La communication joue un rôle important dans la gestion d’une entreprise

Gestion de production

Action ou manière de gérer, d’administrer de diriger d’organiser une entreprise au niveau de la production. La gestion de production doit répondre aux questions: Qui, Fait Quoi, Quand, Ou, Comment, Combien ? Aujourd’hui le prix de vente d’un produit est de plus en plus imposé par le marché, c’est pourquoi les modes de calcul de la marge bénéficiaire ont changé imposant à la gestion de production la recherche d’une baisse des coûts de production. Introduction Dans le cadre d’étude de la « gestion de production », il nous est demandé lors d’un projet de travailler en groupe sur une lettre de mission, qui est ou aurait pu être donnée par une entreprise. Il s’agit d’une mission confiée, par une entreprise, en général cette mission consiste à résoudre divers problèmes (gestion du temps, approvisionnement, qualité…) rencontrés dans l’entreprise. Pour notre projet nous avons choisi la lettre de mission suivante : La société XXX est le leader Européen pour la location et l’entretien de vêtements professionnels, d’articles textiles, et d’équipements sanitaires, elle est implantée dans le Nord de la France. Cependant, leurs résultats micro bactériologiques étant toujours trop proche du seuil limite d’acceptabilité, une démarche qualité ISO 9002 doit être entreprise afin d’en améliorer les résultats. Par ailleurs, d’autres soucis se posent : les prix de ventes sont supérieurs à 10% de ceux de la concurrence et l’on constate fréquemment des retards de livraison. La mission du service de production se concentre donc autour de 3 objectifs. Il faut d’abord améliorer les résultats micro bactériologiques, afin qu’il soit meilleur de X% et qu’ils ne fluttent plus avec le seuil limite. Il faut également corriger les prix, pour qu’ils soient en phase avec ceux de la concurrence. Pour finir, il faut remédier aux nombreux problèmes de retard de livraisons. Vous êtes chargés, au sein de cette société, de déployer une stratégie afin de permettre d’atteindre les objectifs. Pour l’étude de cette lettre, nous avons mis en relief les différents thèmes importants présents dans cette lettre : Qualité, Délai, Stocks, Coûts. Ces thèmes étant très récurrents dans le monde de l’entreprise, notre étude sur ces thèmes pourraient se reporter sur une autre lettre de mission. Cela implique qu’une fois ce projet achevé nous aurons de bonnes bases pour comprendre et analyser d’autres lettres de missions. Histoire, évolution de la gestion de production Dès qu’une entreprise a existé, il a fallu gérer sa production. Ainsi le rôle de la gestion de production est très ancien. Le passage du dix neuvième au vingtième siècle est une charnière entre deux ères industrielles. La production et la consommation de masse bouleversent un univers d’industrie lourde ou artisanale exploitant des richesses naturelles au profit d’une minorité. Il s’agira maintenant, au contraire, de satisfaire une masse de clients de plus en plus diversifiée et d’utiliser au mieux la ressource humaine de l’entreprise. La production industrielle trouve ses origines dans l’invention de l’interchangeabilité des pièces. L’histoire industrielle et son évolution est jalonnée de noms qui sont ceux des théoriciens et des praticiens des méthodes de la gestion de la production et du management moderne: Taylor*, Fayol, Ford, Sloan, Ohno, Drucker, L’Ecole Sociotechnique… Au cours du vingtième siècle, à partir de ces théoriciens et praticiens de la gestion de production se développent des méthodes telles que le MRP1 puis MRP2 (1965 USA), PERT pour le programme Apollo (USA) puis PERT des potentiels par l’EDF (1958 France), le Juste à temps puis le Kanban (Japon) …. C’est depuis environ 1950 (à voir selon les produits, les domaines d’activité) que la compétitivité économique s’est accélérée subissant les trois phases d’évolution demande > offre, demande = offre, demande < offre obligeant les entreprises à réduire leurs stocks passant d’une logique de « produire puis vendre » à « produire ce qui sera vendu »; Parallèlement le niveau culturel des employés augmentant, ainsi que les techniques et technologies de production. Le tout faisant que des nouvelles méthodes de gestion de production et aussi d’outils de gestion de production et de management apparaissent. L’entreprise doit chercher dans le cadre de sa gestion de production à passer d’une logique de charges à une logique de flux: Il est alors nécessaire de chercher à transformer des activités apparemment indépendantes en un processus continu en supprimant les opérations non génératrices de valeur utile pour le client (transport, stockage …).

Mise en œuvre d’un projet

C’est un projet conséquent qui peut parfois prendre plusieurs années. Il exige un engagement total de la direction et d’avoir un chef de projet à sa tête. Le personnel doit en comprendre l’intérêt et donc être ou avoir été motivé. La formation et l’information joue un rôle capital. Ce projet partira d’une analyse de la situation et si l’on choisit un logiciel, il vaut mieux prendre un progiciel de façon à ce que ce soit lui qui s’adapte autant que possible à la situation et non pas l’inverse. Il faut prévoir d’évaluer le projet, donc de mettre en place un ensemble d’indicateurs afin de pouvoir apporter les actions correctives si nécessaire. Ces indicateurs doivent être destinés à renseigner l’ensemble du personnel. Le projet doit être accompagné d’un plan de qualité, de maintenance, de communication. Organisation du groupe Le projet de Gestion de Production restera pour nous une expérience de travail en groupe particulièrement formatrice. En effet, il n’est pas aisé d’impliquer une douzaine de personnes dans un tel projet. Lors de la première séance, l’ensemble du groupe a été amené à définir une lettre de mission. Cette séance a mis en évidence quelques divergences de point de vue concernant la définition et le déroulement de ce projet. Il nous a fallu pas moins de 4 heures pour trouver un accord quant au contenu de la lettre de mission. Par soucis de rendre les séances suivantes plus productives, le groupe s’est divisé en 3 équipes de travail de 4 personnes. Chaque équipe avait pour mission de se documenter et d’exposer au reste du groupe un des problèmes soulevé par la lettre de mission : l’amélioration de la qualité, la gestion des stocks et la réduction des coûts. Ces recherches nous ont permis d’établir une liste de méthodes traitant des problèmes de Gestion de Production. Chaque membre du groupe a ensuite choisi d’approfondir une ou plusieurs de ces méthodes. Ce rapport de projet fait suite à une relecture et une homogénéisation par l’ensemble du groupe des différentes méthodes présentées.

LA COMMUNICATION EN ENTREPRISE

Souvent considérée comme essentielle, la communication joue un rôle important dans la gestion d’une entreprise. La communication crée une cohésion au sein de l’entreprise, elle permet de transmettre des informations, un savoir ou un esprit d’entreprise. La façon de communiquer dépend de différents facteurs comme la structure hiérarchique, le type de management employé, la taille de l’entreprise… Dans un premier temps, nous allons détailler ces facteurs et déterminer leurs influences sur la communication dans l’entreprise. Et avant de s’intéresser à quelques moyens de communiquer, nous verrons quelle forme les réseaux de communication peuvent prendre. 1) Influence de l’organisation et du management. • L’organisation hiérarchique Dans ce type d’organisation toutes les décisions sont renvoyer au supérieur hiérarchique. Celui-ci doit donné son aval, avant de « faire redescendre » l’information pour la mise en application. Dans cette organisation les personnes se trouvant en bas de l’échelle n’ont aucun pouvoir décisionnel. Dans un tel cas la communication est le plus souvent une communication dite instrumentale. La communication est alors un outil destiné à diffuser, commander et coordonner. On peut dire que la communication se fait en sens unique, dans la mesure où il n’y a pas de retour sur l’information.

Dans une telle forme d’organisation, la collaboration est plus importante ; chaque membre de l’équipe a une fonction différente, mais il n’y a aucun ordre hiérarchique entre elles. Chaque équipe est autonome pour son projet. (L’équipe doit tout de même rendre des comptes à la direction afin de vérifier si les orientations stratégiques sont respectées). Un tel schéma organisationnel est souvent associé à un management participatif. A l’origine, le management participatif faisait référence à une prime de rendement, ou de chiffre d’affaire (participation financière). Désormais on est passé du bas de la pyramide de Maslow, aux parties hautes. Le manager ne se contente plus de satisfaire les besoins de bases, mais aussi les besoins de reconnaissance et d’accomplissement de soi. Dans ce second cas on a une communication dite interactionnelle. Tout le personnel de l’entreprise a son mot à dire, chacun peut proposer des solutions et tous les employer sont associé aux décisions. (Particulièrement lors de la mise en place de grande réforme, cela limite le frein au changement.) Il faut alors mettre en place de nouveaux outils de communication afin de prendre en compte l’opinion de chacun. Ces outils viennent s’ajouter aux outils de la communication instrumentale, souvent déjà utilisée. 2) les réseaux de communication. • Réseau en cascade ou suivi Souvent employé au sein d’une structure hiérarchique, la transmission d’information se fait de supérieur à subordonné ou vis versa. Il n’y a aucune communication transversale, ce réseau réparti équitablement les charges dues à la communication sur toute la hiérarchie. Départ destinataire L’utilisation d’un tel schéma multiplie les erreurs et les déformations. En effet il y a toujours un décalage entre le message qu’on veut transmettre et le message perçu. La chaîne ci-dessus peut alors se voir de la manière suivante. En outre ce système est lent, car le message passe par tous les échelons. Il faut donc attendre que chacun fasse suivre l’information et si une personne n’assure pas ce suivi ou est absente le message n’arrive pas à destination. • Réseau centralisé Une seule personne centralise et dispatche les informations. Ce schéma ne s’applique pas à toute l’entreprise, mais à un groupe restreint de personnes. Au niveau de l’entreprise, on aura des petites unités qui communiqueront entre elles de la même manière (centralisé) ou non. Ce système est beaucoup plus rapide que le précédent et décharge toutes les autres personnes du groupe des contraintes dues à la communication. Le problème est que si la personne en charge de la communication ne peut pas assurer sa tâche, il n’y a plus aucune communication. Un tel système n’est pas viable s’il n’est assuré que par le personnel. En effet les entreprises utilisant ce type de réseau s’appuient sur l’informatique. (Un réseau intranet et une base de donnée font office de centralisateur. Les employés peuvent communiquer par messagerie, article…) • Réseau complexe Tout le monde communique avec tout le monde. Ce type de réseau est extrêmement complexe. Chacun communique à sa guise avec l’interlocuteur de son choix, ça peut être un message personnel ou une annonce générale destinée à tout le groupe de travail. Avec ce réseau la communication est à la charge de chacun, les informations sont transmises rapidement et en totale autonomie.