Le contrôle des comptabilités informatisées

COMPTABILITE INFORMATISEE

Le développement de l’informatique conduit de plus en plus fréquemment les professionnels à utiliser un logiciel pour la tenue de la comptabilité. L’administration admet l’utilisation de tels logiciels dès lors que les mentions obligatoires prévues pour la tenue du livre-journal des recettes et des dépenses ainsi que pour le registre des immobilisations et des amortissements sont respectées.
NB : Aucun logiciel comptable ne bénéficie d’un agrément fiscal et seul les module d’édition ou de télétransmission de la déclaration 2035 dont certains logiciels sont dotés peuvent bénéficier d’un agrément.
L’organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités de contrôle. En particulier, ce système doit établir sur papier ou sur tout support offrant des conditions de garantie et de conservation en matière de preuve, des états périodiques identifiés, numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes suppressions ou additions ultérieures.
Le logiciel utilisé doit mettre en œuvre une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements avant expiration de la période comptable suivante. La clôture peut intervenir à l’issue d’une période en cours d’exercice (mois par exemple) pour en figer les opérations mais elle doit obligatoirement être faite en fin d’exercice (31 décembre pour les titulaires de BNC hors les cessations d’activités).
NB : cela interdit de ce fait toute utilisation de « tableur » pour tenir la comptabilité légale. Bien entendu, tant que les écritures ne sont pas validées, elles peuvent être modifiées voire supprimées. Mais rectifier des écritures validées peut conduire à des sanctions pénales.

Le contrôle des comptabilités informatisées

Le contrôle des comptabilités informatisées peut s’étendre à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements. Les professionnels ont donc l’obligation de conserver cette documentation et de la présenter à l’administration si elle le demande. Les agents des impôts peuvent au surplus procéder à des tests de contrôle sur le matériel utilisé afin de s’assurer de la fiabilité des procédures de traitement automatique de la comptabilité.Les traitements informatiques qui peuvent être réalisés par les agents de l’Administration fiscale peuvent être réalisés, selon l’option que vous aurez exercée : – soit par le vérificateur sur le matériel présent dans le Cabinet; – soit par vous-même qui effectuez tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification; – soit par le vérificateur, hors du Cabinet, après remise de copies des fichiers informatiques nécessaires par vous-même.
NB : vous pouvez satisfaire à votre obligation de représentation des documents comptables en remettant une copie des écritures comptables. Cette copie est ensuite restituée par l’administration qui n’en conserve aucun double. (Loi de finances rectificative pour 2007, art. 17)

COMPTABILISATION DES DEPENSES MIXTES

Lorsque les dépenses ont un caractère mixte (usage professionnel et usage privé), seule la quote-part correspondant à l’usage professionnel est déductible.
La quote-part professionnelle est déterminée, sous votre responsabilité, selon les critères qui paraissent les mieux adaptés (superficie du local, consommation d’énergie, nombre de kilomètres annuels professionnels…)
Nous vous conseillons, à cet égard, de joindre à votre déclaration de revenus professionnels n° 2035, une note annexe indiquant le pourcentage retenu à titre professionnel ainsi que les critères de répartition retenus.
Deux méthodes d’enregistrement sont possibles :
Exemple : – vous avez réglé le 10 mars, par chèque bancaire (sur votre compte professionnel) le loyer de février: 600 € – loyer annuel : 7 200 € – part professionnelle : 50%