La gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

Mise en place d’une solution de GED

Méthodologie de mise en place

Analyse préalable

La mise en place d’une solution de gestion documentaire est souvent abordée selon une approche uniquement technique. Or, le système de GED mis en place va avoir un impact sur l’organisation et la définition des tâches dans l’entreprise : il va modifier les modes de travail, le processus de production et d’accès aux documents, les relations entre les services. Il est également nécessaire de prendre en considération l’environnement technique et juridique de mise en œuvre. Quels sont les logiciels utilisés pour produire les documents ? Quelles données doivent être protégées ? Quelles sont les normes à respecter ?
Afin de n’oublier aucun aspect, il est important de suivre une méthodologie précise de mise en œuvre. La méthodologie présentée ci-après est inspirée de la démarche décrite par Jean-Yves Prax dans son ouvrage La Gestion électronique documentaire.

Principes fondateurs du projet
Il s’agit dans cette étape de définir les objectifs du projet, de préciser les attentes et d’identifier les différentes contraintes du projet (contraintes techniques, organisationnelles, juridiques). Il est également important de déterminer le rôle et les responsabilités des différents acteurs impliqués dans le projet et d’identifier notamment :
– le comité de pilotage qui définit les orientations et valide l’avancement du projet
– l’équipe en charge de mener le projet et de définir les moyens et les méthodes pour répondre aux objectifs fixés
– les personnes mettant à disposition leurs compétences techniques pour la mise en œuvre

Analyse des besoins et analyse de l’existant
L’analyse des besoins, par le biais d’entretiens, permet d’avoir une appréhension globale des tâches et des fonctions de chacun dans l’organisme. Elle permet de connaître, pour chaque fonction, les besoins documentaires, les informations produites et les flux échangés. Elle permet de préciser les attentes particulières concernant l’outil à mettre en place et de connaître les compétences informatiques et documentaires, les habitudes et stratégies d’accès aux informations de l’acteur interrogé.
L’analyse de l’existant permet d’élaborer une typologie des documents produits dans l’entreprise (documents image, texte ou vidéo, formats de documents utilisés). Cette analyse vise également à prendre en considération les différentes contraintes :
– les contraintes organisationnelles : besoins de gestion des utilisateurs, identification des acteurs
– les contraintes techniques : gestion des accès, sécurité des données, logiciels et plates-formes
– les contraintes juridiques : déclaration de documents relatifs aux personnes à la CNIL, conservation des originaux, certification ISO
– les contraintes budgétaires

Conception d’un référentiel
Après cette phase d’étude, l’équipe projet est en mesure de concevoir un « référentiel »10. Celui-ci présente pour chaque fonction identifiée dans l’entreprise, les documents créés. Pour chaque document sont précisés la durée de conservation, le sort final, les règles d’accès, de sécurité, d’enregistrement, de classement.
Les trois étapes suivantes de la méthodologie présentée par Jean-Yves Prax concernent le choix du logiciel en fonction des besoins identifiés. La partie II.B : « Choix du logiciel » fournit des éléments pour analyser l’offre et prendre une décision.

Les écueils à éviter

Cette partie présente les éléments de risque lors de la mise en place d’une solution de GED et détaille les moyens à mettre en œuvre pour garantir le succès du projet.

Le coût
Outre le coût du logiciel, la mise en place d’une solution de GED est coûteuse en temps et en ressources humaines. Le risque est de prévoir un budget insuffisant pour assurer le bon fonctionnement du système dans la durée. Le budget pour la mise en place d’une solution de GED doit notamment prévoir :
– L’étude préalable à la mise en place du logiciel
– L’achat du logiciel et les coûts relatifs à sa mise en place
– La maintenance technique : adaptation/conversion des logiciels
– La formation des usagers

La résistance au changement
Lors de la mise en place d’une solution de GED, plusieurs difficultés peuvent être rencontrées
– le manque d’implication du personnel
– la réticence des futurs acteurs du système face à l’arrivée d’un nouvel outil
– la non-utilisation de l’outil en raison d’un manque de compétence ou par désintérêt
Différentes mesures doivent être prises afin de garantir le succès du projet auprès du personnel de l’entreprise :
– implication de la hiérarchie : son soutien permet d’obtenir les moyens suffisants pour la mise en œuvre du projet en terme de ressources humaines et financières ; il garantit également une bonne communication autour du projet auprès de l’ensemble du personnel de l’entreprise
– impliquer les différents services : le projet ne doit pas être à la seule initiative d’un service documentaire au risque de voir l’outil délaissé dès sa mise en place parce que inadapté aux besoins du personnel des différents services
– implication des futurs acteurs du système de GED : leur consultation dès la phase d’analyse des besoins permet de réaliser une première communication autour du projet. L’objectif de cette consultation est aussi de proposer un outil adapté aux usages et répondant aux besoins.
– formation du personnel : la formation des contributeurs et des utilisateurs du système de GED doit leur donner les moyens d’utiliser l’outil avec le plus d’aisance possible.
– accompagnement au changement : afin d’assurer une bonne utilisation de l’outil de GED, il convient d’identifier les acteurs clés du système et leurs missions (coordination des acteurs du système de GED, définition de procédures, etc.)

L’environnement technique
Le système de GED va prendre place au sein d’un environnement technique défini (logiciels, formats de documents, systèmes d’exploitation). Le risque est de négliger certaines contraintes techniques et de mettre en place un outil inadapté aux besoins et aux applications existantes. Une analyse fine de l’existant permet d’éviter de tels risques et doit notamment favoriser :
– Le recensement des documents qui seront intégrés dans la base de GED et l’identification des usages et de la spécificité de chaque document (format, taille, nature, valeur, volume) : cette analyse permet d’opérer des choix concernant le module de numérisation, le support et la capacité de stockage du système, le niveau de sécurisation des données
– La mise en œuvre d’un plan de migration et de recodification des données : cette étape est optionnelle, elle doit être réalisée pour assurer la compatibilité du système de GED avec les logiciels déjà en place
– L’analyse des risques liés à l’obsolescence des formats et à la dégradation physique des supports : cette analyse permet notamment d’opérer des choix concernant le modèle de sauvegarde des données.

Choix du logiciel

Fonctionnalités

On distingue deux types de GED : la GED bureautique et la GED documentaire.

La GED bureautique
Cette GED gère les documents bureautiques de l’entreprise. Elle vient compléter les applications bureautiques. Elle intervient au niveau des échanges et des flux entre les postes de travail producteurs.
Ce type de GED doit présenter les caractéristiques suivantes :
– La GED doit être fortement intégrée à l’environnement de productivité. C’est un élément fédérateur des échanges, car elle se trouve au niveau de la gestion et de la traçabilité des flux. Elle permet notamment la gestion de l’archivage des documents ainsi que le contrôle des différentes versions d’un document
– Elle doit permettre une indexation rapide au moment de la production du document
– Elle doit également gérer les documents vivants, et faire à tout moment un lien vers le document natif
– Elle intègre des fonctions de messagerie, d’annotations, de workflow

La GED documentaire
Ce type de GED gère les documents de référence de l’entreprise. Elle permet de conserver la mémoire de l’activité de l’organisme.
Elle nécessite un langage d’indexation (thésaurus). Ce langage doit être assez générique afin d’être partagé par tout le monde, mais aussi spécifique pour que le moteur de recherche soit pertinent et précis. Le rôle du professionnel de l’information prend toute son ampleur ici dans la construction d’un langage d’indexation.

Analyse du logiciel

La mise en place d’une solution de GED passe par l’analyse du logiciel. Plusieurs éléments doivent être analysés :
Les fonctionnalités offertes :
– acquisition et/ou création de document
– stockage et archivage
– recherche
– consultation des documents
– diffusion
– fonctions spécifiques à l’entreprise
L’architecture technique :
– relations stations serveur / stations clientes, réseau, protocole
– développement spécifique du logiciel de GED
– intégration à l’environnement bureautique
L’offre de service de l’éditeur :
– Paramétrage, installation, formation, maintenance, support technique
– Reprise de l’existant, conception d’un thésaurus, numérisation
Le coût :
– Prix des licences, du développement, des services
– Implantation de la société de services (pour les logiciels libres), de l’éditeur (pour les logiciels propriétaires)
– Références de la société de services ou de l’éditeur et les sites installés
– Politique de mise à jour

Logiciel libre ou logiciel propriétaire ?

Pour pouvoir faire le choix entre un logiciel libre et un logiciel propriétaire, il convient de faire un rappel sur la philosophie du libre. Le libre ou « open source » veut dire littéralement « à code source libre ». Effectivement, il est possible de modifier, compléter, adapter et amender le logiciel.
Le point faible des logiciels libres : la maintenance
– Même si la communauté réagit vite pour développer les logiciels, les utilisateurs installent des modules différents, ce qui provoque une hétérogénéité des solutions. L’évolution du produit devient donc « incontrôlable » contrairement aux logiciels propriétaires. De plus, les éditeurs de logiciels propriétaires ont mis en place des « Clubs utilisateurs » qui leur permettent de faire évoluer le produit en lien avec les utilisateurs.
– Généralement la communauté du libre néglige la rédaction de la documentation.
Pour ces diverses raisons liées aux problèmes de maintenance, de plus en plus de sociétés privées se développent pour effectuer ce service. La philosophie du libre dévie ainsi légèrement.

Le choix
Pour choisir d’utiliser un logiciel libre, il faut l’un ou l’autre de ces critères :
– disposer en interne des compétences informatiques et pouvoir les solliciter
– attendre qu’un utilisateur adapte le logiciel
– faire appel à un développeur, c’est à dire généralement faire appel à une SSII
Que ce soit un logiciel libre (dans le cas où l’on fait appel à un développeur – SSII) ou propriétaire, il convient d’être attentif à ce que les deux aient :
– une hot line (pour les urgences et la maintenance) ;
– une formation au logiciel
– une prestation d’installation et d’assistance au démarrage
– une documentation écrite
– une maintenance évolutive
Enfin, pour faire le choix entre le libre ou le propriétaire, et au-delà des fonctionnalités, voici les critères de choix que l’on peut retenir :
– le coût : on estime qu’il n’y a pas de grande différence entre un développement en interne ou faire appel à une société privée
– le choix éthique « contestataire » : aujourd’hui, le choix d’un logiciel libre est aussi une manière de contester face aux grandes sociétés économiques
– enfin, il faut mesurer la qualité du service rendu en fonction de la prise de risque liée au choix d’un logiciel libre

L’offre logicielle

Il existe une multitude de logiciels de GED. Ici sont présentés les logiciels les plus répandus sur le marché.

INTRODUCTION
I – QU’EST-CE QUE LA GED ?
A. DEFINITION ET OBJECTIFS
1. Définition
2. Objectifs
B. LA CHAINE DU DOCUMENT NUMERIQUE
1. Le cycle de vie du document numérique
2. L’acquisition des documents
3. L’indexation des documents numériques
4. Le stockage
II. MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GED
A.METHODOLOGIE DE MISE EN PLACE
1. Analyse préalable
2. Les écueils à éviter
B. CHOIX DU LOGICIEL
1. Fonctionnalités
2. Analyse du logiciel
3. Logiciel libre ou logiciel propriétaire ?
4. L’offre logicielle
III. ENJEUX RELATIFS A LA GED
A. ENJEUX TECHNIQUES : PERENNITE, INTEROPERABILITE DES FORMATS ET SECURISATION DES DONNEES
1. L’interopérabilité des formats
2. La pérennité des formats et des supports de stockage
3. La sécurité des données
B. LES ASPECTS JURIDIQUES DU DOCUMENT NUMERIQUE
C. INTEGRATION DE LA GED DANS LE SYSTEME D’INFORMATION DE L’ENTREPRISE
1. Le groupware
2. La gestion des connaissances
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXE