Lamiae
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Les notions de débit et de crédit
Ces notions sont indissociables de la notion de compte. Le compte est le concept de base d’une comptabilité en partie double. Il peut être représenté par un tableau en 2 colonnes en haut duquel figure le numéro et le nom (compte en T). La colonne de gauche s’appelle débit et celle de droite crédit. Le solde du compte est dit débiteur si le total des débits du compte est supérieur au total des crédits. Il est créditeur dans le cas inverse. L’ensemble des numéros et noms de comptes utilisés par une entreprise s’appelle « plan comptable ».
La partie double
La règle de la partie double est essentielle pour la compréhension de la comptabilité. Son énoncé est simple (lui) : Toute écriture passée dans un certain sens sur un compte doit être accompagnée d’une (ou plusieurs) écriture, en sens inverse, du même montant total, sur un (ou plusieurs) compte.
Pour vérifier qu’une comptabilité satisfait bien à cette règle, on établit la balance comptable, qui est la liste exhaustive des comptes avec leurs soldes. Le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs. Dans ce cas (qui est le cas normal) on dit que la balance est équilibrée.
Les catégories de comptes
Les comptes utilisés suivent un certain nombre de règle définies dans le plan comptable 1982. L’initiale des comptes définit les types (ou classes) de comptes.
comptes de bilan
• comptes en 1 : comptes de capitaux, leur solde est normalement créditeur
• comptes en 2 : comptes d’immobilisation, leur solde est normalement débiteur
• comptes en 3 : comptes de stocks, leur solde est normalement débiteur
• comptes en 4 : comptes de tiers, leur solde est débiteur ou créditeur
• comptes en 5 : comptes financier, leur solde est normalement débiteur
comptes de gestion/résultat
• comptes en 6 : comptes de charges, leur solde est débiteur
• comptes en 7 : comptes de produits, leur solde est créditeur
Les comptes de bilan sont appelés aussi comptes patrimoniaux, car ils ne se vident pas à chaque changement d’exercice. Par exemple, vous ne repartez pas, chaque année, avec un compte en banque ou un stock vide.
Par contre les comptes de gestion comptabilisent les produits (recettes) et les charges (frais) de l’année (exercice) uniquement. leur solde en fin d’exercice donne le résultat. Ces comptes sont vidés pour commencer le nouvel exercice.
Les comptes clients doivent commencer par 41, ils sont débiteurs. Les comptes fournisseurs doivent commencer par 40, ils sont créditeurs.
En général les comptes clients ou fournisseurs sont tenus dans un plan comptable auxiliaire (cf « Type de compte » plus bas). Par exemple ces comptes peuvent être alphanumériques donnant ainsi la possibilité de mettre le début du nom du client ou du fournisseur. Dans ce cas, on ne met, dans la balance ou le grand-livre général que le solde total de ces comptes sous le numéro 411 par exemple pour les clients et 401 pour les fournisseurs. Les comptes 411 et 401 sont alors appelés « collectif clients » et « collectif fournisseurs ».
Le programme permet de paramétrer les numéros des comptes collectifs clients et fournisseurs (par exemple le collectif fournisseurs pourra être 40 ou 401 ou 4011 et le collectif clients 41 411 ou 4111). Ce paramétrage s’effectue dans « paramétrage, préférences ».
Exemples de compte auxilaires alphabétiques :
• DUPON01 Client DUPOND Jean
• TELECOM Fournisseur France TELECOMS
les documents comptables
Le plan comptable
Il s’agit de la liste des comptes utilisés. Cette liste répond à une norme précise en ce qui concerne les comptabilité de sociétés. Il s’agit du plan comptable 1982, qui défini l’utilisation de chaque numéro de compte. Il est possible cependant de rajouter des subdivisions correspondant aux besoins spécifiques de la société.
Le plan comptable d’une société peut être subdivisé en « plan comptable général » et « plan comptable auxiliaire » Le plan comptable auxiliaire regroupe les comptes CLIENTS et FOURNISSEURS. En effet, dans certaines comptabilités, ces 2 types de comptes représentent une part importante. Nombreuses sont les sociétés qui ont plus de 1000 clients, par exemple.
Cette distinction entre plan comptable général et auxiliaire permet une sélection lors des impressions de documents tels que la balance ou le grand-livre. Lors d’une impression de la balance générale, par exemple, les comptes clients et fournisseurs ne figurent pas en détail mais sont regroupés sous le nom de « collectif » fournisseurs (ex : 401) ou client (ex : 411).
En ce qui concerne les professions libérales, il n’y a pas de norme obligatoire à respecter pour les numéros de compte. Mais les comptables préconisent quand même d’utiliser un plan comptable spécifique qui est, en fait, une forme simplifiée du plan comptable 1957.
Le journal comptable
Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. Les enregistrements comptables portés sur un journal sont appelés écritures. Chaque écriture comprend au moins un compte débité et un compte crédité d’égal montant (comptabilité en partie double).
Les principaux journaux comptables sont les suivants :
• le journal des achats : sert à enregistrer toutes les factures fournisseurs.
• le journal des ventes : on y enregistre toutes les factures clients.
• le journal de trésorerie : on y enregistre toutes les opérations d’encaissement et de décaissements de fonds. Il est d’ailleurs intéressant de le subdiviser en journal des encaissements et journal des décaissements. On doit créer autant de journaux de trésorerie que l’on a de banques plus un pour la caisse.
• le journal des opérations diverses (OD) : enregistre toutes les écritures non répertoriées ci-dessus, telles que les salaires, déclarations de TVA, les écritures de régularisation, les écritures d’inventaire. Il est souhaitable de créer un journal d’OD différent pour les écritures d’à nouveau exercice.
Dans le cas d’une comptabilité de profession libérale, les journaux d’achats et de vente n’ont pas de raison d’être car le fait générateur de l’écriture comptable est le règlement. La comptabilisation ne se fait pas au moment de la réception de la facture, mais au moment de son règlement ; une étape est donc sautée. Ceci simplifie d’autant la tenue de la comptabilité.
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