La dématérialisation, vecteur de transformation des organisations financières ?

QU’EST-CE QUE LA DÉMATÉRIALISATION ?

La dématérialisation désigne au sens large la gestion immatérielle des échanges et des procédures au sein d’une organisation par l’utilisation de flux de documents et de données électroniques. L’objectif est de favoriser l’émergence d’originaux numériques ayant une valeur probante afin de réduire les contraintes matérielles et environnementales liées à la gestion du papier (délais de traitement et d’acheminement, achat de consommables, manipulations, stockage).

Sa progression est favorisée par plusieurs facteurs :

Les progrès technologiques 

supports de stockage de données de grande capacité, formats de stockage pérennes, signature électronique, authentification, etc. La maturité du cadre légal et normatif. La montée en puissance dans les administrations comme chez les citoyens de la confiance dans le numérique et d’une conscience environnementale. Dans les faits, la dématérialisation est encouragée depuis ces dix dernières années par différentes évolutions réglementaires portées par la direction générale des Finances publiques en France d’une part, et par l’Union européenne d’autre part. Celles-ci ont conduit les éditeurs des systèmes d’information financiers à faire évoluer les outils avec toujours plus de fonctionnalités permettant de limiter les flux papiers (chaînes de visa intégrées, raccordement à une Gestion électronique de document (GED) externe, etc.). Ainsi, les projets de dématérialisation financière dans le secteur public comprennent souvent différentes composantes qu’il est possible d’activer simultanément ou indépendamment pour atteindre le « zéro papier » : 

Les chaînes de visa dématérialisées, ou « workflow de validation » 

 elles permettent d’intégrer dans les chaînes comptables des acteurs travaillant peu ou pas au sein du SI Finance (des opérationnels constatant un service fait, des encadrants validant un projet de commande). Ainsi, au travers d’une interface ergonomique, il est aujourd’hui possible de dématérialiser la totalité d’un traitement comptable permettant des gains en matière de traçabilité, de sécurité et de pilotage des processus et en éliminant intégralement les transmissions papier entre les acteurs. Ces évolutions majeures rendent nécessaire la formation des agents amenés à intervenir dans les processus dématérialisés

Les parapheurs et la signature électroniques pour la dématérialisation des actes 

 la signature électronique garantit l’intégrité et la valeur probante des documents sur lesquels elle est apposée. Ainsi les documents produits par un outil métier peuvent être basculés dans un parapheur électronique puis signés électroniquement par les acteurs en responsabilité puis transmis au payeur ou aux services de l’État sans qu’il soit nécessaire de les matérialiser en bout de chaîne. 

La Gestion électronique de documents pour stocker les pièces dématérialisées 

 celle-ci est indispensable pour pouvoir stocker les documents dématérialisés et notamment ceux produits et signés électroniquement par la collectivité. Ces documents sont accompagnés de données clés permettant de les identifier et de les rechercher (métadonnées). La GED doit naturellement communiquer avec tous les outils métiers et notamment la gestion financière.

La dématérialisation des actes budgétaires 

 le projet « Acte budgétaire » permet la dématérialisation de l’ensemble de la chaîne budgétaire locale (création, transmission et contrôle). Ainsi les collectivités peuvent produire leurs documents budgétaires à partir de l’application TOTEM, puis transmettre de façon dématérialisée les documents pour intégration dans la solution « Actes Budgétaires » à la préfecture.

La dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives 

 en plus de répondre à une échéance réglementaire, elle permet de simplifier considérablement les traitements importants, compte tenu du volume des dossiers à transmettre au payeur ou au Trésorier. Elle nécessite de mener une réflexion préparatoire sur le contenu des dossiers de mandatement et le caractère obligatoire de la production et de la transmission de chacune des pièces qui les composent. Elle impose également de définir précisément, au travers d’une analyse des processus, les modalités de production et de signature des pièces (dématérialisée ou papier), ainsi que les modalités de stockage et d’archivage qui sont différentes pour une pièce probante papier ou dématérialisée.