Introduction à l’informatique cours complet

STRUCTURE D’UN DOCUMENT

Définir la structure d’un document ne signifie pas définir sa présentation. Sa structure ne dépend que de son sens, sa présentation n’est que l’apparence qu’il prendra. Il y a quatre niveaux conceptuels distincts dans la structure d’un texte (ceux-ci ne ne sont pas directement dépendants du sens)!:
1. le document dans son ensemble!; 2. le paragraphe!: c’est un bloc, constitué de phrases!; deux paragraphes sont séparés par un retour à la ligne impératif!; un paragraphe peut commencer par un retrait de début de ligne!; 3. la phrase!: c’est un groupe de mots (et éventuellement de signes de ponctuation)!; les phrases sont séparées par un point (simple, d’interrogation, ou d’exclamation)!; 4. le mot!: c’est un groupe de lettres!; deux mots sont séparés par un espace ou un signe de ponctuation.
Il faut remarquer que la ligne ne fait pas partie de la structure du document. Elle n’apparaît que dans la mise en page. Lorsqu’on veut écrire un texte, on s’attache souvent, dans un premier temps, à trouver un plan, une structure sémantique. La présentation doit aussi refléter cette structure, qui doit, dans un certain sens, être aussi saisie.

Les étapes de la construction d un document On peut alors distinguer trois étapes!: 1. l’entrée!: saisie, mais cela peut aussi être le chargement depuis un disque!; c’est dans cette partie qu’on définit la structure du document!; 2. la mise en page!: on associe une présentation à chaque élément de la structure!; en principe, sauf exceptions, tous les éléments de même type doivent avoir la même présentation!; on parle du style de ces éléments!; 3. la sortie!: production d’un document papier (impression) ou sauvegarde sur le disque en vue d’une réutilisation ultérieure.

Obtention et révision des données Les textes peuvent être obtenus de plusieurs façons. La frappe au clavier (ou saisie) est la plus directe, mais elle n’est pas la plus adaptée si le document préexiste. Si le document a déjà été saisi, il a certainement été enregistré dans un fichier. On peut alors y avoir accès une nouvelle fois. Si le document est imprimé, on a parfois recours à un scanner et à un logiciel de reconnaissance de caractères. On peut obtenir des textes par le courrier électronique, par une recherche sur Internet, par le biais d’un autre logiciel. Pour généraliser, les textes peuvent provenir d’autres logiciels que Word. On parle alors d’importations de fichiers de divers formats. Pour permettre une facilité dans la saisie et la révision des textes, le traitement de texte offre des fonctionnalités de déplacement et de défilement du texte, de sélection, de suppression, toujours relatives aux éléments constitutifs de base, à savoir les caractères, les mots, les lignes, les phrases.

 Modification et vérification Rechercher tous les Jacques et les remplacer par des Gaston dans votre recueil de poèmes d’adolescent(e)s peut prendre du temps si vous avez aimé Jacques et la poésie. Il est donc intéressant de disposer d’outils qui vous permettent d’effectuer cela sans trop de peine et avec suffisamment de souplesse pour éviter de faire référence à Gaston Prévert en citant vos sources d’inspiration. Ces outils existent dans les traitements de texte.
Les correcteurs orthographique et grammatical semblent de plus en plus courants même s’ils sont souvent peu performants. La correction grammaticale en particulier est délicate à mettre en oeuvre (surtout en français!).

Fonctionnalités au niveau du document Pour certains documents, il est intéressant de pouvoir automatiser la construction de glossaires (un mini-dictionnaire qui donne la définition de mots techniques ou inhabituels), d!index (une table qui donne le numéro de la page où un mot, une notion est utilisé), de tables de matières ou de figures, et de contrôler la pagination, la numérotation, le colonnage, etc. Permettre des vues de niveaux différents sur son document est important pour l’homogénéité et la continuité. Le plan vous montre le document en suivant le niveau des titres, cache ou découvre des parties si nécessaire.

Fonctionnalités liées à la diffusion On peut imprimer l’information, mais, avec la multiplication des réseaux, on peut maintenant télécopier, émettre un courrier électronique, comme on envoie une note de service ou un document à lire et à commenter. Les traitements de texte se sont adaptés en offrant des fonctionnalités comme, par exemple, le routage, le commentaire, l’équivalent du coup de stabilo ou de la note en marge. Des lettres types, prises comme modèles de document, automatisent les courriers d’entreprise en inscrivant de base le logo, les adresses, les références, la formule de politesse, etc. Le publipostage permet avec un seul texte et une liste de valeurs (par exemple des noms et des adresses) de créer des dizaines de lettres personnalisées. Les sociétés de marketing direct qui vous annoncent chaque semaine que vous avez gagné une voiture, une montre en or ou un voyage aux Caraïbes se servent beaucoup de cette fonctionnalité. D’autant plus que les étiquettes à coller sur les enveloppes peuvent être créées dans le même mouvement sans aucun effort supplémentaire. Enfin, après tout ça, si vous parvenez encore à répéter quotidiennement la même suite de 20 manipulations du clavier et de la souris, c’est que vous n’avez pas encore découvert l’enregistrement de macro-commandes qui permettent justement de remplacer tout cela par un léger click sur un bouton.