La procédure de la gestion du contrat

La procédure de la gestion du contrat

Solutions sur la procédure de la gestion du contrat

L’établissement d’un nouvel calendrier d’expédition des dossiers On a pu constater qu’il a un déséquilibre sur la quantité du travail effectué par le comptable, parfois il y a un jour où il n’y a presque pas de travail, par contre il y a des jours où ce comptable a beaucoup de travail. Pour éviter les surcharges de travail au niveau du service comptable de la production auto. Nous allons proposer un calendrier afin de mieux organiser les tâches. Ce calendrier va montrer une date d’expédition différente pour chaque agence. Tableau n° 6 : Calendrier d’expédition des dossiers 65 Ag 28 : Mitsinjo Ag 7 : Ascoma 12. Amélioration de ressources matérielles La prise en compte des moyens utilisés est importante car ce sont les ressources actives et motrices de production de l’entreprise. En ce sens, l’amélioration à proposer s’installe sur le plan humain et le plan matériel. L’utilisation de moyens matériels performants est indispensable pour mener à bien le fonctionnement des activités au niveau du service terrestre. Donc, nous allons proposer des solutions qui permettent aux employés de faire fonctionner ces activités. 121. La conception d’un logiciel de traitement des dossiers L’utilisation rapide du nouveau logiciel performant appelé V9, qui est encore en cours d’établissement sera recommander. Ce nouveau logiciel aide à la sécurisation du dossier et aussi à la rapidité dans la comptabilisation. Donc il faut mettre à terme l’ancien logiciel et faire fonctionner le plutôt possible le nouveau logiciel d, que ce soit au sein du Département Transport ou au niveau de chaque Agence Générale. Ce dernier permettra de mettre tout le personnel qui contribue à la réalisation des tâches sur un même pied d’égalité. 122. Investir des nouveaux matériels de bureau Concernant les matériels de bureau, comme l’ordinateur, l’imprimante, photocopieur, Il faut les investir à nouveau car la majorité de ces appareils est déjà amortie. Si on ne parle que l’ordinateur, il tombe toujours en panne alors que toutes les nouvelles viennent de ce dernier, donc il y a un retard d’information (communication) si celui-ci ne marche. Le personnel du Département Transport ou peut être les employés de chaque service terrestre et le service maritime, devrait avoir au moins un appareil photocopieur et une imprimante pour son l’exécution de ses tâches afin qu’il n’y aura plus des attentes si les employés ont besoin. 66 Section 2 : Solution sur la procédure de la gestion du sinistre 21. Mise en place d’une nouvelle structure fonctionnelle Comme étant avancé auparavant stipulant les faiblesses, que les lourdes tâches confiées au personnel du service sinistre pourraient engendrer des méfaits sur ses principales fonctions. Dans cette situation est proposée la mise en place d’un autre poste comme, un chef assistant qui va aider le chef sur le travail qu’on lui a confié, afin d’améliorer les tâches. Et s’il avait un moment ou l’un d’entre eux est absent ou en congé, l’autre devrait prendre la place de l’absent. Donc la solution que nous allons proposer c’est de recruter ce personnel au niveau du service sinistre automobile. Ceci est très importante afin d’améliorer les tâches et l’organisation du travail au niveau de ce service, puisque les dossiers peuvent être traité plus rapide qu’avant d’où il n’y aura plus des retards. Comme nous avons déjà parlé le problème que même s’il y avait des descriptions des tâches bien claires au niveau du service sinistres, nous avons constaté que les activités effectuées par le personnel ne sont pas bien définies. Ensuite, lors de la consultation des attributions de chaque employé, on a pu constater que les deux cadres ont la même fonction, mais opérationnellement ils n’effectuent pas le même travail. Donc vaux mieux séparer en deux les tâches pour qu’il n’y ait plus de déséquilibre du travail. La mise en place d’une telle structure peut accorder des intérêts majeurs pour la Société dont les plus importants seront le respect de la séparation des tâches, la clarification de la définition de responsabilité, l’information tant économique et technique y est rassemblée. Le service sinistre a donc une nouvelle structure adéquate avec la gestion des activités qui prône l’intégration, et la décentralisation de la décision.