L’animation des réunions

Sur la vie du groupe et l’animation des réunions

L’ANIMATION DES RÉUNIONS

LA PLANIFICATION

Toute rencontre, quelle qu’elle soit, requiert une bonne préparation si l’on veut en tirer le maximum de satisfaction et d’utilité. À cet égard, il importe de tenir compte des éléments suivants:
• les personnes participantes sont concernées par les sujets discutés et peuvent y apporter une contribution significative;
• elles sont en mesure d’agir sur les éléments discutés, y donner suite, (cueillir et donner de l’information, apporter des modifications aux activités concernées, …);
• un ordre du jour est déterminé de façon rigoureuse, en consultation avec les personnes impliquées;
• cet ordre du jour est communiqué aux participants dans des délais raisonnables (quelques jours avant – si possible) et permet une préparation adéquate de la part de ceux-ci;
Prévoir l’aménagement:
• réserver le local;
• s’assurer que le matériel est adéquat;
• prévoir l’équipement (crayons, papier, équipement audio/visuel, …);
• informer les participants dans des délais raisonnables;
• distribuer l’ordre du jour ;

LE DEROULEMENT DE LA RENCONTRE

L’ACCUEIL

Un moment privilégié qui permet de situer rapidement les participants, aussi bien sur l’utilité de la rencontre que le climat et l’encadrement qui favoriseront l’atteinte des résultats. Lorsque la rencontre est bien organisée, les participants ont une bonne idée des sujets qui y seront traités avant le début de la rencontre. Cela n’empêche nullement que des points d’échanges ne soient ajoutés au départ et en route, avec l’accord des participants. Le début de la rencontre sert alors à:

 situer l’importance de la rencontre et les sujets qui y seront traités;
 préciser l’objectif visé par cette rencontre et les résultats attendus par les participants;
 clarifier les attentes des participants et ses propres attentes;
 le rôle que l’animatrice, l’animateur y jouera ainsi que celui dévolu à certains participants;
Il précise aussi avec les participants:
 l’ordre du jour, le contenu de la rencontre et si les points sont d’information ou de discussion;
 le déroulement de l’horaire de la rencontre;
 il obtient explicitement l’accord des participants: un engagement psychologique.
Nous avons souvent tendance à minimiser l’engagement psychologique en prenant pour acquis que ces questions seront réglées implicitement. Pourtant, cet engagement explicite peut donner un appui important du groupe à l’animateur, à l’endroit des gens qui tenteraient de perturber le fonctionnement de la rencontre.

Pendant la rencontre

• encourager la participation (climat);
• gérer les droits de parole pour permettre à tout le monde de s’exprimer (procédure);
• renforcer les arguments qui sont en lien direct avec les sujets discutés (contenu et procédure);
• le plus possible, retourner les questions qui vous sont posées au groupe ; cela favorise la prise en charge des solutions par le groupe (contenu);
• garder le contrôle de la rencontre vers l’atteinte des objectifs définis (contenu);
• résumer les discussions régulièrement (procédure, contenu);

À la fin de la rencontre

• faire une synthèse des éléments discutés et obtenir l’appui des participants;
• conclure et vérifier l’atteinte des objectifs;
• convenir des actions à prendre, des personnes responsables, de la communication des résultats, des actions entreprises et des délais;