LA GESTION DES DOCUMENTS

La gestion électronique des documents (GED)

Lire les documents page 44 puis répondre aux questions suivantes :
A partir de ces documents, quelles sont les fonctions de la gestion de documents ?
D’après les quatre documents on peut identifier quatre grandes fonctions de la gestion des documents :
– classer les documents (document 2) ;
– accéder à l’information recherchée (documents 1 et 2) ;
– stocker les documents (documents 1 et 3) ;
– assurer leur sauvegarde et leur sécurité (document 1 et 4).
En quoi la GED les rend-elle plus efficaces ?
Grâce aux technologies informatiques mises en œuvre :
– elle accroît la capacité de stockage en réduisant de « 80% l’espace physique de stockage des documents » (document 1), cela est devenue d’autant plus nécessaire qu’ « en 2004 une organisation maintiendra 30 fois plus d’informations qu’elle ne le faisait en 1999 ! » (document 2) ;
– elle réduit le temps d’accès à l’information en « multipliant par trois sa capacité de traitement des dossiers (document 1) et en réduisant « par deux le temps consacré à la recherche d’informations » (document 1). Elle accroît ainsi la productivité des salariés : « Gagnez des heures de travail avec le classement numérique ! » (document 3) ;
– elle met à la disposition de tous (elle « démocratise … l’accès à certains documents » document 4) une « base de connaissances » pour éviter que « savoir faire soit morcelé sur des dizaines/centaines de PC (document 2 ) et que « 80 à 90% des informations d’une entreprise ne soient pas valorisés, utilisés, répertorié » (document 2).

Définitions

La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information.
La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques ».

Les intérêts de la GED

a) Accéder rapidement aux documents
Les applications de type « classement administratif » ou « archivage » permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais et donc des coûts.
Exemple. Pour retrouver la pièce comptable correspondant à une écriture comptable (facture, titre de paiement, bon de livraison, note de frais…), il faut 5 à 15 minutes. Avec la GED, liée au logiciel de comptabilité, on retrouve le document dans le même laps de temps que l’écriture comptable, c’est-à-dire en quelques secondes.
b) Favoriser la diffusion de l’information
La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément.
c) Fédérer des informations dispersées
Selon certains experts, 80 à 90 % des informations d’une entreprise ne sont pas valorisées, utilisées, répertoriées correctement. De plus, ces informations sont le plus souvent dispersées entre les établissements, les services, voire les bureaux. La GED permet de les répertorier puisqu’elles ne sont donc pas utilisées efficacement.
d) Favoriser le travail collaboratif
Dans le cadre d’un réseau, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les mêmes documents et les enrichir au fur et à mesure de l’avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer.

Les moyens requis par la GED

La gestion électronique des documents repose sur le réseau local de l’entreprise et des moyens de communication.
Des moyens sont nécessaires pour que la GED soit efficace :
– des outils de communication internes (accès aux applications informatiques, transferts de fichiers, messagerie interne…) ;
– des outils de communication externes (accès à des messageries publiques, accès à Internet) ;
– des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés « serveurs » dont l’objet est d’offrir des services aux utilisateurs (services d’impression, de sauvegarde de données, de bureautique, d’applications informatiques, de bases de données, etc.) ;
– des postes de travail, les clients (PC sous MS-Windows ou Linux, Macintosh, etc.).
La GED requiert une architecture de type « client-serveur ». Le client commande et le serveur le sert avec un temps de réponse satisfaisant.

L’acquisition numérique des documents

La numérisation des documents

On entend par « acquisition » la capture, ou numérisation, de l’information qui permet de transformer une information papier en une information sous une forme électronique. Cette opération rend l’information gérable par l’ordinateur.
Exemple. Un centre hospitalier, dans le cadre de l’informatisation du suivi des patients, numérise leurs dossiers médicaux.
L’acquisition du document est réalisée par un scanner, ou numériseur, dont les caractéristiques sont :
– la résolution (nombre définissant la densité des points constituant une image ; généralement, ce nombre est donné en « dots per inch » [dpi], c’est-à-dire en points par pouce) ;
– la vitesse (elle est exprimée le plus souvent en nombre de pages par minute ou en nombre d’images par minute, notamment dans le cas des scanneurs recto vers ; les applications de GEIDE privilégient le plus souvent la vitesse) ;
– le type d’acquisition (monochrome, niveaux de gris ou couleur) ;
– le format de documents et le type d’introduction des documents (A5, A4, A3… A0, et l’introduction automatique et feuille à feuille ou à plat, page par page).

La reconnaissance des caractères (OCR)

Afin que le contenu des documents numérisés puisse être traité par un logiciel bureautique, il est nécessaire d’effectuer une reconnaissance des caractères par un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition).
Les logiciels d’OCR d’aujourd’hui reconnaissent les polices de caractères utilisées dans le document source ; la taille des points, le style de caractères (gras, italiques et souligné), la tabulation et l’alignement (à gauche, centré, à droite et justifié) de chaque bloc de texte, l’emplacement des colonnes, des parties de texte et des graphiques.
La technologie OCR permet donc d’archiver une véritable copie du document original, mais il s’agit cette fois d’un texte éditable et non pas d’une simple image numérisée.

La compression des fichiers

Compresser un fichier signifie réduire sa taille, ce qui présente deux avantages majeurs pour les organisations : la diminution des temps (et donc des coûts) de transfert des fichiers et des volumes de stockage des informations.
a) Les fichiers bureautiques
Aujourd’hui, les logiciels de compression (WinZip, WinRar, etc.) offrent de très nombreuses fonctionnalités (compression, archivage, codage…). Ils permettent notamment de compresser toute une arborescence de fichiers dans un seul fichier.
L’extension d’un fichier compressé est souvent « .zip » ou « .rar ».
Les taux de compression sont variables selon le format initial du fichier et l’efficacité du programme de compression.
Lors de la décompression, à l’aide du même logiciel qui l’a compressé ou d’un autre logiciel compatible, le fichier retrouve sa taille d’origine : il n’y a donc aucune perte.
b) Les fichiers photo, sonores ou vidéo
Lorsqu’il s’agit de fichiers d’images ou de sons principalement, une opération de compression définitive permet de réduire la taille du document et ainsi d’en faciliter le stockage et la transmission. Ces documents peuvent être restitués sans perte perceptible pour l’oreille et l’œil humains.
Exemple. La compression JPEG (Joint Photographic Expert Group) utilisée pour les publications de photographies sur Internet ; MP3 (MPEG Audio Layer 3) ou MPEG (Moving Picture Expert Group) ou le DivX pour la vidéo.