail se mesure par les salaires ;

– les banques : le flux se mesure par le montant des intérêts payés ;

– l’État : le flux se mesure par le montant des impôts payés.

c Les flux financiers (ou flux de monnaie), sont la contrepartie des flux physiques externes. En cas de paiement différé entre l’entreprise et l’un de ses partenaires, se crée alors un flux de créances ou de dettes.

Les flux internes sont la continuité des flux externes. Pour une entreprise industrielle, les achats de matières premières proviennent d’un flux externe. Ces matières sont transformées pour être vendues :

Stocks➡Atelier➡Stocks➡Stocks

Matières premièresProduitsProduits finis transformation et consommablesfiniset vendus

Les stocks de matières premières et de consommables sont évalués à leur coût d’achat.

Les flux internes sont constitués d’abord par un passage vers l’atelier : il en ressort des produits finis qui seront évalués au coût de production (coût d’achat + frais de production).

Les flux internes sont constitués ensuite par des produits vendus qu’il faut évaluer au coût de revient (coût de production + frais de distribution). Ensuite le flux devient externe quand il s’agit de transférer le produit vers le client.

Le prix de vente doit être supérieur au coût de revient pour que l’entreprise réalise une marge bénéficiaire.

La comptabilité est organisée de façon à enregistrer les différents flux. Les opérations réalisées ont un caractère bilatéral ayant pour principal support juridique les contrats. La gestion considère toute origine de fonds comme une ressource de valeur pour l’entreprise et toute destination (ou utilisation) comme un emploi en valeur de cette ressource.

À chaque ressource correspond un emploi de même montant qui se traduit ainsi : ∑ EMPLOIS =∑ RESSOURCES

Exemple : Soit l’entreprise X, spécialisée dans la vente d’ordinateurs et la société Y, spécialisée dans l’audit. La société Y souhaite acheter des ordinateurs portables pour ses auditeurs dans le cadre de leurs missions. Après divers contacts commerciaux, le montant de la transaction est fixé à 20 000 € payables par chèque à la livraison.

c Pour X, la ressource est représentée par les ordinateurs qu’elle a en stock. L’emploi de la valeur est représenté par les liquidités qu’elle reçoit.

c Pour Y, la ressource est représentée par les liquidités qu’elle possède. L’emploi de la valeur est représenté par les micros portables représentant son investissement.

Le document de base, ou pièce comptable, représentatif d’une opération (pièce de caisse, facture, chèque…) est traduit par un enregistrement dans des comptes dont les règles sont fixées par un arrêté ministériel, le plan comptable général (PCG).

L’information produite par la comptabilité peut être reconstituée à partir de ces justificatifs. L’enregistrement s’effectue simultanément dans :

c un journal chronologique : l’accès se fait par date et tous les comptes sont dispersés ;

c et un grand livre des comptes : l’accès se fait par compte et toutes les dates sont dispersées. Chaque compte dégage un solde débiteur ou créditeur qui est la différence entre la somme de ses débits et la somme de ses crédits. Ce sont ces soldes que l’on va retrouver dans les états financiers à analyser.

Le fait générateur de l’inscription dans un compte est la date de transfert de propriété, en pratique la date de livraison. Ainsi, de nombreuses informations n’apparaissent pas en comptabilité. Dans l’exemple ci-dessous, un client commande une marchandise à un fournisseur : seules les dernières opérations (dans les cases colorées) seront inscrites en comptabilité.

La loi impose aux sociétés commerciales d’appliquer les mêmes numéros de comptes qui sont recensés dans un plan comptable général (PCG) fixé par un arrêté ministériel du 27 avril 1982.

Le PCG, outil obligatoire de codification est une exception française qui date de 1947. Dans les autres pays, le choix du plan comptable est libre ; seuls les états financiers font l’objet d’une normalisation.

Le plan comptable de 1982 a été actualisé par le règlement n° 99-03 du 29 avril 1999 du comité de la réglementation comptable. Ce plan comptable se divise en sept classes principales (voir annexe 1) :

Classe 1 : Comptes de capitaux

Classe 2 : Comptes d’immobilisations (investissements)

Classe 3 : Comptes de stocks et d’encours

Classe 4 : Comptes de tiers (clients et fournisseurs)

Classe 5 : Comptes financiers

Classe 6 : Comptes de charges

Classe 7 : Comptes de produits

L’ensemble des classes se subdivise en comptes d’ordre 2, 3, 4, 5, 6. Les subdivisions supplémentaires sont créées en fonction des besoins de l’entreprise. Les comptes du PCG sont classés par nature juridique des opérations.

Le bilan constitue une photographie du patrimoine de l’entreprise qui n’est valable que pour une journée : un bilan non daté n’a donc strictement aucune signification.

Les disponibilités (trésorerie) à la disposition de la société résultent des encaissements et des décaissements.

Mais la comptabilité enregistre les factures de ventes et d’achats pour déterminer le résultat net de l’exercice (bénéfice ou perte). Il s’ensuit un décalage entre les résultats qui apparaissent dans le bilan et la situation de la trésorerie, qui dépend des crédits accordés aux clients et de ceux obtenus de la part des fournisseurs.

Le bilan est un document comptable qui exprime à une date donnée (au moins une fois par an) la situation patrimoniale de l’entreprise. Il se présente sous forme d’un tableau équilibré divisé en deux parties :

c À gauche, l’actif réel qui recense les éléments du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l’entreprise, à savoir les investissements, les stocks, les créances et la trésorerie. Ces biens ont été acquis grâce à des ressources que l’on retrouve au passif du bilan.

c À droite, le passif réel qui recense les éléments du patrimoine ayant une valeur économique négative pour l’entreprise, à savoir les dettes auprès des banques ou auprès des fournisseurs. La différence entre l’actif réel et le passif réel est consti-tuée par les capitaux propres qui s’inscrivent au passif bien qu’il ne s’agisse pas de dette. De fait, les capitaux propres mesurent à un instant donné la valeur nette du patrimoine de l’entreprise.

Les capitaux propres et les passifs réels constituent des ressources.

Les actifs réels constituent les emplois de ces ressources (leur utilisation).

La notion de ressource et d’emploi n’est pas toujours aisée à comprendre :

Ainsi si on détient 50 000 euros sur un compte en banque, il s’agit d’un emploi. En effet, ce sont des ressources placées en trésorerie plutôt qu’en investissements ou en stocks.

Le bilan présente l’actif en deux blocs (voir annexe 1 pour le cadre comptable du PCG) :

c L’actif immobilisé qui contient les investissements de l’entreprise destinés à la production de biens ou services, subdivisé en immobilisations incorporelles, corporelles et financières (classe 2 du PCG).

c L’actif circulant qui comprend les stocks, les créances clients et la trésorerie (classe 3, 4 et 5 du PCG).

Le bilan présente le passif en deux blocs :

c les capitaux propres (comptes 10 à 14 de la classe 1 du PCG) et provisions (compte 15 du PCG);

c les dettes, divisées en deux parties :

– emprunts et dettes financières (compte 16 du PCG) ;

– dettes à court terme : fournisseurs, dettes fiscales et sociales (classe 4 du PCG)