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Quelques définitions et concepts-clés
Qu’est-ce qu’un document/information ?
Classification de document/information
Rôle de l’information
Qualités d’un bon document/information
Origines de l’information
Le cycle de vie des documents
L’organisation de son bureau de travail;
Exemple de classement
Le Classement efficace pour optimiser l’archivage
Objectifs d’un bon classement et archivage
Le classement papier et ses limites
Quelques définitions
ARCHIVE : Ensemble des documents produits ou reçus par tout organisme (publique ou privé) ou personne (physique ou morale) dans l’exercice de son activité.( Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 en France)
ARCHIVAGE : Ensemble des actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques. Ensemble des pratiques, moyens et outils, permettant aux éléments éligibles d’être identifiés et survivre aux générations humaines et technologiques qui les manipulent, en restant capables de produire tout leurs effets, pour les durées requises. (Norme ISO 15489)
METADONNEE : Les métadonnées désignent les informations associées à l’objet au moment du versement pour en permettre la description, la recherche, la gestion technique, la pérennisation, l’application des droits d’accès et de communicabilité etc.
INFORMATION : « Elément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué » (journal officiel , 28 octobre 1980).
Concepts-clés
Document: Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique d’une information. Plus précisément on peut le définir comme un ensemble de données informatives présentes sur un support, sous une forme permanente et lisible par l’homme ou par une machine (permanent par opposition à volatil. (wikipedia)
La documentation évoque l’idée d’enseignement donc de l’information et de communication comprise dans tout apprentissage.
Qu’est-ce que l’information
L’information est un connaissance inscrite (enregistrée) sous forme écrite ( imprimée ou numérisée, orale ou audiovisuelle » Y.F. Le COADIC, (1994)
L’information est l’action d’informer et l’objet sur lequel porte cette action.
« Une information est une connaissance communiquée par un message transmis par un individu à un autre individu. L’information implique donc la communication, c’est-à-dire un échange d’informations entre deux ou plusieurs personnes. »
Actuellement, nous vivons un monde dominée et dirigée par l’information dite société de l’information, cependant, l’information est devenue une matière première au même titre que le capital, les ressources humaines les matières premières pour les entreprise. Celui qui dispose une information à jour, aura une meilleur prise e décisions face à ses concurrents.
Aucune entreprise, école , institution ne peut vivre ou survivre , se développer sans disposer de l’information et des moyens de la recevoir, de le traiter et de la transmettre.
Classification de l’information
L’information est désormais perçue comme une ressource indispensable dans tous les secteurs de l’activité humaine, politiques, économiques, administratifs et culturels.
Sa gestion (création, collecte, stockage, traitement et diffusion) connaît depuis quelques années une véritable révolution, sous la pression des nouvelles technologies.
De plus en plus de documents scientifiques et techniques sont numérisés et deviennent, par conséquent, exploitables par ordinateur.
Les méthodes de traitement et de représentation des textes s’en trouvent bouleversées: la langue, véhicule prioritaire de la communication, est au centre des préoccupations des spécialistes des sciences de l’information. Entre les industries de l’information et les industries de la langue, se tissent de nombreux liens.
Le rôle de l’information
L’information est :
à la base de la décision : elle est nécessaire pour prendre les meilleures décisions.
Facteur d’efficacité : une bonne circulation de l’information dans l’entreprise est indispensable.
Facteur de motivation : pour les salariés, être bien informés des choix de la direction peut leur permettre de se sentir mieux intégrés dans la vie de l’entreprise, de mieux comprendre le sens de leurs efforts nécessaires à la bonne marche de l’entreprise
Les qualités d’une bonne information
Pour qu’une information puisse être exploitée dans une entreprise ou dans la prise de décision ; elle doit respecter un certain nombre de qualités à savoir :
◦La pertinence : c’est-à-dire qu’elle doit répondre à l’attente de celui qui la recherche. L’information non pertinente accroît inutilement le volume d’informations à traiter et au final fait perdre du temps ;
◦La fiabilité : l’information doit donner une représentation exacte de l’objet ou de la situation ou du moins une représentation acceptable. Fiable sous-entend qu’elle doit être :
- vraie : conforme à la réalité ou très proche de celle-ci
- précise : une description relativement précise de la réalité
- à jour : une information périmée est inutile et encombrante
◦La disponibilité : si elle est trop longue à obtenir, elle fait perdre du temps dans la prise de décision.
◦Le coût raisonnable : la recherche d’information peut coûter plus cher qu’elle ne rapporte.
L’information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de décision de l’entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre en œuvre de façon cohérente la stratégie et les tactiques nécessaires à l’atteinte des objectifs définis par l’entreprise dans le but d’améliorer sa position dans son environnement concurrentiel.
Origines de l’information
Le cheminement de l’information dans une entreprise peut être représenté de la façon suivante :
L’information interne : il s’agit des rapports (études de marché, visites, foire exposition, etc..) des fichiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc..), de notes (de service, de presse, etc..), de documents (comptables, commerciaux, bancaires,…).L’ensemble de ces documents produisent un énorme stock d’informations qui permet de créer une base de données (financières, commerciales, techniques,…).
L’information externe : elle peut provenir :
◦soit de l’environnement proche (clients, fournisseurs, banques, administration, organismes professionnels, etc.)
◦- soit de l’environnement plus lointain : toute la documentation que l’entreprise peut recueillir à travers les journaux, les revues, les ouvrages économiques ou juridiques, mais aussi internet.
La diffusion de l’information pose des problèmes techniques (ordinateur, photocopieur, réseaux, etc.) mais aussi financiers (coûts des supports). La diffusion soulève aussi le problème de la sécurité de l’information (protéger l’information contre les fuites, les malveillances, le piratage, les vols de données, les virus,…)
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